(资料来源:维姬·莱塔)
你不需要了解人们的残疾来让你的会议更适合每个人。据估计,在美国，四分之一的成年人患有残疾(在新窗口打开)据美国疾病控制与预防中心称，这些残疾中有许多是看不见的。此外，人们有暂时性或情境性残疾。例如，处于嘈杂的环境中会影响一个人的听力，以至于他们在会议中需要封闭的字幕才能跟上。
此外，你会有更多的包容性和更富有成效的会议如果你能提高人们的舒适度和参与能力，即使他们没有残疾。有一些简单的方法可以让内向的人、母语不是英语的人以及其他人更舒服地参加会议。
虽然有权利视频会议软件技术在很大程度上让会议更容易进行，但它们并不是你需要考虑的唯一事情。你的组织文化也在起作用。主持人和参与者说话、行动和互动的方式也是如此。考虑到这一点，这里有一些指导，让会议更容易进行。我更关注虚拟会议，而不是面对面的会议，因为从本质上讲，虚拟会议更容易接近，也更容易进行使如你所见，可访问。
1.创造一种敢于直言的文化
你和你的组织要让会议更容易进行，最重要的一步就是创造一种文化，让人们感到自在地发言。无论你多么努力地让会议具有包容性和可访问性，都不可能一直让每个人都满意。但如果你的会议是一个安全的空间，人们可以在需要的时候提出他们需要的东西，那么你就处于一个理想的位置，可以做出调整，并根据需要为人们提供访问。如果参与者在聊天中说或输入“我看不清你的屏幕共享。或者“视频里你的吊扇给我带来麻烦了。”你能改变一下你的拍摄角度或者模糊一下你的背景吗?”那么每个人都处于更有利的位置去成功。
2.提前提供一份议程和材料
每次会议都需要有一个明确的议程。对于重复召开的会议，议程可能与会议的名称(例如，每周检查)结合在一起，但实际上，如果每个人提前知道会议的内容，这对每个人都有帮助。添加议程可以让一切都变得清晰，并帮助参与者知道他们需要做什么准备。如果一个残疾人认为他们在会议上是一个被动的参与者，然后他们被当场要求参与，他们可能没有足够的准备来这样做。
同样地，在会议开始前，为与会者提供一份任何材料的副本，比如演示文稿，或者至少在一开始就分发给他们。当你给人们一份演示文稿的副本时，他们可以在上面使用屏幕阅读器，根据需要放大，按照自己的节奏进行，在本地副本上做笔记，如果技术故障中断了实时演示，他们也不会迷失自己的位置或分心。
3.在演示文稿中向图像添加Alt文本
在你分发会议材料之前(你会这样做之前会议现在)，确保为所有重要的图像添加Alt文本。Alt文本允许那些由于残疾或技术问题而无法看到图像的人获得他们所缺少的内容的简要描述。例如，如果您包含一个财务图表，则alt文本应该简要总结您试图突出显示的内容，例如“图表显示从2022年1月到6月增长50%。”
在某些会议软件中，您可能无法向某些图像添加alt文本，例如通过聊天共享的图像。在这种情况下，如果图像对会议很重要，演示者可以给出简短的口头描述，或者有人可以在聊天中输入简短的描述:“替代文本:一个着火的房间和一只狗坐在椅子上说，‘这很好’。”
4.有些会议是异步的
在会议之前发送幻灯片或会议材料是使部分会议异步的一种方法(意味着人们没有实时交互)。当会议有异步组件时，您大大减少在会议上浪费的时间在现场讨论之前，给人们一个处理信息、思考和头脑风暴的机会。有些人性格内向，不能很好地掌握会议语言，有语言障碍，还有许多人发现，在参加会议之前已经完成了一些会议想要完成的工作是非常有帮助的。
5.通话录音
对于重要的会议、大型会议和网络研讨会，请录制通话，并在会议结束后将视频提供给与会者。拥有视频意味着任何不能参加会议的人都可以访问您的会议。它还可以让人们重新观看会议的重要部分，更好地做笔记，并澄清他们第一次不理解的地方。观看视频的人还可以放慢或加快播放速度，打开关闭的字幕(许多视频会议工具都包含这些功能——稍后会详细介绍)，有时甚至可以下载音频的文本。
6.启用封闭字幕
视频会议领域最大的参与者——包括变焦会议，谷歌满足,微软团队-所有选项都可以在会议期间自动启用机器生成的封闭字幕。在微软团队中，它被称为住字幕(在新窗口打开)它还为参与者提供了一个设置，可以将他们的说明文字翻译成34种语言中的一种(其中包括几种英语方言)。现场字幕是Windows的易访问性优先方法．谷歌Meet同样可以转录各种语言并在它们之间进行翻译。
然而，自动生成的字幕总是不够用，所以Teams现在可以让您邀请专业速记员实时记录会议，并向参与者显示更准确的封闭字幕——这就是所谓的购物车字幕(在新窗口打开)，你必须提供自己的速记员。
