(图片来源:FG Trade /盖蒂图片社)
尽管一些人认为COVID-19大流行正在结束，但新闻中出现的新变种强调了它将继续甚至恶化的可能性。这使得企业很难无限期地让员工呆在家里，这就是为什么许多公司开始实施至少部分返回办公室的措施。我们面临的挑战是，如何在重返工作岗位与保障员工安全之间取得平衡。
由于这种情况在现代没有先例，高管和物业经理正在边走边学习，并在新工具出现时加以利用。除了更一般的高额的工具在美国，许多公司也使用空间管理工具来帮助抗击病毒。这种软件往往是更通用的设施管理平台的一个子集，但自从冠状病毒变成大流行以来，一些软件制造商已经专门针对这种情况构建了空间管理工具。
什么是空间管理软件?
空间管理软件本质上是一个广泛的跟踪和规划解决方案。不同于一般资产管理然而，在应用程序中，这些工具会跟踪给定属性中的所有内容，这意味着它们可以处理大量复杂的信息。从建筑平面图到资产标签和人员信息，空间管理工具可以让物业经理鸟瞰任何物业的运行或安装情况，以及资源的运行情况。通常，这可以是从办公套件到整个校园的任何地方，然后该工具应该允许经理深入到任何需要调整的区域。
处理各种各样数据的能力使空间管理供应商能够相当容易地添加专门处理与大流行病有关的问题的新功能。最主要的重点是保持现场有效的员工队伍，同时仍然保证这些人的安全。作为这个过程的一部分，您需要考虑建立新的最大占用率阈值，并找到执行它们的方法。你还需要考虑保持员工之间的最小安全距离;并与某种形式的接触者追踪．
然而，由于这种情况非常不稳定，供应商之间几乎没有一个标准的功能集。你需要仔细研究每个解决方案，并将其与你回归工作的需求进行比较，这样你才能确定它是否适合你的需求。按照下面的六个步骤，您不仅可以规划出返回办公室的需求，还可以了解您的空间管理工具需要做些什么来提供帮助。之后，查看我们的顶级玩家供应商列表，以寻找匹配的能力。
1:测量员工人数
这只是指计算出当前允许进入你的空间的人数，因为这些数字可能与大流行前有所变化。要了解目前的情况，可以查看当地市政网站的指导信息。例如，PCMag.com的主要办公室在纽约市，纽约市政府已经发布了一系列指导方针和文件像这样的(在一个新窗口中打开)帮助企业安全复工。遵循这些指导方针至关重要，因为包括纽约在内的许多城市都对重返工作岗位的公司进行抽查，以确保员工的安全。
一旦您知道您的空间中允许有多少人，下一步就是根据您的业务流程来确定哪些人需要在办公室里完成工作。有些团队可能在家里就能很好地工作，而另一些团队在一个单独的空间里更能获益。这些人是谁，他们什么时候应该一起工作，他们应该在哪里聚集，这些都是每个企业的个人决定。但如果你不知道答案，你就无法推进空间管理。
2:创建一个社交距离的平面图
一旦你的员工门槛设置好了(记住，这是谁和什么时候)，你就可以建立一个新办公室的地图，坚持安全的社交距离。这是空间管理工具可以发挥作用的地方，因为它们可以导入您的办公室平面图的CAD图像到单独的办公桌级别。然后，你需要绘制每个员工的工作地点，并确保每个人都保持适当的安全距离，无论谁在那里。
有些公司会采取动态的方式来处理这一问题，简单地允许员工在办公室预留时间，给他们分配任何空的办公桌，并与他们保持足够的距离。一旦达到最高入住率，预订系统就会拒绝新的申请。然而，在标准办公室中，这种方法在短期内可能不会经常有效。这是因为除了保持彼此之间的最小安全距离外，大多数指导方针，包括CDC的指导方针，还强调最小化员工可以接触的区域和物品。
换句话说，最好把安妮的办公桌只留给安妮，而不是根据一天或一周的时间让不同的员工轮流使用。执行人员将需要参考他们的工作流数据。谁需要在办公室里和安妮一起工作，让她更有效率?你很可能会安排轮班的员工和团队，他们可以一起到现场，给他们固定的空间分配。幸运的是，空间管理软件可以使这项任务更容易管理。
3 .设计签到流程
