谷歌工作空间，曾经被称为G Suite，提供了一套功能强大、优雅的办公和协作应用程序，适用于商业、教育和其他机构。这是一个基于订阅的升级，从免费的谷歌应用程序提供给任何有谷歌帐户的人，是迄今为止最好的基于云的办公套件可用。如果你愿意把所有的业务都放在网上，放弃基于桌面的应用程序，谷歌工作空间是一个显而易见的选择。不过，许多人仍然更喜欢微软的Microsoft 365，它的功能相当强大，加上桌面文件存储带来的额外安心。
工作空间的成本是多少?
谷歌工作空间并不便宜。商务入门版每个用户每月花费6美元，提供100个参与者的视频会议(没有录音)，以及每个用户30GB的存储空间。商务标准版的价格翻了一番，达到每个用户每月12美元，提供多达150人的视频会议(可选录音)，并将存储空间扩展到每个用户2TB。更昂贵的Business Plus和Enterprise计划提供增强的安全功能。谷歌为非营利组织和教育机构提供免费版本，不过大型机构应该购买企业版。
的比较微软365商业基本套餐的费用是每个用户每月5美元，而商业标准套餐的费用是每个用户每月12.50美元。更昂贵的商业高级和企业选项也可用。微软的Business Basic计划和Google Workspace一样，只能在网络浏览器(Chrome是最兼容的)或功能较少的移动设备上在线使用安卓应用程序和iOS应用程序．微软的商业高级计划及以上计划包括Outlook、Word、Excel、PowerPoint等桌面应用程序，核心应用程序可在Windows、Mac、Android和iOS平台上使用。
苹果还提供了一套免费的在线和桌面办公应用程序，但它们的功能不如谷歌和微软。苹果还限制其桌面和移动应用只能使用苹果的硬件，不过Windows和Android用户可以使用基于浏览器的版本。此外，苹果并没有将其应用程序打包成一个套件。相反，以前的iWork套件现在是一系列独立应用程序的集合:主题，用于演示;数字，演示工具，以及页面，用于文字处理。
类似的产品
Microsoft Office Professional 2021
Microsoft 365 Personal
苹果时
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谷歌文档，表格和幻灯片
SoftMaker办公室
LibreOffice
为什么选择谷歌工作空间?
使用Google Workspace(或几乎任何其他基于云的办公套件)主要有三个原因。首先，你可以从任何网络浏览器访问你的文档。其次，您可以通过集成的聊天功能与您授予访问权限的任何人实时协作处理文档。第三，你得到了所有修改的完整记录，你可以检索或恢复任何你想要的东西。
然而，这些理由可能不足以诱使你放弃微软或苹果的桌面应用程序，部分原因是微软和苹果都提供基于云计算和桌面的文档访问方式，其中许多都具有相同的版本跟踪和实时协作功能。对于高级用户来说，微软的应用程序比谷歌的要强大得多，与Gmail和谷歌日历相比，你可能更喜欢Outlook集成的邮件、日历和联系人功能。对于只使用苹果的组织来说，苹果的应用程序提供了更优雅的图形，并与苹果的生态系统有更深的融合。
开始使用工作空间
我通过一个简单的向导设置了一个谷歌工作空间帐户，它要求我选择一个域名，要么是我已经拥有的域名，要么是我可以通过支付12美元的年注册费创建的新域名。我创建了一个新域名(PCMagazineReviewers.com)，然后为自己和一些同事添加了电子邮件帐户;设置界面帮助我向同事的现有地址发送消息，通知他们我为他们创建的新地址。之后，我用我的新电子邮件地址登录了google.com，窗口右上方的一个菜单让我可以访问所有的谷歌工作空间应用程序。
多年来，我一直在通过我工作的一家大型组织使用企业版的Google Workspace。但在这次评测中，我测试了基本服务，以了解管理这套套件的感觉。我从Google Sites应用程序开始，它引导我为我的新域名创建一个简单的网站创建向导。我可以选择限制地址在PCMagazineReviewers.com的用户访问，或者让任何在浏览器中打开它的人都可以访问。
创建这些网站的Google Sites应用程序具有谷歌其他应用程序的所有优雅简单性，可以在不到一个小时的时间内毫不费力地建立一个多页面网站。任何人都可以免费使用Google Sites，但免费用户只能使用sites.google.com地址创建网站，而Google Workspace订阅者和其他付费用户一样，可以使用自己的域名作为网站地址网络托管服务．