7.让辅助功能选择退出，而不是选择加入
许多人在举办虚拟会议时忽略的一个关键步骤是了解他们使用的软件。(这是很多人这么做的主要原因变焦爆炸发生在COVID-19大流行的早期;很少有人知道他们有什么选择来保证会议的安全。Zoom也有责任，它应该把安全功能做得更突出。)当您探索您的软件并了解存在哪些可访问性特性时，请查看您可以永久启用哪些功能，以便在默认情况下启用它们。这样，可访问性功能就变成了会议中的人们选择退出，而不是选择加入。
8.复习幻灯片的最佳实践
在虚拟会议中展示材料之前，先回顾一下创建和展示幻灯片的最佳实践(在新窗口打开)因为它们也提高了可访问性。例如，幻灯片的一个最佳实践是将字体设置为比您预期的大得多:面对面会议的字体为40pt，虚拟会议的字体至少为24pt。让字体那么大迫使你将页面上的文本保持在最小，这是另一个最佳实践。不要把幻灯片弄得乱七八糟。对于你所提及的重要产品、地点和人物(包括他们的头衔)，一定要给出完整的书面名称。不是每个人都知道加里是谁，有些人可能会听到“加里”。把它写下来。
如果你使用微软团队，可以考虑使用PowerPoint Live功能，它允许参与者在PowerPoint演示文稿中激活屏幕阅读器;屏幕阅读器不适用于通过屏幕共享显示的演示文稿。您仍然应该在会议之前或会议开始时为与会者提供一份演示文稿的副本，但如果有人没有收到演示文稿，使用PowerPoint Live是有帮助的。
9.主讲人:开启视频并将面部居中
如果你正在开会，打开视频，把脸放在中间。确保你的脸占据了屏幕的大部分。这样，人们就能在你说话时看到你的嘴唇，读懂你的面部表情，这两者都能帮助人们理解你在说什么。唯一的例外是你在使用手语在展示的时候，在这种情况下，离镜头远一点，至少从躯干往上展示你自己。
演讲者在演讲时应该打开摄像机。至于其他参与者是否应该开启摄像头，我想这是个人的选择。演讲者和会议主持人通常发现，在会议期间观察观众的面部表情是很有用的，因为它能给他们反馈——不仅是会议是否吸引人，人们是否理解了材料，而且还能判断是否出现了问题。例如，如果演讲者的麦克风突然断了，静音的参与者可能会用手捂住耳朵或挥手表示有问题。
10.语速清晰，语速慢，重复重要信息
说话清楚，并提醒自己在会议中不时放慢语速。人们可以更好地听到你的声音，封闭式字幕也会更准确。此外，重复重要信息，以防人们第一次错过。这条建议适用于任何商业场合，尤其适用于虚拟会议，因为技术问题和其他问题会阻碍对话的进行。
11.使用耳机和麦克风
使用耳机和麦克风是标准改善视频通话的技巧但它也关系到可访问性。耳机消除了任何反馈的机会，麦克风让你更容易听到你的声音。一个内置在耳机里的麦克风是很好的，即使是一套便宜的带有内置麦克风的耳机也比没有强。蓝牙设备通常没问题，但当它们老化并开始退化时，可能会对其他会议参与者发出静态或乱码的声音，因此，如果每个人都能清楚地听到你的声音，一定要偶尔要求别人竖起大拇指。
12.模糊或中和背景
杂乱的背景会让人难以集中注意力。当你说话的时候，确保你身后有一个整洁和中立的空间，或者打开一个滤镜来模糊或屏蔽你的背景。所有主要的视频会议软件都有这个设置。
13.被动参与者:让自己安静下来
当你是一个被动的会议参与者时，不把麦克风调成静音有点不专业，但也不利于会议的可访问性。从你那端传来的意外噪音可能会打断其他人的听力，并影响正在使用的任何封闭字幕的质量。
14.在个人资料中填写你的全名和代词
大多数会议软件都允许您将姓名添加到个人资料中，以便会议参与者知道您是谁。确保你填写了你的全名，因为你的同事都知道你的全名和你的代词。Zoom Meeting有一个单独的字段用于添加代词。你的名字可以帮助别人认出你，加上你的代词可以帮助他们正确地指代你。澄清代词也可以使这种行为正常化，这可以帮助其他人舒服地分享他们的代词，并创造一个更具包容性的环境。
同样，当你在一个大型会议上发言时，或者在一个不是所有人都认识你的会议上发言时，请清楚地、缓慢地说出你的全名，这样人们就能听到并知道如何发音。
15.为长时间会议安排休息时间
如果会议被安排的时间超过45分钟左右，会议就会中断。每个人都会欣赏它们，但对于那些正在怀孕或最近怀孕的人，患有慢性疼痛的人，或者处于长时间静坐很难从而分散注意力的情况下的人来说，这尤其重要。
有关会议和远程工作的更多建议，请参阅我们的在家工作的20条建议而且提高会议效率的5个技巧．