即使您构建了完全固定的员工轮班，您仍然需要为进入办公室的员工实现签到流程。这一过程到底需要什么将取决于两个主要因素:你的地方政府的要求(如果有的话)和收集你需要的数据，以跟踪和维持你的社交距离计划。
一些空间管理工具可以提供专门的功能，比如联系人跟踪。这些可以内置于应用程序中。其他的则依赖于集成，通常是第三方联系追踪或基于游说的访问控制系统。
4:监控设施和工作资源
合作是企业重返办公室的一个关键原因。然而，这意味着共享的不仅仅是空间。会议室、厨房、浴室和等候区只是共享空间的几个例子。打印机物理文件和文件柜，通过IP语音(VoIP)电话，以及专门的设备——比如医院的急救车或零售商店的急救车销售点(POS)系统是共享资源的例子。
您的工作流分析练习的一部分必须是理解谁需要访问空间或设备以及何时需要访问。如果您还制定了一个计划，以便在使用这些共享资源后对它们进行消毒，这将会有所帮助。空间管理软件具有跟踪资产的能力，可以帮助分配共享空间和办公资产。然而，消毒过程需要分开。幸运的是，大多数当地政府的安全指南都包含了如何最好地完成这一步的信息，所以首先检查那里，然后与您的设施团队一起制定正确的计划。
5:建立分析
当保持安全的社交距离时，仅仅建立一个特定办公室轮班的人员名单是远远不够的——尤其是从当地安全指南的角度来看。大多数企业需要在其所在城镇或城市政府允许其重新开业之前证明合规，因此收集必要的数据是不可避免的。阅读你当地的指南，了解你需要收集的最少信息。然后与您的设施经理一起决定在这个阈值之外您可能需要哪些额外的数据。毕竟，我们的目标不只是重新开业，而是要安全开业，这样才能保护员工和他们的家人。
当然，主要的数据点包括始终知道谁在工作、何时工作和在哪里工作。但是该数据的粒度可能有所不同。例如，您是否需要确切地知道在任何给定时间都有谁在办公室，或者您只是需要一张当天上午进入大楼的人员登记表?你需要一张桌子的地图和谁应该坐在它们旁边，还是你需要一个实时的图片，确切地知道谁在任何给定的时间坐在哪里?
空间管理工具将以不同的方式收集数据。由于分析很重要，这将成为供应商之间的一个关键区别。虽然他们还没有达到全速前进的水平商业智能(BI)工具，所有这些解决方案都提供某种形式的报告，而且它们也应该有一种导出数据的简单方法。
更高级的条目宣扬的是视觉分析，通常是基于平面图的，但远远不止是一张地图。根据供应商的不同，您可以使用楼层平面图来跟踪员工的存在、按组(特别是部门)重新分配员工，并通过各种透镜(如员工数量、任务和时间片)跟踪“热门”领域。
然而，这里要考虑的重要一点是如何这些数据会被收集起来。你想达到的指标越深、越高级，你需要应用的技术就越多。大多数工具主要依赖于员工下载应用程序到他们的智能手机，但有些将需要额外的软件或物理令牌，而这些将需要分发和管理。在做出承诺之前，一定要让你的销售代表为你列出所有这些选项。
6:面向未来的轮班管理
大多数管理者都认为，即使疫情消退，我们在工作习惯方面看到的大部分“新常态”可能也会永久存在。但这是否意味着对空间管理软件的需求将消失?OfficeSpace Software的首席执行官大卫•科奇亚拉(David Cocchiara)并不这么认为。
他说:“在疫情最严重的时候，我们做了大量工作，增加了新功能。”这包括增加对轮班计划的支持，修改预订系统，使其适用于办公桌轮用制。但科奇亚拉认为这是一项积极的长期投资，因为正如他所说的，“灵活的座位可能是大多数员工未来与办公室互动的方式。”
混合工作模式将使员工每周在家工作两到三天，甚至可能更多，这意味着公司无法为不在家的员工维护个人办公桌。因此，像OfficeSpace和下面列出的许多其他供应商提供的办公桌预订系统就成为了必备的设备。
Cocchiara和他的OfficeSpace客户观察到的趋势将混合工作分为三个基本场景。他表示:“许多大公司都要求员工全面回归办公室，而另一个部门则完全考虑到房地产成本。”“这些公司希望将办公地产成本降低10%、20%甚至30%，他们首先要考虑的是如何适应员工环境。我们称他们为‘建筑师’。”
