整理你的税务文件是一个持续的过程。首先，当你收到每一份文件时，你必须处理它，无论是商业费用收据还是雇主的W-2表格。你可以扫描一下。你可以把它归档到一个文件夹中。无论你用它做什么，你在纳税时都需要再次参考它，所以你必须能够找到它。在某些时候，你可能还得把这些文件中的一些交给其他人，也许是一个会计，但至少，在纳税截止日期前交给国税局。最终，你会想要妥善处理你的文件，以保护你的隐私。
如果你分解了整个过程，以便预测以后如何使用和参考税务文件，你可以想出一种扫描、保存和最终粉碎文件的方法，这样你就不会在无意中给自己增加了更多的工作。
你应该保存哪些税务文件?
你应该保存所有雇主寄给你的东西，以及任何与房地产、银行账户、捐赠或投资有关的文件。换句话说，把别人提供给你的文件保存起来，用于年终纳税。
至于你所生成的文件，国税局网站上的提示(在新窗口打开)请注意，记录包括“账单、信用卡和其他收据、发票、里程记录、取消的、成像的或替代的支票、付款证明，以及任何其他记录，以支持您在申报表上要求的扣减或信用。”
税务文件扫描
你可能会把所有的税务文件都塞进一个盒子、抽屉或文件夹里。这很好，只要你以后需要的时候能很快找到它们。
一种更快更方便的方法来确保你以后可以找到文件，那就是通过扫描将它们数字化。扫描你的文件还可以让你创建备份，这样如果物理副本发生了任何事情(火灾、洪水、4年)，你就有了一套备用的。
你可以使用一个大的桌面扫描仪或者是带有扫描仪的多功能打印机，如果你需要扫描大量的页面，这是很有用的。如果您只有少量松散的文档，那么最好使用手机扫描app．
许多移动扫描应用程序都是免费的。他们把你的手机变成了扫描仪。它们自动找到文档的边缘，并将图像转换为pdf格式。如果您以前从未使用过，我强烈建议您尝试一下。它们超级容易使用。
税务文件的保存和命名
一旦你扫描了你的文件，你能做的最有益的事情就是智能地命名文件，并将它们放在一个名称非常明确的文件夹中，比如“2016年税务文件”。
在你的电脑文件夹和文件名称中使用报税年份和“tax”和“taxes”字样。这样，当你以后需要这些文件时，即使你不记得把它们放在哪里，你也可以搜索它们。
对于文件名，还包括表单的名称，例如1099-INT或W-2，并包括任何其他特定的细节，这些细节可以向您或处理您文档的其他人表明该文件包含什么。例如，来自DuffyBank的2016年1099-INT的一个好的文件名是:2016- taxes_1099 - int - duffybank。
粉碎税务文件
无限期地保存税务文件的数字副本并没有什么坏处，但你当然可以在几年后安全地处理纸质副本。如前所述，国税局对哪些文件必须保存多长时间有指导方针。如果你宁愿谨慎行事，七年是需要记住的数字，因为这是政府需要的最长时间。
因为你将在今年提交2016年的申请，所以你可以安全地把2009年或更早的文件撕碎。如果你经营一家小公司或者有很多敏感文件，拥有自己的碎纸机是不错的选择。它们没有那么贵最好的碎纸机在PCMag测试价格从159美元到329美元不等。的摇摆线风格+超级横切碎纸机(亚马逊128.99美元)(在新窗口打开)是最便宜的顶级型号。
电子报税
既然你了解了如何处理你的税务文件，现在是时候开始实际工作了做你的税收——越早越好。虽然从技术上讲，你必须在4月18日之前完成纳税，但早点完成纳税对你的内心平静有好处。如果你得到退款，你会更快地得到它——谁不想这样呢?如果不得不付钱，那么，你也会有更多的时间来弄清楚如何处理。
此外，如果你丢失了一份文件，或者其中一份文件不准确，现在发现比在最后一天接近午夜时发现要好得多。当然，你总是可以得到延期，但如果可以避免的话，没有人愿意在最后一刻处理这种压力。还要考虑到，如果你需要联系你所选择的税务申报服务的支持，你现在能够联系到某人的机会要比你以前联系到某人的机会要好得多在最后时刻电子报税．
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