阻止…的蔓延冠状病毒在美国，纽约地区的许多公司本周已经开始允许员工在家工作;一些人甚至坚持这样做。如果你的公司还没有这样做，你要知道它迟早会发生的。对于IT专业人员来说，这意味着他们需要管理的远程工作人员和远程办公人员的数量会突然大幅增加。
虽然现在大多数公司都支持一定数量的远程办公人员，但将所有工作负载转移到这种模式上，即使是暂时的，也是具有挑战性的。下面是IT专业人员可以遵循的七个步骤，以帮助简化这种转换，并在用户位置发生变化时保持基础设施的可靠运行。
重新审视你的远程办公政策
你现有的政策可能是这样写的:远程办公是为某些员工提供的特殊考虑。它可能要求远程工作者签署额外的公司基础设施和服务访问使用协议，特别是当它涉及到家庭成员时。然而，现在对于许多员工和IT部门来说，当涉及到支持时，远程办公可能是强制性的。查看您的远程办公和安全策略，并决定这将如何影响期望和需求。
例如，保护公司资产不被员工家属随意使用可能仍应是一项要求。但是，远程办公的激增不仅会影响IT的预期支持响应时间，还会影响工作效率帮助台以及整个报告过程中的问题?如果员工被要求把更多的公司设备带回家——因此也就有了更多潜在的有价值的公司数据——那么在设备和数据安全方面，新形势将如何影响他们的责任?
这也不会是一个只有一个小时的it会议。为了让这项新政策迅速生效，你需要与关键的一线经理、高级管理人员和法律部门会面，了解当前的政策，并找出更新版本中应该包含的内容，包括在你恢复正常工作之前需要制定哪些标准。是的，这听起来乏味又耗时，但如果远程办公热潮持续了很长一段时间，或者更糟的是，在它生效期间发生了意想不到的事情，那么现有的和最近审查过的政策可以为你在未来节省大量的麻烦。
看看云服务和不可移动的本地工作负载
许多中小型企业(smb)甚至还没有将其大部分软件组合迁移到云服务模式。遗留的应用程序、根深蒂固的工作流程、对每个座位许可证的投资最大化的需求，甚至是既定的安全需求——公司可能仍然使用现场服务器和基础设施为员工提供软件工具的原因有很多。不幸的是，如果你处于这种情况，如果所有或大多数员工不再在中心位置工作，那么许多情况都将不起作用。这就是重新审视云服务的好处所在。
考虑软件即服务(SaaS)模型
通过转向以软件即服务(SaaS)模式提供的应用程序，您可以有效地使服务器管理、正常运行时间需求、带宽担忧，甚至是安全需求的一部分让其他人感到头痛，而这些人在分布式设置中处于更好的位置来满足这些需求。从标准工作流开始，因为这些将有最大的潜在服务供应商选择;我的意思是Dropbox的业务用于文件共享或微软Office 365商业高级版用于基本的生产力和电子邮件托管，以及类似的，更独立的任务。有很多SaaS公司不仅可以为您的用户提供服务，而且可以灵活地提供服务(这意味着您可以在需要时再次退出服务)，并使用工具快速而干净地迁移用户。
检查复杂和定制的工作流
接下来，看看更复杂和定制的工作流，比如客户关系管理(CRM)系统或您的小企业会计制度．对于这样的工具Salesforce或Intuit QuickBooks，你可能已经为你的业务定制了这些应用程序，所以迁移到一个新的平台不是一个轻量级的问题。一定要记录下这些工作量，以及你需要采取哪些步骤来转移它们，以防高级管理人员要求你这样做。如果您的直觉告诉您，长期的远程办公危机可能会导致高级管理层寻求将本地工作负载迁移到云服务，那么现在就开始考虑这个选择过程。这意味着要规划潜在的供应商选择、数据清理和迁移过程，以及用户管理和身份验证。
如果你的应用程序需要从本地服务器继续提供服务，你需要检查远程访问和远程管理配置。您当前的远程访问解决方案能够处理突然增加的用户吗?如果没有，需要哪些设备和带宽升级?您需要立即订购这些升级，并可能选择外部专家帮助，以便在尽可能短的时间内配置、测试、保护并正常运行。
远程管理工具
还要仔细查看您的远程管理工具。IT也将在家里工作，所以你需要确保任何你无法转移到云端的现场基础设施都可以尽可能地从异地进行管理。其中大部分将是软件，但许多重型设备，特别是服务器，都有硬件附加组件，可以实现更丰富的远程管理功能。这是另一套设备，你应该尽快购买，并有专家的安装帮助。查看这些设备去年的维护日志，确定最常见的管理任务是什么，并确保您可以在任何地方执行这些任务——命令行重新配置、远程重启、密码重置等与安全相关的任务，尤其是数据备份。确保无论您的IT团队在哪里，这一切都是可行的。