然后他引用了一个被他称为“游牧民族”的群体。这些公司也在寻求节约成本，但这是基于员工文化，而不是财产成本。他们将用6个月或更长时间来观察员工如何适应混合工作，然后再决定如何使用办公空间。最后，还有“远见者”。
这一群体包括像Shopify”,Cocchiara说。“他们决定只远程办公，并关闭了所有办公室，只保留了一些用于会议或短期办公的办公室。”
无论您的业务属于哪一种类型，一些空间管理平台仍然是向前发展所必需的。你还需要在一些事情上保持聪明改变计划还有棘手的问题员工监测为家庭工人。
但无论选择的工具或执行的工作，这里的一个关键收获，也是您在每种情况下都需要解决的任务，是数据收集。这些工具，特别是那些进行空间管理的工具，必须共享适当的数据以保证员工的安全。因此，弄清楚您的组织需要的数据是什么，然后确保所有的工具都有助于收集和分析。
下面我们列出了空间管理领域的顶级玩家。其中许多都提供数据收集功能和其他混合工作功能，但在购买之前需要仔细评估它们。
Condeco桌面管理
Condeco提供了两种主要解决方案，桌面管理(在一个新窗口中打开)和会议室管理。希望在大流行后或期间安全返回办公室的公司将主要关注办公桌管理工具。在这方面，该公司表示将坚持四个主要功能支柱。
首先，它试图降低工作空间密度，这是使员工之间保持安全距离的基本机制。它的平面设计软件可以让你在员工之间创建新的空间，并让员工快速分享他们的工作空间预订。其次，Condeco还希望通过允许管理人员添加预订阈值来管理您的整体空间和容量。他们还可以设置工作场所事件的自动通知。
第三个功能集更直接地针对COVID-19，因为它是一套相对较新的工具，旨在使工作场所的消毒过程更容易。这不仅包括调度，还包括经理和员工的清洁状态通知。最后，Condeco声称它有联系追踪功能，但买家应该知道这是基于预订系统的。这意味着它不是一个主动跟踪工具，雇主不能看到员工每分钟在办公室的行踪。但是，如果仅仅知道某一天谁在办公室就足以满足您的联系人追踪需求，那么Condeco有一个灵活的解决方案，应该可以很好地适用于大多数中型企业或企业。
FlexWhere
FlexWhere来自荷兰一家名为Dutchview的公司。然而，这项服务主要在英国以外销售。FlexWhere标榜自己是一个简单的空间管理和热办公桌工具，设计主要是为了应对急剧上升的混合动力工作客户。
在热办公桌方面，FlexWhere满足了大多数企业需要的所有要求。预订可以在网上进行，也可以通过专门的移动应用程序进行苹果iOS而且谷歌安卓．这款应用程序有一个互动的楼层平面图，可以为特定的办公桌添加说明，比如有两个显示器，或者可以选择站立式办公桌。预订也延伸到会议室，FlexWhere声称它将与你目前使用的任何会议室预订集成。因此，您可以获得所有保留的办公室资源的一个控制台视图。
FlexWhere在其管理应用程序中也有一套完整的分析系统，包括一段时间内的办公室占用率、取消和缺席的情况，以及资源的受欢迎程度。后者是通过热图方式交付的，在热图中，经理可以看到哪些办公桌和会议室被使用得最多。您还可以实时查看占用率并设置占用率阈值，如果超出这些阈值，FlexWhere将向管理员和用户发送警告邮件。
实时视图也是FlexWhere抗corona工具包的一部分。这些功能似乎主要是关于执行桌子周围的距离规则，但FlexWhere使这个过程非常简单。您可以在热图上看到这些边界，并从预订系统中“关闭”特定的桌子，以强制执行最小距离。但是，尽管你可以将距离信息传达给员工，FlexWhere没有任何联系追踪功能，只能看到员工在特定时间的位置。
OfficeSpace
OfficeSpace(在一个新窗口中打开)已经进化出一个令人印象深刻的功能齐全的反应，为那些希望让员工安全返回办公室。首先，它有一个直接的定价和部署方法。其次，虽然它的主要增值是允许客户通过灵活的桌子和座位安排来管理安全距离，但它增加了一种算法，可以根据管理人员设置的新阈值，立即重新安排楼层平面图。这使得假设场景快速而简单。
