IP语音(VoIP)电话服务，尤其是那些通过云传输的服务，有太多的好处让中小型企业(smb)无法忽视。它们比老式的内部PBX系统成本更低，更容易维护，并且容易与员工每天使用的许多工具集成，比如您的帮助台．VoIP只是提供了比标准座机服务更多的功能。但这是因为VoIP是一套复杂的技术。再加上它被广泛使用，并且运行在当前的数据网络上，您很快就会发现事情可能会变得困难和棘手。
当我们测试时商业级VoIP提供商关于电话服务，我们发现了10个常见的错误，这些错误都是那些从未使用过新的电话系统的人所犯的。虽然其中大多数主要应用于业务场景，但有些应用于使用VoIP的场景住宅服务,太。即使它们很乏味，但这些问题都很重要，注意它们可以为你在未来的道路上省去一些严重的头痛。
规划及人员配备
确切地决定你为什么要转移到VoIP电话系统。这可能是一个好主意的原因有很多，但是您还没有准备好进行实际的购买或迁移，除非您知道这些原因是什么以及它们如何影响您的业务。一个模糊的想法是，它可能会省钱不其中一个原因。的例子好原因包括建立一个呼叫中心，提供了一种手段协作在不同的办公地点之间，保留您的通话数据客户关系管理(CRM)平台用于营销或客户服务，以及为新地点或预期增长做准备。其他需要考虑的领域包括机动性和软电话的使用。混合工作将员工赶出办公室，但他们仍然需要使用中央办公室的扩展。最好的方法是通过笔记本电脑、移动设备上的软电话，甚至是桌面即服务(DaaS)供应商的虚拟机。这里的部署很容易，但性能可能是一场噩梦，因为许多资源不在IT人员的控制之下。只有仔细的测试才能确保您得到所需的东西，这将为您的部署评估增加时间。
决定由谁来负责你向VoIP的转变。这包括最初的需求分析和设计、采购过程、实施，以及系统的持续运行。注意这可能涉及到很多人。IT人员可能是实施和运营的最佳选择，但他们通常不是设计客户将使用的IVR系统的人，也不是决定什么呼叫数据对营销部门最有利的人。你需要指定你的利益相关者是谁，其中一些可能是供应商或顾问。
决定在采购和实施过程中谁代表公司的利益。会有很多供应商愿意提供全部服务，但他们不一定有相同的兴趣。通常情况下，他们都是尽可能多地向你推销游戏，让你快速安装并签署协议，然后为后续的“范围扩展”收取额外费用。例如，只有来自您这边的人才会担心长期运营的可靠性和辅助问题，比如维护呼叫数据的安全性，以便您的公司能够遵守任何行业数据安全法规。对于一个非常小的公司来说，这可能是一个附带的职责，但需要有人成为关键人物。这个人需要对VoIP技术有足够的了解来做出决定，并知道这些决定将如何影响公司的其他部门。这是不就是之前提到的那个人。
网络准备和成本
确保你的人际网络基础设施是否有能力支持增加的VoIP网络流量．您还需要知道您的基础设施是否能够处理语音和视频流量的特定需求，包括支持任何服务质量(QoS)或虚拟LAN (VLAN)需求。如果你正在寻找移动VoIP，你需要有合适的wi - fi路由器支持或确保你的设备与4G兼容5G蜂窝业务，这取决于您需要如何实现它。如果您当前的接入点、路由器或交换机不支持这些功能，这可能意味着一些基础设施升级。如果您当前的互联网服务提供商(ISP)不能支持更多电话流量的带宽要求，您可能还需要升级您的互联网服务提供商(ISP)。估计电话量将增加多少是您的VoIP供应商应该能够处理的事情，但您也可以聘请外部专家来进行这些计算。
