你可能知道The Neat Company，因为它的扫描仪和相关的应用程序可以解析你扫描的任何财务文件的数据，比如收据和银行对账单。你可能不知道，该公司已经推出了NeatBooks，一种复式应收账款服务。NeatBooks坚实的会计工具专注于帮助您从网上银行账户下载交易并对其进行分类。
NeatBooks为你提供了四种将交易从原始文档(如收据)转移到在线存储区域的方法。当它接收到这些源文档时，NeatBooks提取关键信息，如日期、供应商和金额，并将其放置在在线记录的正确字段中。当交易与其原始文档相匹配时，它们被认为是协调的。您还可以在移动设备上创建和发送发票、生成可定制的报告以及访问对账工具。
NeatBooks缺乏竞争对手的一些功能会计应用程序，如应付账款、时间跟踪、库存跟踪和销售表单定制。但它更擅长于促进文件上传和分析财务表格中的数据。NeatBooks是The Neat Company的第一次出色的尝试。
一分之三的价格
NeatBooks每月收费40美元，每年收费432美元。NeatBooks还包括另外两款Neat产品的功能，如果你不需要NeatBooks提供的所有功能，你可以单独购买这两款产品。其中一个叫做NeatInvoices(免费)，它是一个简单的发票工具，支持一个支付网关(WePay)来接受客户的付款。另一个是NeatFiles(每月25美元或每年300美元)，它为你的数字金融文件提供无限的在线存储空间。NeatFiles具有与NeatBooks相同的数据捕获和解析功能。
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对于首次发布的版本来说，每月40美元的完整服务价格偏高。QuickBooks在线要点它的功能更强大，固定价格为每月50美元。Zoho图书高级版它有一些连QuickBooks Online都没有的功能，每月只需35美元。日出和波它提供应收帐款、应付帐款等，都是免费的。所有这些相互竞争的产品都允许您将源文档附加到事务中，但没有一个提供NeatBooks所提供的文档存储和匹配功能。此外，那些解析数据的软件也不像NeatBooks那样快或那么好。
建立整洁的书籍
设置过程由几个步骤组成，其中一些步骤必须在开始工作之前完成，其他步骤可以稍后完成。您首先提供您的联系信息、行业、员工数量和成立年份。然后，该服务询问你是否要通过提供你的银行登录名和密码将一个金融账户连接到该网站。您可以添加支票和储蓄账户、信用卡和贷款(不包括投资)。您可以继续添加帐户或退出该网站。
您可以通过从主页打开Settings来完成设置。在那里，NeatBooks会让你自定义分类。beplay3体育app手机版当你这样做时，你实际上是在修改NeatBooks提供的默认帐户图表。
帐户图表界面分为三列:父类别、公共类别和自定义类别。beplay3体育app手机版父类别包含你的beplay3体育app手机版核心账户，如收入、费用和资产，每个条目下面是标准的子类别，包括销售和计费费用、汽车费用和一般业务费用。单击这些条目中的任何一个，中间窗格将显示该条目的公共类别(如教育和旅行)，如果存在的话。beplay3体育app手机版大多数类别beplay3体育app手机版都可以独立存在。您可以选中一个复选框，将列出的任何子类别添加到帐户图表中，或者在第三个窗格中创建自beplay3体育app手机版己的自定义类别。
这个过程是一个非常简单和有效的方法来建立一个图表的帐户，但它确实需要一些时间和决策。大多数会计应用程序提供了包含在会计图表中的典型的、详细的类别和子类别的全面样板列表，尽管它们允许修改。beplay3体育app手机版NeatBooks要求您扩展自动包含在其他网站上的基本类别和子类别。beplay3体育app手机版然而，NeatBooks确实允许你启用、禁用、重命名、编辑和移动类别。beplay3体育app手机版一些会计师不希望他们的客户亲自动手处理会计报表，因为这可能会影响他们的报告和税务计划和准备，但是网站上还有另一层分类，与税务表格和时间表相匹配(稍后会详细介绍)。
供应商映射
