每个人对会议都有自己的看法，比如为什么有些会议根本没有必要，或者是什么让它们变得不必要地长。改善会议并不难。只要有最少的准备和预见性，会议就会变成一场更有成效每个人都有经验。
召开好会议的一个关键是首先要了解你打算举行什么样的会议，然后相应地进行准备。让我们来看看四种最常见的会议类型，了解它们的不同之处。
四种会议
最常见的会议分为四种类型:信息会议、讨论和协作会议、签到会议和工作会议。
1.会议信息
信息会议就是用来传播信息的会议。半年一次的市政厅会议通常是信息丰富的。公关简报通常也包含信息。通常，只有一方有信息可以分享。与会者是来吸收的。
2.讨论及协作会议
头脑风暴会议是讨论或协作会议的例子。信息应该来自不同的人。协作会议也可以是解决问题的会议。在这种会议中，一个或多个相关方可能会制定议程。
3.会议签到
签到是一个定期安排的会议，通常围绕一个特定的项目，这个项目可能正在进行，也可能有一个预期的完成日期。每天scrum是签入会议的一个示例。签到有助于确保参与某种工作或项目的所有各方都了解问题、解决方案、变更、进展等方面的最新情况。定期的会议可以很短(但不必很短)。如果自上次会议以来几乎没有变化，那么会议可以在每个人都知道的情况下尽快结束。
4.工作会议
在工作会议中，人们聚在一起完成需要完成的工作。就这么简单。工作会议的一个例子是，不同的团队领导聚在一起定义项目时间表。他们聚在一起讨论日程安排，同时记录所有关键日期。另一个例子是程序员和利益相关者在一起实现代码中的更改(比如网站或其他交互产品)，而双方只有在彼此在场的情况下才能真正准确地验证这些更改。工作会议将拖延症扼杀在萌芽状态。他们通常是合作的。
让会议更有成效的5个技巧
1.在日历上提前安排适当的会议时间
有些会议需要提前几周安排在日历上。例如，任何有大量与会者的会议，如公司全体会议或季度股东大会，都需要提前安排好，以帮助尽可能多的人为会议安排好日程。
其他会议，尤其是内部会议，真的不应该提前太多时间安排。对大多数人来说，一两个星期就足够了。如果会议的目的是继续或解决一个已经开始的讨论或项目，你不希望在最近的讨论和会议之间间隔太多时间。人们需要带着头脑中还记忆犹新的想法来参加会议。
当寻找一个对每个人都适用的会议时间和日期时，使用一个会议调度工具．这样可以减少安排工作的痛苦，加快工作进程。
2.使用明确的主题行
无论你是通过日历邀请还是简单的电子邮件来安排会议松弛邮件，使用明确的主题行。这是每个人工作效率的关键。主题行不仅要用几句话说明会议的主题，还要说明会议的目的。一个清晰的会议主题可以帮助每个人理解为什么他们被邀请参加会议。它还提示人们应该如何提前准备。
3.既有议程又有目标
议程是会议中将要发生的事情的列表，通常是按顺序排列的。讨论会议确实受益于一个议程。这是会议日程安排。
议程本身并不能告诉人们会议的结果是什么。所以除了有一个议程，你还需要达到目标。
会议结束时应该做出什么决定?本次会议将取得哪些成果?如果你被一个新联系人邀请参加一个会议，你完全有理由问:“你希望从这次会议中得到什么?”
根据会议的复杂程度，你可能不需要明确议程和目标。例如，签入会议的目的总是相同的:签入、回顾进展和提出关注点。对于这类会议，你可能不需要一个明确的议程。有时，目的是隐含在主题行。一个例子是“为杂志8月号设定阵容”。目标是在工作会议上完成这项任务。
4.确定会议主持人
每一次会议都需要一个领导者或共同领导者。在大多数情况下，是那个召集会议的人。做决定时要明确。
我参加过的最糟糕的会议没有领导者。这是没有方向的，没有人知道如何让我们走上正轨。大约在一半的时候，我意识到有几个人在想我应该是领导。我感到非常羞辱，对那个安排谈话却没有明确指出谁应该主导谈话的人感到愤怒。最糟糕的是，这次会议对每个人来说都毫无意义。在另一个鲁莽的场景中，我曾经召集了一个会议，安排了它，并完全打算运行它，不料另一个同事完全接管了它。这句话真让人恼火。
5.丢掉技术，但要做演示
在你浪费时间创建幻灯片之前，问问自己，“我到底需要演示吗?”
如果答案是肯定的，请记住幻灯片应该用来让人们参与进来，加强你的观点，而不是为你自己制作。没有人会对星巾印象深刻，当他们来听你演讲或与你讨论时，没有人想看视频。
如果你有一个产品或服务要炫耀，展示一下它是如何工作的。不要展示它的图片或视频。给你的观众真正的麦考伊。
如果你想与每个与会者共享信息，请在会议前发送，而不是会后。人们是否会提前查看是另一回事，但给他们一个选择。这样你就可以把时间花在问题的核心上，也可能节省时间。
每个人都能从更好的会议中受益
会议有各种形式和规模，因此有独特的需求。尽管如此，一点准备工作对于让每个放弃时间参加会议的人都有很大的帮助。知道你打算举行什么样的会议也会帮助你塑造和完善你对它的期望。