不要低估VoIP的成本。这些月利率可能看起来不错，但要深入研究。如果你得到的都是在手机上运行的软电话，那么你还需要给每个人都买一部手机，有大量的数据时间或无限套餐。如果这些软电话在Windows或Mac机器上运行，那么每个人都必须有一台硬件支持VoIP、访问互联网的计算机，以及内部处理声音和语音的设备耳机．如果VoIP选择使用(或至少支持)桌面电话，那么请记住，这些成本在每个电话75美元到150美元之间，再加上每个电话的有线网络连接成本。很少有VoIP桌面电话支持Wi-Fi，但如果你给每个人一台Wi-Fi电话，那么那些支持Wi-Fi的桌面电话将要求你升级接入点。哦，还要记住人事成本:必须有人管理所有这些，还必须有人提供支持。然后是持续的维护和许可;所有这些都加起来了，所以请确保详细地完成整个实现。
考虑业务
为转换到VoIP制定一个现实的时间表。尽管有些供应商可能会说，但这不会立即发生。即使您从一个VoIP系统转换到另一个，这也不是一天的操作。计算规划、采办、实施、培训和转换的时间，然后将其加倍。甚至可能是三倍。这对你的公司与自己和外部世界沟通的能力来说是一个重大的变化。为试运行、测试、优化和分阶段的最终运行计划时间，这样即使出现问题，你的整个操作也不会陷入混乱。
决定如何处理旧的电话系统．如果你有一堆状态良好的模拟电话，那么你可以将它们与你的VoIP电话系统一起使用，为不需要VoIP功能的员工提供服务。或者，您可能希望将它们放置在对公众开放的区域或环境恶劣的地方，例如室外组装区或工厂车间。您可能需要一些备份(接下来将详细介绍)。
做最坏的打算。意识到你的应急操作和业务连续性计划将不得不改变。你必须计划并投资增加可靠性。基本上，如果网络出现问题，你要如何继续做生意?由于您的电话系统将取决于本地网络和互联网的可靠性和性能，因此您需要考虑故障安全措施和替代方案。这意味着你需要为你的主要互联网服务提供商(ISP)提供备份，如果语音对你的运营至关重要，即使你经历了全面的互联网中断，也要有一种电话服务的方法。是的，这可能意味着保留一些模拟线路和兼容的手机。这还意味着计划故障转移、网络冗余和数据备份。
安全仍然至关重要
不要忘记安全．所有可以攻击你的IT网络的东西也可以攻击你的VoIP网络。您还需要担心呼叫篡改、呼叫劫持以及坏人使用您的内部设备作为宿主恶意软件攻击。如果您的VoIP系统不能很好地发挥您的安全性，例如要求您关闭数据包检查(正如我们在测试的一个电话系统中发现的那样)，情况会更糟。此外，如果您为销售或服务目的保留任何呼叫数据，数据隐私法规有时对保护传输中的VoIP流量有自己的要求。如果您所在的行业是这样监管的，请确保您准确理解VoIP如何适用于您的其他数据安全预防措施。
最后，在选择VoIP电话系统时，要考虑到员工和客户的需求。决定你的员工真正需要什么功能，不需要什么功能。一般来说，这意味着分配利益相关者，他们将制定涉及您的电话系统的任何流程，并与操作这些流程的一线员工坐下来，看看他们如何改进。它还包括设计系统，让顾客不会迷失在菜单中，不会遇到奇怪的按键选择，也不会听到自动服务员无休止的选择。如果你缺乏在内部做这件事的专业知识，这是大多数VoIP咨询公司可以处理的事情;只是要记得在计划时把它们加到你的总成本中。
注意这里列出的十个步骤并不能保证你有一个完美的VoIP实现或迁移过程，但它们会显著减少噩梦的机会。对任何VoIP的推出都要慎重和谨慎，并牢记你真正的优先级。例如，VoIP系统比传统设备更便宜，因此供应商倾向于夸大成本。但如果你想让你的VoIP系统工作得很好，那么成本就不是主要因素。相反，首先关注功能。如果你的VoIP系统功能正常，没有你不需要的功能，那么它可能也会直接为你节省一些钱，它应该使你的员工更有效率，这将间接地节省资金。
