最好的托管电子邮件提供商

什么是托管电子邮件服务?

电子邮件不会很快消失。尽管越来越多的人采用基于协作的通信平台，例如微软团队或松弛在美国，86%的专业人士更喜欢使用电子邮件(在新窗口打开)出于商业目的。公司如何托管、存储和分发他们的电子邮件——这是一个经历了巨大变革的领域。企业正在远离运行微软小型企业服务器等产品的昂贵的现场电子邮件服务器，转而寻求云托管电子邮件解决方案。各种规模的企业都意识到采用可扩展的、安全的托管软件即服务(SaaS)解决方案的明智之处，该解决方案保证正常运行时间，并将定价分解为灵活的、按用户收费。

运行内部电子邮件服务器确实为中小型企业(SMB)提供了更多的控制和更广泛的定制以及跟踪和遵从性。但它们需要专门的现场IT人员，还需要手动管理和支持硬件和软件。第三方托管的电子邮件服务与内部电子邮件的许多优点相匹配，而无需昂贵的初始投资。它能够管理用户数量、访问最新的安全协议以及轻松地连接和部署托管解决方案，这使得它成为一个可行且具有竞争力的选择。

即使是拥有专职现场IT人员的企业也看到了转移电子邮件服务的明智之处。其优势包括人均成本平均、尖端的安全性、廉价的电子邮件存储以及简单的连接和部署便捷性。虽然这些优势适用于大多数组织，但在选择云托管电子邮件提供商之前，不仅有例外，而且还有隐藏的“陷阱”。

了解你的成本和用户

成本可能是企业将电子邮件转移到云端的最受欢迎的驱动因素。平均而言，当你不仅考虑到服务器硬件和连接的成本，还考虑到附加的安全产品和运行它们所需的知识渊博的员工时，它在每个用户的基础上更便宜。但也有点菜菜单。

托管电子邮件通常作为另一项服务的一部分，例如虚拟主机或“基础架构即服务”(IaaS)。因为这意味着这些服务将有许多额外的可用，这是不可避免的，你将以某种方式支付这些额外的费用。购买它们通常意味着每用户价格的小幅上涨。许多企业发现，一旦他们选择了所有需要的“可选额外功能”，他们的最终价格往往高达每用户10美元或更多。对于更大的团队来说，这可能会开始增加。这有点像购买有线电视服务:有时你需要为你不想看到的频道付费你需要的几个通道。在质量方面，也有一句古老的格言:“一分钱一分货”。在考虑电子邮件主机时，这几乎总是正确的。

硬币的另一面是专业化。许多运营商认为，托管电子邮件服务主要对只对通用电子邮件使用感兴趣的公司有用，任何专门的应用程序都需要内部部署。这可能是真的，取决于应用程序，但它可能不取决于托管电子邮件提供商提供的功能。E邮件营销就是一个很好的例子。一些托管电子邮件提供商有专门针对电子邮件营销人员的特殊服务套件，其中许多人每月可以发送数千封电子邮件，他们的重点不是沟通，而是营销。这些服务提供商提供的不仅仅是数量，因为他们还提供定制的电子邮件创建工具和复杂的营销和跟踪指标。

电子邮件的使用模式也在改变

除了电子邮件的特殊用途，你还应该调查你的用户每天是如何发送电子邮件的。电子邮件在过去40年里走过了漫长的道路，人们使用它的方式也发生了显著的变化。这一点很重要，因为它将影响你需要在托管电子邮件提供商的客户端软件中寻找的工具和功能。当然，微软Outlook仍然是最受欢迎的现场电子邮件客户端，但今天快速增长的电子邮件用户正在选择其他电子邮件客户端，如雷鸟，或全网络客户端，如谷歌的非常受欢迎的Gmail。这些客户端可能非常复杂，根据用户使用电子邮件的情况，它们可能对您的日常业务流程产生很大影响。

这里的一个例子就是快速增长的“零收件箱”趋势。它实际上有各种各样的名字，但它指的是将你的电子邮件收件箱数量保持为零的做法。从本质上讲，它处理每一封收到的电子邮件，然后删除或存档每一封，这样你的收件箱就永远是空的。这可以归结为用户如何利用他们的电子邮件收件箱的根本转变。

上面的收件箱零图形ReachMail媒体服务(在新窗口打开)．

一项调查(见上图;点击放大)由电子邮件营销软件提供商和咨询服务ReachMail媒体服务(在新窗口打开)超过1000名受访者发现，不同年龄段的员工中有不同比例的人试图坚持“收件箱为零”，而其他几代人实际上更喜欢使用他们的收件箱作为个人信息管理器。