另一个步骤涉及供应商映射，这有助于加快协调。NeatBooks会显示从您导入的交易中提取的供应商列表，并让您为其选择默认类别。beplay3体育app手机版默认选中所有选项。您可以取消选中不希望包含的任何项，但是不选中它们可能会导致在匹配未来的事务时出现问题。大多数竞争网站都有类似的功能，通常称为规则，可以自动将某些交易与特定类别关联起来，但它们不仅仅基于供应商字段。
如果你试图禁用一个在你的注册中有现有交易的供应商，你会得到一个大大的红色警告信息，并且不允许这样做。您还可以添加供应商。但在这里，您需要确保您添加的名称与银行存档的名称完全匹配。如果您在选择类别时发现没有需要的类别，您可以单击链接beplay3体育app手机版返回到帐户图表页面并添加或编辑它，然后直接返回到供应商映射。
更多的设置
你还会被问到从哪一个月哪一年开始你的NeatBooks记账。你还被要求说明你要核对哪些商业账户。
你需要输入起始余额，这意味着在你的财政期间开始时你在账户上的金额。如果你一直在使用另一种记账方式，你就不希望在所有账户中输入每笔交易。所以你的开始余额是从你之前的记账结束的地方开始的。
在开始工作之前，你不需要输入你的初始余额。事实上，该网站建议你向税务专业人士咨询，以便正确填写。一旦你有了数字，你可以创建一个日记账条目，这是会计网站试图避免的。但这是一项简单的任务。单击几个标记良好的链接并输入号码。
探索设置
在我完成一个会计应用程序的设置过程后，我喜欢访问设置。它让我了解新功能，并查看有哪些选项可以修改任何默认设置。
在NeatBooks中，你可以点击右上角的公司名称。将出现一个下拉菜单，让您返回到“帐户图表”和“供应商映射”区域。你可以查看网站的用户设置，其中包括你的密码和安全问题，以及你唯一的NeatBooks电子邮件地址。电子邮件地址用于将数字文档转发到系统中，比如供NeatBooks阅读的收据(稍后会详细介绍)。
帐户设置区域包括您的货币选项(支持美元和加拿大元，比其他一些网站允许的要少得多)和您的业务简介链接。您还可以通过提供姓名和电子邮件地址来邀请其他用户。这些人将被邀请创建一个NeatBooks帐户，并将完全访问该网站。您无法将用户访问权限管理到QuickBooks Online中可以管理的详细级别。
用户体验与支持
NeatBooks名副其实。它有一个非常整洁、丰富多彩和吸引人的用户界面。导航使用标准约定，易于理解。当您单击左侧垂直导航窗格中的仪表板条目时，这种可用性从一开始就很明显。首先看到的是净现金流程图，您可以在各种日期范围内查看它。
下面是将数字文档导入NeatBooks的四种方法的链接，这些文档将被解析并作为记录输入到网站上。这款应用支持收据、账单、联系人、文档、发票、对账单、支票，奇怪的是，还有食谱。您可以将它们从您的计算机系统文件中导入为可接受的文件类型(PDF, JPG, TIF, PNG或BMP)或通过电子邮件发送到您的唯一地址。你可以使用NeatBooks移动应用程序在智能手机上捕捉它们。
如果你有neat认证的twin兼容第三方扫描仪(在新窗口中打开)(有很多)和免费的整洁扫描实用程序，你可以扫描文件直接到NeatBooks。
仪表板上的其他链接将带您到用户提示、反馈门户和您的项目，即收据、发票等。一些竞争对手的仪表板更加充实，例如包括账户余额列表、附加图表和待办事项列表。而NeatBooks没有待办事项清单本身，如果你有需要查看的项目，它会在页面顶部通知你。要查看仪表板中通常包含的内容——说明顶级费用类别、现金余额、损益和总销售额的图表——你必须点击工具栏中的Insights链接。beplay3体育app手机版
屏幕左侧的垂直工具栏包含指向站点主要工具和功能的链接:发票、事务、对账、洞察、报告和文件柜。再往下是NeatBooks支持选项的链接。我喜欢它有一个可搜索的faq数据库和精心编写的分步说明。您还可以获得用于提交支持票的表单、实时聊天、支持电话号码以及与站点专家进行一对一电话通话的日程安排页面。对于一个相对简单的站点来说，这些选项似乎已经足够了。
将文档移动到neatbook中
前面我提到有多种方法可以将文档放入NeatBooks。它们的效果如何?