它还允许您设计完整的办公室场景，其中包括上面提到的座位数据，但也考虑到共享的工作区域和共享资产，如办公室打印机、专用设备，甚至只是洗手液工作站的位置。该公司还包含了一个围绕名为Safeguard的智能表单生成器构建的签到流程。这使得经理们可以构建一个输入表单，不仅从每个员工那里精确地收集他们需要的数据，而且还可以监视数据，以获得快速响应和隐私参数。最后，该公司还将其平面规划技术与可视化目录相结合，使员工和经理都能实时了解谁坐在办公室的什么位置。
罗宾(在一个新窗口中打开)从设施的角度来看，是空间管理领域的知名品牌，它正利用这种品牌认知度吸引寻求安全重返工作岗位工具的客户。它的核心软件组件包括桌子预订、会议室和共享工作空间的调度。
这些功能是Robin自己软件的一部分，但通过与Openpath(在一个新窗口中打开)．这家公司是一家无钥匙门禁和控制系统的制造商，客户可以用它来构建智能门禁和预订系统。这一合作关系意味着员工可以通过Robin预订他们的办公桌或空间，然后他们还可以在办理登机手续时获得Openpath智能徽章。这个徽章向经理们保证，员工已经通过了安全登记，也让他们知道谁在办公室以及他们的位置。
该系统允许灵活的座位安排，这些细节可以由经理根据工作日或轮班定制固定座位，甚至多个固定安排。Robin还添加了动态“寻路”功能，这意味着员工可以在办公室的任何地方规划出不同的路线，这样他们就可以确保靠近的人越少越好。
Skedda
澳大利亚Skedda(在一个新窗口中打开)与Teem(下图)相似，首先它是一个空间预订系统，而不是一个房地产设施管理系统，它是为了应对大流行而使用预订功能的。
Skedda标记了大多数关键的空间预订框，它还添加了一些额外的功能。预订日历提供了多种查看选项，具体取决于您是想按日期还是空间进行组织。它也可以通过移动设备访问，但不是通过专门的Android或iOS应用程序，只是一个定制的、响应式的web体验。
一个突出的功能是Skedda的平面图。Skedda不只是吸收办公室的CAD文件，然后简单地将其显示为应用程序内的静态图像，而是将其转换为交互式视图，让用户和管理人员几乎实时地看到您的空间是如何分配的。这是通过一个简单的滑动条来实现的，它可以在从预订模块获取数据的同时调整日期和时间。移动滑块，地图会自动改变，显示该时间切片的占用率和可用性，一键访问预订。这不仅是一个很酷的视图，它也意味着许多用户使用该应用程序不会需要更多的时间。不过，Skedda将您的CAD文件转化为这种体验需要一点时间，所以在购买之前一定要获得一个时间表。
您还会发现Skedda中一些不太常见的特性。最有用的可能是单点登录(SSO)。这将允许您的用户使用Facebook、谷歌、Microsoft 365或Twitter上的企业证书或id登录到应用程序和自助预订模块。它还有一个在线支付模块，这是客户管理商业场所的必要条件，但对那些在办公场景中使用Skedda的公司来说意义不大。
你在Skedda中找不到的是人的追踪。根据预订数据，你可以非常清楚地知道在任何给定时间谁在办公室里，但一旦员工进入办公室，这个系统就不会跟踪他们。
SpaceIQ
SpaceIQ(在一个新窗口中打开)是另一种根植于房地产管理的空间管理工具。虽然该公司为客户提供了COVID-19资源，但这些资源主要集中在使用SpaceIQ绘制社会安全的平面图上。
就基于功能的COVID-19响应而言，SpaceIQ非常专注于灵活的办公桌预订和空间规划。对于“办公桌轮用制”(该公司称其为“酒店管理”)，它有一套相当全面的工具集，包括调度应用的应用集成、完整的预订系统，以及对移动应用的支持。空间规划允许直接与预订系统和平面图设计工具绑定的可用空间清单。如果您正在寻找一套专门的访问控制功能或与大流行安全问题直接相关的更深层次的分析，那么它可能缺乏。
探戈空间管理
