最好的合同管理软件

大多数商业关系都是从一份合同开始的，合同明确规定了如何开展业务。它可以是一份正式的合同，比如由律师团队起草的合同，也可以是一份非正式的合同，比如客户和客户之间的协议电子商务零售商。合同规定了收入将如何产生，以及如果预期的结果没有发生，双方的追索权将是什么。然而，尽管合同如此重要，但令人惊讶的是，仍有许多公司通过笨拙地结合使用电子邮件和打印文件来管理合同流程。这些文件可能都有不同的文档格式，甚至存储在多个位置，其中许多只有直接参与业务关系的人才知道。

软件即服务(SaaS)平台彻底改变了这一过程，创造了今天的合同管理行业。合同管理软件将合同谈判中涉及的所有各方、合同和版本统一在一个可信的媒介中，所有各方都可以看到变化，并可以跟踪合同从开始到签署的时间表。最好的平台，就像本综述中包括的许多平台一样，还提供详细的报告和分析、智能通知，以及大量的持续管理和工作流自动化功能。

这些数字服务的复杂程度也各不相同。一些平台具有更广泛的适用性，并且可以完全根据组织的需求进行定制。其他人则专注于简单性，为一些选定的合同管理用例和业务垂直领域提供服务。在这篇综述中，我们包括了这两种类型的产品。根据您的组织需求和合同管理需求，这些平台中的任何一个都有可能改变您的业务处理合同的方式。

什么是合同管理软件?

在过去，合同经理通常将所有文件保存在物理文件柜中，并维护实体不同协议的列表或电子表格，并注明一些关键条款和日期。

这种合同管理方式可能会导致一系列问题。合同可能会被错误归档，或者从内阁中被拿走，再也不会归还。合同经理可能会在实施了对未来经理没有意义的系统后离开组织。审计可能会让管理人员因工作量过大而瘫痪。记录可能过多而无法有效管理。这可能导致昂贵的、意外的更新自动生效或某些知识产权(IP)失效。

合同管理的沉重负担——以及纯人力管理带来的风险——导致许多实体实施合同管理系统。这些服务通常承诺为管理人员节省时间、长期降低成本、增加可审计性、未来稳定性和降低风险。

为了应付需求的增加，许多合约管理系统已进入市场。现在存在数百个合同管理系统。他们都提供服务，帮助他们在竞争中脱颖而出，同时确保满足合同经理的核心需求。

基础和核心功能

在今天的市场上，合同管理系统可以采取多种形式。有些是为那些试图跟踪少数几份核心合同以维持他或她的企业运转的独资经营者准备的。另一些则是为大型团队准备的，这些团队维护着与跨国公司巨头相伴的数千甚至数百万份合同。毫无疑问，财务和法律部门是合同管理软件最普遍的用户。但是，这些解决方案也可以扩展到许多其他业务场景。

销售团队可能会将合同管理系统集成到他们的销售团队中客户关系管理(CRM)平台管理销售合同续签和从制造合同到汽车租赁的任何谈判。企业可能会在供应链中使用合同管理软件来处理与供应商的供应商和分销协议，或者将所有合同捆绑在一起，以保持库存和零售业务的顺利运行。

所有的合同管理系统都能帮助部门与他们的企业资源规划(ERP)操作以管理与第三方的协议。一个公司的人力资源(人力资源)部门可以将其人力资源信息系统(HRIS)与合同管理平台集成起来，以自动处理雇佣合同、终止合同以及雇佣和福利协议。用例还在继续。合同管理在企业的任何地方都很有用。

最基本的，合同管理通常集中在四个关键功能上:必须存储合同，必须跟踪关键条款，必须存在一个基于特定标准查找合同的系统，合同中包含或涉及的信息必须是可理解的或可报告的。删节版:合同必须被存储、跟踪、搜索和报告。

这些核心功能通常是推动市场上不同合同管理系统特性的原因。几乎每个系统都提供了一个广泛的存储库，在虚拟文件柜中保存合同副本(通常是远程的)，因此文件永远不会丢失。该系统通常提供以标签和关键条款输入与合同相关的数据的能力，以便快速发现信息，并设置警报，以警告经理即将发生的重要事件。为跟踪目的而添加到系统中的数据通常还有一个附加目的:方便查找符合某些标准的特定合同或合同组。最后，可以以多种方式聚合合同数据，以帮助提供实体合同状态的鸟瞰图。

对于我们审查的合同管理系统，每次审查的重点都放在这些核心功能上。以下所有问题都有助于指导审查过程，以提供一个共同的核心，在此基础上进行评估。即:

1. 系统是否提供合同存储?如果有，是什么方式?
2. 是否可以根据用户的需要定制合同的输入数据?
3. 是否可以设置警报，以通知经理合同自动更新、到期或关键条款生效?
4. 用户输入的数据字段是否可搜索?搜索可以过滤和改进到什么程度?
5. 这一搜索结果能否保存下来以备将来使用?
6. 实际的合同可以被搜索吗?
7. 搜索结果可以导出或生成报告吗?
8. 系统可以生成可视化报告还是仅仅生成数据/数值?