我扫描并发送了一张简单的发票，上面有六行项目。NeatBooks用了大约一分钟就把它处理好了，然后把它放到了我的文件柜里，放在“需要审查”和“所有文件”下面。当我点击查看时，一个新的双屏屏幕打开了。左边是所有可能用于数字文档的字段。右侧显示的是我的原始发票复印件。NeatBooks输入日期、商品类型、货币和总金额，并将它们放在正确的字段中。缺少了发票号和供应商名称，所以我手工添加并保存了发票。我还可以选择重新处理它、用电子邮件发送、丢弃它或将其导出为CSV文件。
当我测试第二张发票时，NeatBooks输入了与之前相同的字段，外加供应商和类别。
在商业世界中，没有标准的发票或销售收据或任何其他类型的财务文件。字段以不同的形式出现在不同的地方，有时甚至使用不同的术语。所以我不会期望NeatBooks在现场匹配中获得100%的分数，它也没有。尽管如此，它还是很快，而且往往相当彻底。
创建发票
在您开始创建和发送发票之前，您必须向NeatBooks提供一些信息。它需要您的组织的联系信息和可选的徽标，起始发票号码，您的发票提醒时间表，以及您的条款和条件的文本。您可以在发票设置中修改任何这些信息。一旦你输入了初步数据，NeatBooks就会引导你完成一个关于创建发票的简短教程，如果你从未使用过在线发票应用程序，这个教程做得很好，值得一看。无论您是否有发票经验，创建发票屏幕都是直观的。
发票页面的设置类似于竞争对手的发票屏幕。有几个字段出现在顶部，要么必须填写，要么已经完成。单击Customer字段打开一个下拉菜单，当您第一次开始时，该菜单只包含一个条目:Create Customer。单击它，将从右侧滑出一个面板，其中包含用于客户联系信息的空白字段。完成表单并单击Save后，该记录将显示为不断增长的客户列表中的一个条目，因此您可以在创建发票时选择正确的记录。这里的客户数据很少，远没有Zoho Books那么全面。
你的发票号码和日期应该已经填好了，这样你就可以进入条款了。下拉列表显示您的选项。选择一个，NeatBooks就会自动提供截止日期。在这些字段下面是输入行项目的空间。单击“+产品/服务”，将出现一个下拉列表，其中包含一个条目:创建产品/服务。从右侧滑出一个面板，其中只有几个字段需要您完成:名称、描述、价格和数量。如果适用的话，您也可以勾选一个包含税的方框。NeatBooks不提供库存跟踪服务鑫元鸿其他人也会这样做，否则会有更多的字段需要填写。
一旦你输入了一个产品或服务，下面就会出现一个新按钮:+折扣/费用。单击它并在从右侧滑出的窗格中添加一个或两个。NeatBooks将它们作为单独的行项输入。你不能像在竞争网站上那样指定销售的百分比作为折扣，只能指定金额。
应税金额在其旁边标有上标T。因此，当您完成产品和/或服务的输入后，单击发票底部的Tax字段，然后单击Add Tax。在右侧窗格中输入税种名称和百分比并保存，NeatBooks就会计算出税额。如果您想给客户添加注释，您可以这样做。否则，你就完成了。NeatBooks将完成所有所需的计算，并在右下角显示到期总额。保存并预览它，然后您可以编辑它，发送它，将其标记为已发送，将其导出为PDF并打印它，取消它或复制它。最终的发票看起来简单、专业、有吸引力。
一旦您创建了一个发票，您将有一个发票主页。未偿和逾期金额出现在顶部。您可以在发票、客户和产品之间切换，以查看已创建的条目列表，并在必要时对其进行编辑。同样，NeatBooks没有提供许多竞争对手提供的深度细节。例如，你不能像在Wave中那样自定义发票。但很多非常小的企业并不关心这些能力。
事务管理
如果你已经将你的在线账户连接到NeatBooks，你可以利用它的交易管理功能。Transactions页面在右侧的窗格中显示您的帐户及其余额。您可以在这里添加帐户并刷新您的提要。您还可以更改日期范围，设置过滤器并手动输入事务。不幸的是，NeatBooks希望你将这些手工交易指定为借方或贷方，这是会计软件试图避免的两个词。注册表包含了它引入的每笔交易的大量信息，包括日期、供应商和金额列。NeatBooks试图对每笔交易进行分类，但它在我的几笔交易中都没有做到。