与部门主管和经理会面
没有人想在日程上增加更多的会议，但你会感激你拥有了它们。利用这些会议来确保经理们完全熟悉IT将如何运行当前的工作负载，员工应该如何与他们联系，以及任何新的程序可能是什么。但也要反过来问管理人员，他们在分布式环境中需要什么。
当没有中央办公室的时候，管理员工的日常工作有什么变化?这些经理不仅需要让他们的员工完成所需的工作流程，还需要在时间跟踪或轮班安排、个人绩效跟踪或团队协作时有效地管理他们?了解这些经理需要如何有效地管理一个突然变得虚拟的团队，然后寻找技术解决方案来提供帮助。
与高级管理层的会议应该关注新的、长期的IT策略的效果和需求，以及如何处理对业务很重要，但很难甚至不可能远程实现的工作负载。作为一名IT专业人员，您不能做出这些决定，但您应该准备好回答问题并提供潜在的解决方案。
对于一个特定的业务来说，这些都太个人化了，不能在这里提供太多的指导，只能说，先考虑如何制定解决方案，然后再考虑成本。不要因为潜在的解决方案昂贵而忽视或忽略它们。接下来的一段时间将是可怕的，所以预算考虑将会改变，高级管理层将会处理它。IT专业人士应该专注于实现业务。
与HR沟通员工需求
作为第三步的一部分，你将与人力资源部会面，但这些会议将有一个额外的组成部分——你的业务如何在虚拟环境中运作?到目前为止，远程办公一直是自愿的，甚至是一种奖励。现在这是强制性的，人力资源部门会很担心，因为并不是所有的员工都喜欢远程办公，也不是所有的员工都能以最高效的方式工作。人力资源部门打算如何处理?
如果您预计虚拟环境将存在较长时间(看起来很有可能)，那么您就需要有IT解决方案来持续运行绩效管理，管理人员的工作量监控和报告工具，新员工入职工具，以及管理问题员工的工具，甚至员工终止流程。一步一步地处理这些问题，并记录如何处理它们。
如果你还没有建议，人力资源可能会建议，这是一种虚拟的办公室存在。这可以是任何东西，从中央员工门户到公司范围的聊天或视频通道(请参阅下面的更多内容)。你的公司需要这一点，因为员工在工作中要做的不仅仅是工作。当每个人都开始远程工作时，他们的社会关系和活动就会突然消失。有些员工对此会很好，有些则会有麻烦。HR会敏锐地意识到这一点，所以你应该和他们一起制定临时解决方案。
做好准备，研究适合这种模式的工具，其中可能包括一个新的云协作应用程序，比如松弛;或者是面向团队的虚拟云项目管理还有任务跟踪应用，比如体式．也许可以建立一个类似facebook的内部社交渠道，让员工们彼此交流，而不仅仅是工作;这可能包括以下服务来自Facebook的工作场所或微软的SharePoint Online．
保护这些设备
一旦完成了广泛的工作负载规划，您就可以专注于核心IT任务;不幸的是，这可能需要更多的计划。第一步是仔细检查您的整体安全策略和计划，并仔细观察如何保持合规性。当每个人都分布时，您将如何完成常规的网络和系统安全扫描?你还需要确保所有员工的设备上都安装了标准化的安全软件，这意味着在每个人离开大楼回家之前，要制定一个计划。这不仅包括端点保护，但也有VPN服务或者你的员工使用的客户端身份管理在这种部署方式下测试过的解决方案。
确保每个设备都能够从任何地方顺利备份操作。一个基于云的备份服务当然有助于实现这一目标，但您需要确保所有公司设备都部署了该服务的代理，或者，如果没有，至少要有一个经过测试的描述，说明如何为远程用户部署代理。
您将在第2步中遇到这个问题，但这是您确定用户将如何与IT进行交互的地方。这意味着要有清晰的书面问题报告和解决流程，其中包括专门的电话支持线路和IT人员的轮班时间表等细节。你可能还需要一个故障设备的送货地址，一个员工必须使用的送货账户，以及一个远离办公室的替换设备存储库，以及如何将这些设备送到需要它们的用户那里的程序。这里有一个很好的指导方针，那就是浏览你最近几个月的用户支持日志，并确保你有适当的流程来满足你最常见的支持请求。
挖掘你的VoIP系统
目前绝大多数中小企业都在使用云服务的IP语音(VoIP)系统来处理语音通信，这是一件好事，特别是在这种情况下。您需要更加熟悉您的VoIP提供商为分布式用户提供的功能，然后将这些功能与您公司的工作负载相匹配。简单地把电话转接到员工的家庭电话上，还是应该分发预先配置好的VoIP电话?