探戈空间管理(在一个新窗口中打开)是Tango综合物业管理投资组合的一部分。然而，尽管Tango的软件选择很多，但它也主要面向有经验的设施管理人员。所以，如果你是一个有更广泛需求的客户，或者你是设施管理的新手，你可能会面临一些学习曲线。这不仅会延伸到产品的使用，而且还会确切地了解你需要购买哪些稳定的Tango软件。
在空间管理方面，Tango涵盖了所有的基础知识，包括基于平面图的工作流管理、占用和利用数据，以及空间分配和调度。该公司非常关注分析，所以如果您正在寻找这一领域的深度定制，Tango不仅可以提供技术，还可以提供必要的专业服务专业知识。
充满了iOffice
充满了iOffice(在一个新窗口中打开)与您将遇到的大多数其他空间管理解决方案略有不同，因为它最初是一个热办公桌工具，而不是设施管理平台。因此，该公司非常注重实现热办公桌文化，并将其COVID-19解决方案框架固定在该模型之上。
从短期来看，美国疾病预防控制中心等机构实际上不鼓励采用办公桌轮用制，因为它让员工在办公室里来回移动太多，这可能不会让每个客户都满意。然而，从长远来看，请记住，一旦大流行结束，目前用于抗击COVID-19的许多“新常态”措施预计将成为永久性措施。这意味着办公室里的员工更少了，因此“热”空间分配将成为许多经理最想要解决的问题。
Teem为他们提供了一个与Microsoft Outlook和类似调度工具集成的出色的办公桌和房间预订系统。例如，还有一个自助服务亭，用户可以在大厅的共享屏幕上预订一张桌子。这些员工可以看到谁已经在那里，他们坐在哪里。
Teem还专注于分析，使用引擎分析办公室的整体利用率，以及逐空间(甚至逐办公桌)的占用情况。这包括数据点，比如每个员工如何利用您的空间，这在长期轮班和工作流管理中非常有用。
Uma总部位于英国，主要为商业房地产经理提供智能建筑工具。虽然它的武器库中有一些工具，但其主要的空间管理应用程序名为Uma Book。因为它是为管理会议室、停车位和其他办公资源的预订而开发的，所以Uma可以很容易地对它进行调整，使之也能管理办公桌轮用。
为了让自己与众不同，这款应用主要专注于与最流行的办公效率平台集成谷歌的工作空间而且微软365并充分利用其移动和网页界面。如果你想让你的用户通过一个标准的预订过程，甚至语音预订，这些都支持聊天机器人交互，这样预订就可以在没有任何界面的情况下进行。
该应用程序还可以通过谷歌和微软日历应用程序管理预订，还可以将数据导出到商业智能(BI)工具。这不仅可以让办公室管理员知道谁在何时何地，还可以聚合信息，以洞察本地资源的使用情况(停车位、打印机等)，以及动态的平面图更新，以便在不同的情况下快速重新安排你的办公室。
公司会要求你的办公室平面图的CAD图像开始。但在导入之后，Uma会以可定制的格式重新渲染应用程序，该格式可在web上、移动设备上使用，或作为3D虚拟演练。您甚至可以保存过去和未来的平面图，以便更容易地预测桌子间距、会议室容量或本地资源利用率等信息。
缕的詹斯勒(在一个新窗口中打开)是一个综合平台，有针对COVID-19返回办公室的良好选择能力。对一些人来说，唯一的缺点是这必然使它成为一个相当复杂的工具，这意味着它需要时间和计划来部署。而且，这可能也会大大减少你的软件预算。
但是，除了这些潜在的问题之外，对于那些不仅寻找员工空间管理，而且还可以在任何人踏入办公室之前提供全面规划过程的中型到大型公司来说，Wisp绝对值得仔细研究。
Wisp的平面图工具可以提供对多个提议的座位配置的洞察，但与OfficeSpace的内部算法不同，您需要与Gensler设计专业人员一起生成这些平面图。一旦您的计划完成，Wisp包含了一个办公桌的签入过程。入住数据将提供给可能需要它的客户，以便与另一个平台集成或执行分析。
一旦员工返回工作岗位，Wisp有一个调查引擎来收集员工的反馈并管理期望。此外，公司还提供了办公室内跟踪功能，这样，一旦员工回到办公室，经理们就可以获取他们的行为数据。
