(图片来源:Getty Images/Kobus low)
我们的工作方式正在发生巨大的变化。随着COVID-19限制的放松，一些员工正准备重返办公室，而另一些人则倾向于可以永久在家工作的职位。同样，疫情也导致许多公司考虑减少房地产支出，转而拥抱新冠肺炎混合动力工作。
但这些选择带来了连锁反应。一是远程工作改变了我们与同事、客户、承包商和商业伙伴的沟通方式。这意味着在选择a时需要考虑的参数业务ip电话(VoIP)电话系统也发生了变化。
我们为混合工作推荐的商业VoIP系统
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VoIP从来不是一个即插即用的事情。就像早上的通勤一样，网络流量情况每小时都会有所不同，从而影响通话质量。分布式工作人员使这个问题更加复杂，因为这意味着这些情况几乎完全超出了it人员的控制。
幸运的是，多年来VoIP技术也得到了改进。向云计算的转变开辟了以前不可能实现的新选择。这就是为什么现在是重新评估你的商业沟通需求的绝佳时机。无论您是在市场上购买新的VoIP系统还是为未来做计划，都要确保通过解决这些任务来完成购买尽职调查。
1.了解你的组织是如何沟通的
你希望你的员工既能拨打电话又能接听电话。但比例是多少呢?他们还使用什么其他通信渠道?答案会根据每个员工的角色而有所不同。例如，你的销售人员的呼叫模式将与你的客服代表有很大的不同，而一个完整的呼叫中心将有更复杂的需求。
附加工具，如呼叫转移、自动呼叫响应、虚拟接待员和呼叫转录，在某些业务工作流中起着至关重要的作用。尽管有这个名字，但很少有现代VoIP系统仅限于语音。例如，您可以假设它们将捆绑在一起视频和文字聊天支持。有些员工可能永远不会使用这些功能，而另一些人则可能迫切希望获得这些功能。不仅要花时间了解员工的需求，还要了解他们的愿望清单。
2.不要在消费品上妥协
在大流行限制措施全面生效后不久，我们中的许多人求助于消费者视频会议服务，如Apple FaceTime、Skype、WebEx等变焦，供个人和专业使用。同样，许多住宅数据提供商除了提供众多第三方服务外，还将VoIP服务作为电视和互联网服务的三合一捆绑服务消费者VoIP服务这些都是可用的。
然而，你应该抵制将此类产品作为商务沟通的首选产品的冲动，特别是如果你的动机是削减成本。这些流行服务的免费客户端以各种方式限制了使用，这可能会妨碍员工的生产力。人们也很难相信免费服务的安全性和可靠性。此外，商业VoIP系统提供后端功能，例如审计和呼叫记录，这些功能可能比您意识到的更有价值。在通信方面的吝啬是一种目光短浅的赌博。
3.认清当今网络的现实
流媒体，包括VoIP电话，比网页浏览等活动更容易受到恶劣网络条件的影响。这使得保持通话质量成为一项挑战，即使许多通话从未离开局域网。在你的网络上，任何正在流式传输视频或下载大量文件的人都可能在不知不觉中把VoIP电话变成一场锡罐电话游戏。不幸的是，对于远程工作人员来说，VoIP的现实是，几乎所有的呼叫都需要穿越公共互联网，这相当于网络的狂野西部。
今天，你应该假设每个员工的网络条件对他们来说都是独一无二的。他们可能已经购买了自己的路由器，或者他们可能正在使用互联网提供商给他们的路由器。他们甚至可能在咖啡店或其他公共场所工作，在那里他们无法控制设备。幸运的是，高带宽的住宅互联网是可用的越来越多的城市。考虑在公司批准的服务水平上补贴员工的家庭宽带，以增加一致性。
4.认真对待安全问题
任何通过公共互联网的流量都可能被恶意行为者拦截或篡改，VoIP流量也不例外。现在大多数网站都使用加密协议;类似地，您应该寻找使用自动端到端加密的VoIP系统。虽然攻击者仍然可以干扰你的电话，但加密意味着他们不太可能窃听或“欺骗”电话，假装成别人。
对于额外的安全层，您可以考虑要求一个VPN用于VoIP呼叫。然而，并不是所有的vpn都支持voip，有些vpn可能支持需要一些调整提供您想要的通话质量。最后要考虑的是:如果通话中的任何一方使用的是传统的固定电话或移动电话运营商，而不是VoIP客户端，那么您将无法控制该线路的安全性。如果你担心这一点，那么应该禁止使用私人电话打商务电话。
5.权衡云和内部部署选项
最早的VoIP系统是仿照传统的PBX系统设计的。该软件在您自己的数据中心运行，并由您的IT人员集中管理。这些系统的前期成本可能很高，但也有好处选择这种模式的原因。这意味着您可以完全控制您的VoIP系统，并且可以根据您的业务需求管理扩展和服务升级。然而，随着大量远程员工的出现，内部部署模式开始崩溃。
最近，VoIP提供商越来越多地转向服务模式，其中系统被管理完全在云端。这有很多好处。对于初学者来说，这意味着供应商处理了几乎所有确保可靠性和通话质量的繁重工作。此外，技术和功能更新更加定期和平稳，基于云的系统通常提供更低的每次呼叫成本。但是，请注意，虽然前期成本将低于内部部署系统，但每个用户每月的定价可能意味着您在系统生命周期内的总拥有成本(TCO)将更高。
6.让移动成为一流公民
几乎每个现代员工每天都会花一些时间在手机上，尤其是当他们不在中心办公室办理登记手续的时候。不幸的是,员工失去了许多VoIP系统的优势当他们使用库存移动设备进行业务呼叫时，例如呼叫记录和简单的呼叫转移。
输入软电话。最早一代的软电话应用程序在台式电脑和笔记本电脑上运行，并使用计算机的硬件来模拟桌面VoIP电话的所有功能。今天，大多数商业VoIP系统也提供移动软电话应用程序安卓和iOS设备。一些提供与桌面软电话相同的功能，而另一些只提供一个子集。在您的研究阶段，您应该尝试评估这些功能对您的员工的不同部分的重要性。
7.统一沟通方式
在选择商业通信系统时，重要的是要超越传统的VoIP。正如我们之前提到的，今天的员工不只是打电话，客户也不只是打电话。短信、视频会议，甚至社交媒体都是其中的一部分。VoIP提供商努力将这些功能集成到他们的平台中，从而产生了一个更广泛的类别，称为统一通信即服务(UCaaS)。
真正的UCaaS平台通过将基本VoIP功能与为您的业务提供动力的其他软件集成在一起，进一步推进了多通道通信。例如，呼叫和聊天记录可以直接提供给您的客户关系管理(CRM)和帮助台系统，并且自动代理在新的交互过程中提供有关这些过去联系人的见解。这样的统一平台可能非常强大，但请注意，正确安装和配置它们可能需要花费相当多的时间和成本。您还面临供应商锁定的风险。
充分利用远程工作
如果说最近几年教会了我们什么，那就是管理大多数远程员工不仅是可能的，而且是有利的。软件公司，包括VoIP提供商，已经开始着手解决用户的需求现代的、分散的工人。因此，尤其是中小型企业，能够接触到比以往任何时候都广泛的员工候选人。
与此同时，向混合工作的转变意味着业务通信的需求也发生了变化。花点时间考虑一下你目前的电话系统是如何为你服务的，以及你未来需要什么。商业VoIP和UCaaS领域仍在发展，但如果您提出正确的问题，您肯定会找到一个可以与您的业务一起发展的解决方案。
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