考虑到这种迁移可能发生的速度，对大多数公司来说，订购、配置、测试和交付数百台新的VoIP电话可能是不可行的。那么，你会重新配置他们目前在办公室使用的台式手机并将其运送出去，还是使用软电话更合适?对于大多数想要灵活应对这种新情况的中小企业来说，软电话可能是最好的选择。
但这意味着了解供应商的软电话功能。它的特性是什么?典型的基本层、高级层和企业层之间有什么区别?这些与您的工作流需求有什么关系?这需要制定出来，这样你就可以快速地向管理层提出有根据的建议。一旦接受了这一点，您需要确保在用户设备上安装并测试了这些软电话客户端。如果用户已经开始远程办公，这可能需要写下用户自己安装这些客户端的说明;这意味着你需要远程支持这项行动。您的VoIP提供商可以提供帮助，但您需要事先与您的帐户代表进行设置。
记住，这些都是复杂的客户端，通常具有高级功能，如呼叫报告、内部和外部联系人列表、自定义销售和营销应用程序，以及潜在的更多功能。您可能需要预先配置它们以获得最有效的使用，这最好在员工仍在现场工作时完成。最简单的选择可能是将它们作为面向远程办公的新设备映像的一部分，并在用户移动到远程办公环境之前在每个设备上安装该映像。虽然这是一个有效的选择，但它不是一个轻量级的选择，因为它不仅意味着构建映像，还意味着理解需要包含什么以及如何配置所有这些;然后在部署之前配置和测试它。如果你的员工仍然在现场工作，那么尝试这个过程是有长期意义的。如果他们已经开始远程办公，你需要想出一个远程分发这些图片的方法。
测试您的视频会议系统
大多数中小企业都有一些视频会议现在的能力;但在你目前的情况下，它可能是一个很好的语音连接是真正的需求。这通常意味着用户需要能够拨号进入会议，但实际上没有必要让摄像头运行。IT部门需要集体意识到这样一个事实:在一个主要分布的用户环境中，视频会议很可能成为一种必需品。销售人员需要与客户面对面的沟通能力，而人力资源部门可能会直言不讳地确保经理和员工能够在视觉上看到并相互交流，以使每个人都尽可能快乐和高效。
对于IT来说，这意味着确保用户带回家的设备不仅安装了摄像头(幸运的是，大多数人都安装了摄像头)，而且摄像头已经在您的视频会议提供商处进行了全面测试。如果获得相机的步骤不仅仅是点击“启动相机”按钮，你需要记录这些步骤，并确保用户拥有它们。如果设备上的相机不足以满足某些工作负载，例如销售会议或网络研讨会，那么您就需要确定这些工作负载需要什么相机，准备好这些相机的存储，并确保有一个适当的流程来将它们提供给适当的用户，将它们收回(如果必要的话)，并在出现问题时支持它们。
如果你在VoIP步骤中没有遇到它，你会在这里遇到它:家庭带宽。您需要致电您的VoIP/视频会议提供商，了解家庭用户的推荐带宽要求。这需要成为你新的远程办公政策的一部分。您的系统，特别是VoIP和视频会议，不仅至关重要，而且还需要一定尺寸的管道。这个规模需要记录下来，并与用户沟通。
在此之后，您需要弄清楚如何处理没有必要带宽的用户。在今天的宽带中，几乎肯定会有一些用户遇到这个问题，但他们的数量很少，您可以单独与他们会面并制定解决方案。您可以考虑为他们购买公司控制的互联网路由器，这样您就可以控制服务质量(QoS)或其他带宽保护措施，从而为他们分割用户的家庭带宽，以便一切正常。或者你可以与高级管理层合作，在危机期间升级用户的家庭互联网。
如果后一种选择成为现实，现在就开始寻找提供交易的供应商。这是一个很好的策略，可以用于任何你认为在远程办公浪潮中需要更多的服务。许多供应商希望通过在危机期间吸引更多用户，将COVID-19转化为积极的东西，他们正在用有吸引力的交易来实现这一目标。思科网讯，例如，它已经有一个免费的计划，而谷歌视频群聊据报道，谷歌现在向Hangouts视频会议客户提供免费访问权限，只要他们是G套件客户。
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