这是一个很大的区别，“零收件箱”要求电子邮件客户端具有出色的归档功能，可以在多种设备类型上工作。与此同时，在另一端，个人信息管理人员需要一些更像Microsoft Outlook的东西，具有出色的搜索功能，并在托管端有良好的存储合同，因为这些类型的收件箱通常每个用户有几十GB。

配置和兼容性

云计算当然可以让你更容易地向用户发送电子邮件，但对于绝大多数组织来说，除了简单地激活服务之外，仍然需要一些设置。至少，必须购买一个域并将其配置为指向新的电子邮件主机。服务提供商可以让这个过程变得非常简单，也可以让这个过程变得非常困难;这是您应该在提供商的客户支持论坛以及我们的评论中关注的内容。beplay手机官网下载在大多数情况下，有一个验证阶段需要一些技术上的熟悉，尽管一些提供者甚至会让新手用户一步一步地完成它。其他可靠的服务通过教程文章和视频来支持出色的支持，还可以引导您完成整个过程。最坏的情况也会让你自己去解决。

在初始设置之后，一个主要的问题是登录问题。如果你的公司允许你的电子邮件提供商单独登录，那么这一步将会很快。然而，这通常不是企业想要的或用户所期望的。一般来说，用户希望登录到他们的桌面，并将他们的电子邮件和文件共享登录作为这一一步过程的一部分。毫不奇怪，这被称为单点登录(SSO)，它可以通过以下三种方式之一启用:通过使用后端目录服务，如Microsoft Active directory (AD);一个身份管理服务,如Okta(一个我们的编辑之选获奖者)；或一些兼容的web服务，包括SSO以及其他应用程序和电子邮件服务，如谷歌G Suite业务微软Office 365商业高级版(这里介绍的两家顶级提供商)。您选择哪种方法取决于您当前的业务配置以及您的长期云服务战略。这绝对是您需要与内部It人员或外部It人员进行的对话顾问。

你的下一个主要问题是兼容性。大多数企业在微软Windows系统上运行，并使用某种形式的微软Office软件，这并不令人惊讶。能否使用常见的第三方客户端(如Microsoft Outlook)常常是一个问题，即使在今天，与Microsoft Outlook的兼容性也不一定得到保证。在发送和接收会议邀请时尤其如此。只需要一次乱码的会议邀请，你就会意识到这在现实世界中是多么令人沮丧。即使使用Microsoft Outlook不是一个问题，可移植性也是一个问题。如果这项服务完全是基于网络的，那么是否有一种方法可以让我离线发送邮件我连接吗?

作为电子邮件服务设置计划的一部分，研究电子邮件替代品也是必要的。电子邮件是标准的沟通方式，大多数用户都很熟悉，但它并不总是最有效或最方便的方法。电子邮件可能很慢，导致回复延迟，而且几乎没有人读完邮件。正因为如此，许多企业需要额外的“协作”工具，各种电子邮件服务也包括在内，以更有效地填补沟通空白。

例如，即时通讯(IM)和团队聊天工具，视频会议软件、在线会议协作工具、共享团队内部网站点等等。有些甚至与第三方工具集成，例如松弛这是一个非常受欢迎的协作工具，它将可定制的聊天“频道”与文件共享和聊天工具结合在一起项目管理．对于那些想要更深入地集成某些应用程序或与他们内部开发的定制应用程序集成的人来说，许多大名鼎鼎的电子邮件服务将提供强大的应用程序编程接口(api)，让您的内部开发人员或顾问能够满足这些需求。他们将需要参与电子邮件服务的选择过程，然而，这是一个重要的考虑因素，在您的评估期间。

流动性因素

电子邮件最重要的兼容性因素之一是移动性问题。你的员工多久需要通过移动设备访问电子邮件一次?这是一个重要的问题，因为大多数电子邮件托管提供商都提供了某种可用作默认收件箱的web客户端。几乎所有这些都可以通过移动设备访问，所以如果你的员工不需要在路上访问他们的电子邮件，那么这些平庸的客户端可能是没问题的。

然而，事情可能比这更复杂。这是市场研究公司最近进行的一项调查Statista(在新窗口打开)很明显，电子邮件是在大多数组织甚至消费者中最受欢迎的移动设备应用程序之一。考虑到有多少工作流、业务流程和重要的交流都是通过电子邮件进行的，这是一个你不应该吝啬的领域。

最流行的电子邮件客户端平台，2018年12月

(图片来源:Statista(在新窗口打开)）

一旦您发现移动电子邮件在您的组织中是多么普遍，那么它就自动成为选择托管电子邮件提供商的一个重要点。供应商是否提供自己专用的移动电子邮件客户端，还是推广第三方解决方案?如果他们有自己的移动操作系统或设备，它支持哪些?