Google Workspace的Google Docs、Sheets和Slides版本提供了与免费版本相同的优雅、简约的模板，但Google Workspace允许你上传自己的文档、电子表格或演示文稿，作为创建新文档的模板。在协作和分享方面，谷歌工作空间提供了比免费谷歌应用程序更多的选择。例如，您可以指定一个文档只能与您组织的成员共享，或者只能与您向其发送共享链接的组织的成员共享。
如果你过去用过谷歌的应用程序，你可能会注意到新功能不断增加。对于Docs、Sheets和Slides应用程序，Google工作区添加了与免费版本相同的功能。请参阅我们对谷歌文档，表格和幻灯片获取详细信息。
脱机
当你选择谷歌工作空间而不是微软365或苹果的应用程序时，你正在做出一个重大决定，即依赖几乎完全存在于云端的数据和应用程序，这些数据和应用程序只能通过浏览器或移动设备访问。谷歌不提供桌面应用程序，比如微软(Microsoft)的Word或Excel的桌面版本，以及苹果(Apple)的Pages and Numbers。如果您想在没有Wi-Fi的飞机上编辑文档，您需要执行一些初步步骤。
首先，使用Chrome浏览器导航到https://drive.google.com/drive/settings,(在新窗口中打开)然后选中“脱机”复选框，这样最近的文档、工作表和幻灯片就会自动保存到你的谷歌硬盘上。然后系统会提示你在Chrome中安装可选的Google Docs离线扩展。此设置仅适用于最近创建的文档;如果你想处理之前创建的文档，请转到你在文档、工作表或幻灯片中创建的文档列表，右键单击你想要脱机编辑的文档，并将滑块移动到“脱机可用”选项旁边。在你完成这些之后，谷歌会将你的文档下载到你的磁盘上，你可以在Chrome中编辑它们，就好像它们是在线的一样。相比之下，微软提供了两全其美的服务，因为你的微软OneDrive文件夹中的文件可以离线编辑，无需事先准备，也可以通过浏览器编辑。
请记住，您的组织可能已经禁用了离线编辑选项，我所在的组织就是这样做的。在这种情况下，我脱机编辑谷歌文档的唯一方法是，在脱机前记得将其下载为Microsoft Office格式或其他桌面格式，在桌面应用程序中编辑文档，然后在重新上线时再次将其上传到谷歌工作区。是否值得这么麻烦，由你来决定。
认识一下(在线)应用程序
谷歌的在线应用程序是成熟的，几乎完全没有问题。它们可以在你的浏览器中工作，在打开最复杂的Microsoft Office文档方面表现出色。你可以从某个谷歌应用程序中上传Office或其他文档，或者将其复制到你的谷歌硬盘上，然后在谷歌应用程序的文件列表中点击打开它。PCMag.com用一个由前pcmagg技术编辑本·戈特斯曼(Ben Gottesman)创建的巨型工作表测试电子表格应用程序。此工作表在Excel中立即打开，但使所有其他桌面电子表格黯然失色。Google Sheets立即打开了工作表，但原始文档的一个工作表是空白的，图表标题是旋转的，无法读取。尽管如此，这还是让我们了解到谷歌的应用程序有多强大。
正如你对基于云的电子表格(如Sheets)所期望的那样，你可以将单元格链接到网络上任何地方的数据。Excel也有同样的功能，但你不会在谷歌的电子表格应用程序中找到它科立尔，LibreOffice,或SoftMaker．与桌面电子表格一样，你现在可以在单元格中插入图片，或者你可以从“插入图片”对话框中将图片放置在工作表上，该对话框允许你上传或搜索图像，或者从你的Google Drive中选择一个。在这里和整个套件中，谷歌为您提供了所有可以想象到的将数据插入文档或工作表的方法。
你会发现一些其他办公套件无法比拟的功能。例如，如果你想在Google Docs文件中插入一个特殊的符号，你就不必在包含数千个Unicode字符的菜单中搜索。相反，您只需用鼠标绘制符号，Docs就会显示与您绘制的符号或多或少匹配的符号列表。另一方面，Docs处理Word文档的一个主要问题是它对Word样式的处理。Google Docs有自己的样式功能，但仅限于一小部分内置样式名称。Word允许您使用任何您想要的名称创建无限数量的样式。如果你使用Google Docs编辑一个使用Word样式的Word文档，然后将文档保存回Word格式，那么所有原始样式都将丢失。
与我测试过的其他套件不同，Google Docs只能创建脚注，不能创建尾注，这意味着它不适合很多科学和学术写作。而且你不能指望Google Docs在处理大型文档时表现出色。
例如，我有一个真实的1200页Word文件，我用它来测试办公应用程序。文件立即上传到谷歌文档，但后来文档花了很长时间来处理它进行编辑，最后它问我是否要停止等待并取消操作。当我用Docs自己的格式处理大型文档时，我经历了几乎同样令人沮丧的缓慢的性能。请注意，同样庞大的文档在Word、Corel WordPerfect和SoftMaker Office中几乎可以立即打开，而在LibreOffice和Apple Pages中加载则需要几秒钟。