管理完整的合同生命周期

然而，除了这些核心功能之外，合同管理平台自我们第一次测试这些产品以来已经发生了很大的变化。这些平台已经成为完整的合同生命周期管理解决方案。他们现在拥有的更高级的合同管理功能包括丰富的编辑、格式化和文档管理功能以及可定制的模板，用于可重复创建合同。许多平台都具有更完善的用户体验(ux)，具有拖放功能、基于动作的触发器和自动化逻辑，以促进更智能的工作流和通知。此外，许多软件为不同的用户和各方提供细粒度的访问控制。

可审计性和动态性多党合作也是关键的，包括在许多这些系统中。最好的合同管理软件允许内部用户和外部各方修改不同版本的合同，对具体条款进行聊天和评论以谈判条款，并在一个地方完成签署和执行过程。但是，要做到这一点，就需要一个完整的审计跟踪。这种审计跟踪应该包括内联变更管理和注释、版本控制，以及一个完整的事务日志，该事务日志显示了对每个合同的每个变更以及由谁进行的变更。

我们发现每个平台处理电子签名的方式也各不相同。一些解决方案在产品中提供本地电子签名，而其他解决方案则提供与Adobe Sign和DocuSign等服务的集成。还有一些供应商提供这两种选项，并让组织选择最适合他们的电子签名选项。

合同管理和底线

糟糕的合同管理可能会让你的企业蒙受损失。根据报告根据SpringCM的调查，64%的公司表示，合同审批流程导致交易停滞。调查显示，企业面临的最大障碍是缺乏管理和推进合同的流程。60%的公司使用电子邮件管理合同，而只有32%的公司使用合同管理工具。6%的公司表示他们根本没有合同管理流程。

SpringCM调查了1409名受访者，其中32%的受访者来自员工人数少于100人的公司，16%的受访者来自员工人数超过8000人的公司。据受访者称，92%的合同管理错误是人为造成的。因此，合同管理系统的自动化程度越高，它能监督的端到端合同生命周期的方面越多，阻碍审批过程的障碍就越少。

受访者的典型合同周期长度在一到两个月之间(33%)。22%的受访者表示，他们的合同周期超过4个月。20%的受访者表示，使用合同管理软件为他们的企业节省了资金。

图片来源:SpringCM(在新窗口打开)

即将到来的智能合约

合同管理房间里的大象是区块链．这种分布式计算技术为构建新一代系统提供了一个不可改变的基础。它为任何类型的数字交易中的各方提供了一个平等的竞争环境。每个人都同意这些规则。此外，该字段中的每一项资产或交易都有一个唯一的加密签名，该签名存储在全球网络中。在这个网络中，每个人都看到了发生事情的相同证据。每笔交易都包含了之前交易的不可改变的历史。

可以将区块链看作一种用于数据的分布式操作系统(OS):您在网上所做的所有事情的底层历史结构。在这个操作系统之上是区块链的杀手级应用程序:聪明的合同．智能合约是一组由自动化系统评估的规则，其中所有各方都同意一个公共规则集。它们是英文纸质合同的计算机化版本，具有一定程度的自动化，基本上提供了裁决即服务。

区块链和智能合约还没有被主流采用。然而，在未来几年内，这项技术有可能完全颠覆合同的管理和执行方式。智能合约的使用案例包括身份管理，记录保存，复杂的多方协议，以及抵押贷款，土地所有权，供应链管理(SCM)和汽车保险的交易。当前的合同管理环境和本文综述中所述的产品目前不支持区块链基础设施或智能合同功能。然而，在接下来的几年里，包括合同管理供应商在内的所有合法行业都将处理智能合同如何改变数字协议的结构。

图片来源:凯捷咨询(在新窗口打开)

选择解决方案

有许多合同管理解决方案提供了高度可定制的、功能丰富的系统。其中一些系统可以扩展到更小的组，但它们提供的系统和功能可以更好地由大型实体利用。更不用说可能涉及的价格往往可以由财力雄厚的集团更好地处理。在合同管理市场的另一边，是那些在他们提供的服务中更加完善的解决方案。这些选项通常可以解决合同管理中面临的特定问题。一般来说，这些系统通常为拥有较少用户的较小团队带来更易于管理的成本。

本综述中选择的系统是为了审查市场上不同的产品样本——从历史悠久的服务到初创公司，从那些试图为每个人提供产品的公司到那些试图为特定类型的公司解决问题的公司。作为一份鲜活的文档，今天在本综述中列出的一些工具在一年后可能不会被列出，因为评分可能会发生变化，新产品可能会被添加到综述中。当您尝试解决方案时，请与我们联系，查看是否有任何新软件添加到本文中。