大多数公司更喜欢第三方解决方案，因为这些解决方案不仅功能更强大，而且相关的后端应用程序也能更有效地支持它们，比如移动设备管理(MDM)平台和面向移动的端点保护解决方案。您还可以更轻松地将第三方平台推送到已注册的客户端设备上，尽管一些托管电子邮件提供商可以帮助您完成这一步。

安全和隐私

对于电子邮件，安全始于垃圾邮件，也称为未经请求的电子邮件。这不仅是那些生活在电子邮件收件箱里的人的祸害，也是管理电子邮件服务的IT管理员的祸害。好消息是垃圾邮件过滤器每天都在改进，电子邮件提供商倾向于为他们的客户部署最新最好的过滤器。坏消息是，这些过滤器还不完美，这意味着它们可以捕捉到很多“好”邮件，但效果往往相差很大。今天的垃圾邮件过滤器很大程度上是基于机器学习(ML)作为决定什么应该扔到垃圾桶的主要方法。考虑到机器学习随着时间的推移变得越来越有效，存在时间最长的服务往往具有更好的垃圾邮件检测也就不足为奇了。

对于那些不幸选择了没有内置垃圾邮件检测的电子邮件主机的人来说，通过第三方过滤服务正确地路由电子邮件通常是一种折磨。一些企业实际上更喜欢使用第三方垃圾邮件过滤器，主要是出于合规或定制的原因。但是，对于大多数中小企业来说，这是他们最好避免的头痛问题。

数据保护是电子邮件安全的另一个关键问题。收件箱通常包含数gb的业务关键数据和个人数据，因此不仅是黑客，合法的营销公司也可以从挖掘电子邮件数据中赚大钱——有时这也包括向你提供电子邮件服务的公司。幸运的是，大多数公司，包括您的主机提供商，都很好地避免了私人数据，但重要的是要意识到这些策略何时失效。安全漏洞很常见，了解你的数据是如何被管理的很重要。为了保护自己，一定要询问供应商方面的数据安全功能，特别是周围的供应商加密还有恶意软件扫描。但一定要在你这边实施额外的措施，包括为那些使用本地电子邮件客户端以及部署个人电子邮件客户端加密虚拟专用网(vpn)提供给从多个位置访问电子邮件的人们。

但你的服务提供商并不是你唯一的担忧。如果你选择了任何第三方电子邮件集成，比如将你的电子邮件与第三方合并客户关系管理(CRM)提供商(如Salesforce)，这会使你公司的电子邮件暴露在Salesforce部署的数据窥探应用程序或源自该服务的任何数据泄露中。因此，你越了解你的电子邮件服务附带的内容，这些数据是如何被使用和访问的，尤其是被谁使用和访问，在发送机密电子邮件时，你就会越有优势。

保护数据的一个好方法是使用电子邮件加密。这个特性在保护您的组织和员工的隐私方面可以发挥奇效，但是在选择提供商时需要进行一些调查。它是内置的还是需要第三方工具?它是否使用接收者可以处理的通用标准?是什么年代安全套接层（SSL证书吗?它们包括在内吗?还是需要单独购买?一流的工具不仅使加密易于任何人配置和使用，而且还使您在购买前易于理解。

防病毒和钓鱼检测

还有一次你点了一个不是PayPal链接的PayPal链接?”“网络钓鱼”是一个术语，适用于那些假装不是他们希望让用户点击他们应该忽略的东西的网站或电子邮件。这种策略的目的是让用户提供保密信息，通常是密码、财务信息或其他个人数据。虽然有安全措施来对抗这种情况，但不幸的是，网络钓鱼背后的机制也一直在变得越来越复杂。甚至一些专门的杀毒软件和商务舱托管端点保护套房很难跟上。

虽然大多数企业都有这样的套件，但电子邮件服务通常会提供额外的反钓鱼和反恶意软件保护层。然而，我beplay手机官网下载们的审查发现在这方面有一个惊人的差异，从非常强大到完全不存在，所以要小心。由于这对企业所有者来说是一个巨大的负担，这可能是背景功能方面最重要的因素之一。至少，这比提交保险索赔或由于简单的社会工程策略而直接损失资金要好。

对于今天的任何商业用户或组织来说，决定使用电子邮件是一个无需动脑的决定。在许多情况下，没有它根本无法开展业务。但这并不意味着你可以随意更换电子邮件平台或服务提供商。深入研究这些服务的功能可以发现，几乎每个电子邮件实现都有大量额外的功能脚手架。

最终，它归结为成本、功能和风险之间的平衡。简单地跳到成本最低的解决方案上总是很诱人的，但电子邮件无处不在的事实使这不是聪明的做法。几乎不可能避免使用它，这意味着您的用户、客户和业务的核心都以不同的方式依赖于它。你需要发现这些方法，评估它们，然后选择一种满足或改进它们的服务。这需要时间、与IT人员讨论以及一些调查;这些都是你不想跳过的步骤。否则，你以后会为此付出代价的。