该套件的演示应用Google Slides可以方便地在演示中插入YouTube视频，但它缺乏微软(Microsoft)的PowerPoint和苹果(Apple)的Keynote所具有的丰富而精细的图形功能。你会得到一些基本的过渡，但仅此而已。这不应该阻止你使用幻灯片，因为竞争对手应用程序中眼花缭乱的图形主要是为了分散你的观众对你的实际内容的注意力。
来自微软、Corel、LibreOffice和TextMaker的套件都有着悠久的历史，并且都强调能够导入几十年前创建的任何老牌企业、实验室、法律或政府办公室的遗留文档。谷歌的应用程序只能导入以当前标准格式创建的文档。如果您不需要访问旧的文档，这无关紧要，但对于任何长期活跃的组织来说，这都是一个严重的限制。
云计算的好处
与桌面应用相比，像谷歌这样的纯云应用的功能总是比较少，但绝大多数文档和工作表并不需要比谷歌提供的更多的功能。我已经提到了Google Workspace应用程序中典型的优雅界面，我对Google认真对待键盘可访问性的方式印象特别深刻。工具栏和菜单显示了几乎所有功能的快捷键，所以你不需要像使用苹果的应用程序那样，用手腕在屏幕上移动鼠标。微软的Office在线版也提供了大量的键盘快捷键。
谷歌应用程序会跟踪你对文档所做的所有编辑更改，可以追溯到文档最初创建的时候。您可以恢复到旧版本，或者简单地使用文档历史特性来查看旧版本，以查找并复制想要粘贴到当前版本中的文本。微软和苹果都提供了Track Changes选项，但你需要记得打开它，而且默认运行它会方便得多。苹果应用程序的在线版本根本不支持修订跟踪，这意味着你将无法在线编辑你离线添加的任何修订。
谷歌应用程序中另一个设计精良的功能是“探索”窗格，你可以通过菜单或键盘快捷键打开它。就像微软的智能查找功能一样，它可以在网上搜索你文档的相关信息。谷歌的“探索”功能会在每个搜索结果旁边显示一个引号图标;点击这个图标，参考资料就会作为脚注插入到文档中。你可能需要格式化和修改脚注文本，但你避免了在任何其他应用程序中添加参考文献所需的许多复杂步骤。微软提供了一个类似但不那么优雅的功能，只在当前文本中插入引文或链接。谷歌文档有一个菜单项，可以翻译整个文档。微软Word提供翻译整个文档或选定文本的功能。
当你导出PDF格式的文档时，谷歌应用程序中出现了一个奇怪的现象。与我尝试过的所有其他PDF创建程序不同，Google的应用程序无法在PDF的元数据中插入CreateDate字段，这意味着你无法知道PDF是何时生成的。根据你接收文件的方式，文件本身的日期不会告诉你它是什么时候创建的;只有PDF CreateDate元数据可以告诉你，而谷歌的应用程序不包括元数据。CreateDate信息通常是在PDF查看器中查看PDF的Properties表时看到的信息，如果没有此信息，则很容易选择存在多个副本的PDF的错误版本。
谷歌工作空间中的其他应用程序包括白板应用Jamboard，这是一个简单、直观的画布，用于分享想法和图像，上面有一个红点形状的激光笔。你还可以使用Google Chat和视频会议工具Meet，这两个工具都可以从Gmail的消息中轻松打开，让你几乎毫不费力地开始对话。Currents应用程序是谷歌的同类产品松弛和微软团队．
工作区是微软365的真正替代品吗?
Google Workspace为任何需要协作办公套件、网站、共享日历和邮件服务的组织提供了大量的服务。与同时存在于桌面和云端的Microsoft 365相比，Google Workspace是云专用的。这是有利还是不利取决于你的需要。如果您希望确保组织生成的所有内容始终在云中可用，则纯云应用程序更好。如果你想要桌面应用程序的全部功能，或者你需要可靠的离线访问你的文件，你最好使用一个可以保存到本地设备的办公套件。
谷歌工作空间的轻松、优雅、速度和深度给我们留下了深刻的印象，如果我们中的一些人仍然喜欢在这里完成工作Microsoft 365 Personal这是因为我们更喜欢将文件保存在定期备份的机器上的安全性。有些人可能还需要像微软Word这样的桌面应用程序来完成他们的工作。如果您的组织可以管理功能列表减少，有时仅云应用程序的性能较慢，以及将文档保存在云中的前景，那么Google Workspace是一个强大而优雅的选择。
谷歌出色的办公套件Workspace几乎和微软365一样强大和灵活，尽管它只提供在线应用程序。这种基于浏览器的方法意味着它的应用程序可以在任何平台上使用和运行。