至少改正起来很容易。单击一个事务，它将在一个新窗口中打开。我发现有一个新窗口有点不方便，因为竞争对手总是让你在注册页面上处理交易。在任何情况下，新窗口都会显示已填充的主要字段。单击Category字段打开列表并选择一个新类别。您可以通过点击链接打开更多字段，但必须自己填写。其中之一是税收类别(用于扣除费用)。税务类别不同于您分配给内部使用的交易的更一般的类别。税种清单包括加拿大和美国税制的表beplay3体育app手机版格和时间表的名称。当你准备纳税．您还可以将事务分配给项目，并使其对客户计费。
在这个屏幕的右侧是另外两个链接，一个用于将源文档附加到事务，另一个用于搜索您的Neat文件以查找已经上传的源文档。如果选择了匹配的源文档或单击No source document旁边的框，则可以保存事务或将其保存为已协调的事务。
对账和报告
账户对账通常包括将银行对账单上的交易与支票簿上的交易(无论是纸质的还是在线的)相匹配，并确保两者之间的差异最终为零。NeatBooks用这个词来描述它将交易与数字源文档相匹配的过程。
当您单击工具栏中的Reconciliation链接时，打开的屏幕显示了四个“bucket”，每个帐户的交易可以显示在其中。建议的匹配就是:看起来相关的事务和源文档。退款、贷记和存款归在一起，可以对账。其他未协调事务是指需要验证、匹配和协调的事务。NeatBooks使这个过程非常简单易懂。
一旦对给定月份的所有事务进行了核对，屏幕上就会显示一条“100%已核对”的消息。然后这个月就可以结束了，你可以继续调整你的其他账户。
我对该网站对和解的定义褒贬不一。它之所以令人困惑，是因为它描述的过程与会计中这个词的典型含义不同。例如，在QuickBooks Online中，对账意味着将你下载的交易与你在网站上输入的交易进行匹配。例如，你不必在NeatBook中手动输入交易费用(尽管你可以)。您所需要的只是源文档，它总是正确的。人类在输入数据时有时会犯错误。
鼓励人们确保他们有备份事务的文档，并提供一种存储和组织它们的方法，这是一件好事。将它们分配到税收类别也是一件非常好的事情。beplay3体育app手机版
NeatBooks提供了八份报告的模板，考虑到它的功能，这是恰到好处的。它支持标准的财务报告(损益表，现金流量表和资产负债表)。此外，您还可以运行费用报告、支出摘要、销售税、支出详细信息和税收类别。例如，NeatBooks的报告比QuickBooks Online少得多，但是NeatBooks几乎没有支持QuickBooks的功能做．然而，从NeatBooks中获得的报告是非常可定制的，并且在视觉上很吸引人。
移动接入
NeatBooks有一个iOS应用程序和一个安卓应用程序，但它们还没有网站做得那么多。底部的四个图标将带你进入应用程序最常用的功能:搜索、洞察(尚未提供)、捕捉(照片)和调和。
还有一个附加选项菜单。从这里，您可以过滤和查看交易，查看未付发票，访问文件柜，并打开设置和支持功能。这个应用程序很干净，很有吸引力，对我来说表现很好。考虑到NeatBooks本身是一个新网站，它的首批移动应用比许多早期的会计网站开发商做得更多。
简洁的概念
我喜欢NeatBooks采用的创新方法来进行账目协调。它可以使报告和税务准备更加彻底，准确和有组织。如果做得认真，注意到每一个财务细节，它可以和更标准的对账方法一样可靠。另一方面，发票和交易管理比竞争对手的网站更简单，而且没有应付账款。用户将不得不在他们的会计工作中投入额外的时间来上传所有这些源文档。尽管如此，它还是为许多非常小的企业提供了一席之地。
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NeatBooks是一个仅提供应收账款的会计网站，它提供了出色的用户体验，简单的对账，并帮助您将下载的银行交易与原始源文件(如收据)相匹配。
