日历超载?如何用日历的人工智能助手管理你的日程安排

管理会议和处理日历条目是现代办公室礼仪的噩梦，对于没有行政支持的自由职业者来说，情况可能更糟。(这是我的经验之谈。)对于那些认为自己很忙、不愿承诺开会时间的人来说，这也可能是一种不那么微妙的权力游戏。

会议一旦确定，通常会重新安排几次，通常是在最后一刻。然后是设定议程，跟进，提醒，这些都是在你真正开始会议之前。如果你想避免这一切，问一个人工智能来管理你的生活，或者至少你的日程安排。

PCMag已经测试了许多顶级日历应用我带了一个人工智能助手兜一圈在2016年。很多公司都是我的自由职业者谷歌的工作空间，这让我可以按照高管们的日程安排预约时间。当我惊叹于Google Duplex演示我给了谷歌助手一个机会，但它并不像我想要的那样无缝，所以我放弃了。

有Calendly吗?

然后，大约六个月前，有人要求见面，并高兴地建议“Calendly可以给我们找时间聊天。”我使用了它，并惊喜地注册了自己的账户。

我一直在使用Calendly(在新窗口中打开)从那以后，我的工作就稳定下来了，而且我还摆脱了在五个不同的Gmail配置文件(记者、代笔作家、顾问)、交叉链接的日历应用程序、一台三星a3s(不要评判)和两台家用/办公室用的惠普(HP)之间穿梭的麻烦chrome笔记本(不，我没有回顾2015年以来）.

2013年，Tope Awotona推出了一项免费增值服务，将日程安排带入了21世纪。目前，Calendly在全球拥有1000万用户，拥有5万家公司客户和100多家合作伙伴。阿沃托纳最初在佐治亚大学主修计算机科学，后来转到管理信息系统，后来为IBM、利盟和EMC(后来被戴尔收购)从事软件销售工作。

去年，Calendly投资了reclaim.ai(在新窗口中打开)，然后集成到Calendly中收购了(在新窗口中打开)团队生产力应用雨果(在新窗口中打开)，它也建立在计划的基础上，有准备和后续工具。

总的来说，Calendly设置简单，圆滑的用户体验掩盖了自适应智能机器学习在引擎盖下面。如果你是这些东西的极客——我觉得我在这方面也是朋友之一——那么看着软件巧妙地引导你建立规则，“训练人工智能”成为完美的助手，这是很酷的。

如何设置日历

最近，我决定将日历的使用范围扩大到我的另一个业务部门和附带的Gmail档案。如果您也想这样做，则不必执行下面的所有步骤—有许多可用于配置的选项—但下面是我的设置方法。

去Calendly网站(在新窗口中打开)并点击开始建立一个帐户。你可以选择用你的电子邮件地址注册，也可以使用你的谷歌或微软账户。我选择了我的一个Gmail档案，需要我点击允许因此，Calendly可以“查看、编辑、共享和永久删除你可以使用谷歌日历访问的所有日历。”

然后，您必须选择一个合适的URL，该URL将与任何想要在您的日历中预订时间的人共享。它默认是你Gmail(或类似的)上的用户名，但你可以改变它。

如果你碰巧在旅行时设置日历，检查它是否显示你的首选时区。我在西海岸，所以它已经显示了太平洋时间，我保留了这个选项。作为一个欧洲人，我也选择了24小时制。但由于我住在美国，我坚持使用正确的月/日/年格式，以免让每个人都感到困惑。

在下一页上，Calendly确认它可以对您现有的日历条目做什么，即检查冲突和添加事件。如果你不希望它这样做，有一个编辑选项;我点击继续把他们两个都留下。现在你可以设置你的可用性，这就是你如何开始训练人工智能来保护你的时间并提供帮助。

我在洛杉矶工作，但我的很多同事都在纽约、伦敦或欧洲大陆。这意味着我需要设置我的可用性以考虑到这些不同的时区。为了做到这一点，我在特定的日子调整我的工作时间。周一和周五我在东海岸工作。为了适应英国和欧洲的会议，我允许周四(非常)早打电话，但打卡时间也很早。我把星期二和星期三完全划为写作日。

安排这些工作曾经是一场噩梦，但Calendly让它变得简单。我设置了这些不同的参数，calendar绝不会在错误的时间或错误的日期显示可用性。

但这只是第一步。完成初始设置后，可以通过单击可用性页眉。如果你有特定的职责要处理，那么很容易按天或按小时调整可用性，而不是按周一到周五从上午9点到下午5点进行全面设置。

Calendly问您的最后一个问题是您计划如何使用该产品。这是可选的，但值得一做，因为它会带来更个性化的体验。例如，有些人只是想用它来允许其他人在他们的日历上安排时间。其他人可能想利用CRM工具(稍后会详细介绍)。我选择了自由职业者+顾问，然后点击完成。

如何安排活动

现在，您已经准备好开始更细致地了解Calendly的功能了。如果你点击了自由职业者+顾问，该页预先填充了首字母30分钟会议。如果选择了其他函数，可能会在“事件类型”页上看到其他项。但是，您也可以单击新增事件类型以获取更多选项，如分组、集体或轮循。

你可以与别人分享你的日历通过复制你的日历URL[即Calendly.com/YOURNAMEHERE]和发送它在文本或电子邮件。一旦他们点击它，他们就会看到你的名字和如何将事件添加到你的日历的说明。

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如果您创建了不止一种类型的事件，您可能希望简化操作，并发送指向正确事件类型的链接。在本例中，单击分享按钮，或单击复制链接)来帮助人们在你的日历上创建一个特定的事件。

通过你的链接，那些想和你预约时间的人可以访问你的日历。他们可以选择一个特定的日子来打开你为自己设定的时间段。然后他们点击一个时间点并点击确认和你预约一个会议。

他们会被提示提供更多的信息，比如他们的名字，电子邮件，以及任何可能需要的额外说明。他们甚至可以选择在会议中添加其他客人。一旦所有的细节都准备好了，它们就合上了安排活动。然后将出现一个包含所有会议详细信息的确认屏幕。

你什么都不用做。当你下次查看日历时，你会看到会议已经安排好了(并且会向所有参与会议的人发送一封确认邮件)。

集成

这些都是你开始安排邮件的基本设置。但是，如果需要更多功能，请单击集成头，找到许多其他选项，包括Firefox、Chrome和iPhone应用集成。

例如，如果您需要Calendly插入到您的收藏夹的链接视频会议业务自动集成了Zoom、Google Meet、Microsoft Teams等功能。如果你对会议收费，你也可以将你的Calendly账户与PayPal或Stripe整合。

最后一个建议

个人通常使用免费的产品，但企业越来越多地向每个用户每月支付25美元，以简化操作并节省宝贵的时间。我仍然在使用这个免费的产品，但我正在考虑升级一下，因为Calendly做的不仅仅是预约会议。该工具还有助于工作流程、后续工作等。

如果你想知道的话，卡莱德利说你的数据是安全的(在新窗口中打开)。它在谷歌和谷歌提供的美国数据中心托管所有内容亚马逊网络服务。

所以我会推荐Calendly吗?是的。我讨厌预定会议，而Calendly一直都很流畅和简单。通过让AI处理我的日程安排，它也帮助我追回了大量的时间。当然，最终，我想克隆自己，这样我的数字分身就可以自己处理会议了。