(来源:René Ramos)
你在多大程度上依赖搜索来找到你需要的文件和文件夹?我遇到过很多乐观的人，他们相信搜索技术足够好，只要几秒钟就能找到他们想要的文件。几年之后，这种乐观情绪就会消退，因为人们积累的数字东西比他们的大脑能记住的还要多。所以让我和你分享最简单，最有效的方法来快速清理你的文件。
这个策略我已经写过很多次了。它可以清理你的在线存储，以及整理电子邮件账户、本地存储，甚至像家庭文件这样的纸质文件(你可以使用它也应该数字化)．我已经可靠地使用它将近20年了，它从来没有让我失望过。
在本文的最后，我将简要介绍这个系统的工作原理。但让我开门见山地告诉你这是什么以及如何做。
1.创建一个文件夹并命名为当前年份
首先，创建一个文件夹，命名为“2022”，或者是当前年份。这个文件夹应该位于组织的顶层。例如，在Dropbox中，把这个新文件夹放到Dropbox文件夹中。在GoogleDrive，把它放在My Drive里。在OneDrive把它放在我的文件里。
对于这种组织方法，OneDrive可能是使用起来最麻烦的系统，但我为OneDrive用户提供了一些额外的提示，我将在最后介绍这些提示。类似地，谷歌Drive用户会发现他们需要一些与清理与他们共享的文件相关的惟一指针。这些问题我稍后再谈。
2.创建文件夹，命名为_Inbox
创建第二个文件夹，命名为“_Inbox”。把这个新文件夹和你2022年的文件夹放在同一层，这样它们就会并排出现。当文件夹按字母顺序排序时，下划线使文件夹出现在列表的顶部。
3.移动活动文件和最近的文件到您刚刚创建的文件夹
下一步是确定你的活动文件，也就是你每月至少打开或处理一次的文件。将这些文件放入_Inbox文件夹中。
确定您今年处理的其他文件，并将它们移动到当前年度文件夹中。一些明确的例子是你在2022年拍摄的照片。将它们全部选中并移动到2022文件夹中。
同时执行这些步骤(将文件分类到_Inbox和2022文件夹中)的原因是，您总是会发现一些文件不完全适合这两种分类。例如，之后你可能会有你的纳税申报单的数字副本报税，这些文件应该放在2022文件夹中，但您可能需要在年底之前再次引用这些文件，在这种情况下，它们属于_Inbox。
不要太担心。做一个决定，不要想太多。通过使用这个系统，您已经将该文件可能存在的位置减少到两个。这很好。
4.为其他年份制作文件夹
下一步是制作一些额外的年份文件夹，比如2021年、2020年、2019年等等。
你应该往回走多远?这取决于你的在线存储系统中有多少文件，你可能会在几年后停止，然后创建一个名为“2015年及更早”的文件夹。例如，我最老的文件夹叫做“2005-OLDER”。
不要把它命名为“2015年以后”。相反，把年份放在名字的开头，这样所有文件夹在按字母顺序排序时都是按时间顺序显示的。
5.将旧文件移动到相应的文件夹中
从这一点开始，就很容易按日期对所有文件进行排序，并将它们移动到相应的年份文件夹中。同样，如果你的文件可能存在于多个文件夹中，不要想太多。先把它们放到文件夹里。您可以稍后对其进行微调。
6.用子文件夹组织更深的一层
如果您愿意，您完全可以在这里停止，现在您的文件至少按年划分为多个文件夹。或者你也可以用一些子文件夹来组织更深的一层。
在任何年份文件夹中，都可以创建一些名称清晰的子文件夹。一些例子是:
2022张照片
2022个视频
2022年工作档案
2021年的税收(我会把这个文件夹放到2022年的主文件夹里，因为你要在2022年准备并提交2021年的税收，尽管你的大脑可能需要一点时间来记住这个事实)
注意，对于每个子文件夹，我也在名称中包含年份。这样，如果您不小心将子文件夹移动到错误的位置，它将立即显示出来，并且很容易纠正。
7.移动文件到适当的子文件夹
现在所要做的就是将文件移动到适当的子文件夹中。你可以马上做这一步，也可以把它留到你有更多时间的时候再做。将文件移动到子文件夹中并不重要，但这取决于在任何一个位置有多少文件，这可以使您的文件更有条理。
这就是它的要点!
额外提示微软OneDrive
前面我提到过，使用Microsoft OneDrive这个文件和文件夹组织系统会遇到一些挑战。问题是微软默认为你将文件放入文件夹中，这取决于你用哪个应用程序创建文件。例如，您的大量文件可能已经在“文档”、“我的金库”和“图片”中。
以下是我对这种情况的建议:
只需在子文件夹中创建年份文件夹
还没有为今年做一个文件夹吗
不创建_Inbox文件夹
将您差不多已经完成的文件移动到相应的年份文件夹中
将所有活动文件保存在父文件夹中，就在它们所在的地方
几个月后，当我们轻松地进入2023年或更晚的时候，你可能会创建一个2022文件夹，并将一些文件移动到其中。目前，最不容易混淆的方法是将您的活动文件保存在它们所在的地方，并将其余的文件存放到容易找到的地方。
也可以看到我们的提示如何管理照片在OneDrive以及如何管理，同步和共享文件在OneDrive。
额外提示谷歌驱动器
如果您使用谷歌Drive，那么我最初概述的所有步骤都可以正常工作。但你可能还有另一个问题:别人与你共享的文件杂乱无章。
你应该尝试吗释放谷歌驱动器的空间在美国，您肯定遇到过与您共享的文件，因为它们经常意外地占用大量空间，使它们很容易被删除。
你应该如何组织你想要保存的文件?
去与我分享
查看混乱的文件，选择一个(或多个)你想删除而不是整理的文件
右键单击并选择删除
对于想要保存和组织的任何文件，右键单击并选择其中之一添加快捷方式到驱动器或复印一份，然后选择要存储它的文件夹
为什么这个系统有效?
为什么这个系统可以工作?首先，你不可能真的在岁月中出错。每个文件要么是在某一年创建的，要么是在某一年活动的——如果不是，你可以把它放在收件箱里。你甚至可以在你的收件箱中为更具体的常青文档创建子文件夹，例如:
健康
身份证及个人资料
头衔与契约
如前所述，在你的年度文件夹中创建子文件夹也是如此。继续创建我之前提到的照片子文件夹，税工作文件，以及任何对你有意义的东西。
这个系统如此有效的另一个原因是它不需要你花太多的心思开始。您不需要对文件存放位置或选择文件夹名称做太多决定。那些决定已经为你做了。你可以一点一点地添加到系统中，根据需要创建更多的子文件夹。例如，在你的2022年照片文件夹中，你可能有2022年梅格的婚礼照片和2022年大卫的毕业照片。
一次清理一点你杂乱的数字生活
当人们清理文件时，我和他们分享的一个最重要的想法是不要担心一次处理所有的事情。当你制作年度文件夹来组织你的在线存储时，你马上就会想到一个你可以快速实现的系统，它会马上给你带来很大的收益。当需要进一步组织您的系统时，现在就去做没有压力。你可以慢慢来，一点一点地做。
如需更多清理数字生活的建议，请学习以下技巧整理电缆和电线，为iPhone或iPad腾出空间,清理Windows操作系统的磁盘空间。
