最好的文档管理软件

什么是文档管理软件?

文档管理(DM)软件包含广泛的特性和功能，其中许多特性和功能对于有效地运行业务是至关重要的。许多中小型企业(SMBs)，如法律公司、创意公司或媒体和出版机构，都致力于实现无纸化，并正在寻找实现这一目标的合适工具。无论如何，业务都会生成大量数据，因此选择可靠和可伸缩的DM系统是简化和自动化工作流的关键。

对于中小型企业，一个高效的DM系统可以带来更好的整体性能，原因有几个。最基本的原因是有地方存储和组织文档。版本控制，工作流程，访问权限，备份，数据保护也可由DM解决方案处理。它是存储、保护和共享各种业务文档的起点。对数据进行分类的能力是DM的另一个功能，它可以完全改变组织映射其工作流的方式。有了这么强大的力量，世界范围内的DM和企业内容管理(ECM)系统的收益项目稳步上升就不足为奇了，如下图所示，Statista(在一个新窗口中打开)．

2017-2027年ECM全球营收(数十亿美元)

除了新的效率之外，DM系统还可以作为协作工具，将新的沟通方式与对合法监管需求的同等重视结合起来。对于初学者来说，传统的文件存储使安全性难以管理和维护。虽然有某些功能可用于设置文件或文件夹的权限，但只需将文件从一个文件夹移动到另一个文件夹，这些权限就会迅速降级或完全失效。对用户来说，跟踪存储在企业服务器上共享文件夹中的文档更改几乎是不可能的，维护和评估审计跟踪也是一样。即使是在协作方面，从传统的企业文件共享过渡出来也会有显著的改进。

让我们明确一点:当我们在这篇综述中讨论DM时，我们关注的是能够提供企业级文件管理的DM系统，包括路由、保留，有时甚至支持纸质文件处理，包括异地存储和保险。如果你只是在寻找Dropbox Business或谷歌Drive for Work的在线存储，那么你可以阅读我们最好的这些产品的评论beplay手机官网下载c大声存储和文件共享提供商综述。

存储和协作

即使在最基本的情况下，DM系统也应该能够以各种各样的文件类型存储文档，不过在购买之前，您应该仔细检查组织在这方面的需求，并与任何潜在的系统进行匹配。即使在今天，也有一些私有文件类型不是每个DM系统都能支持的，特别是在定制的业务线(LOB)应用程序中。

除此之外，DM系统还应该提供工具来组织这些文件，并以最小的工作量或系统资源找到那些满足特定用户定义标准的文件。最常见的是，这将以“智能搜索”功能的形式出现;这是您应该在评估阶段测试的另一个关键特性。标签和可定制的键字段等功能对于在文件的存储位置从公司内存中丢失后查找文件非常重要。一些解决方案，如Microsoft SharePoint Online，提供了基于您配置的规则自动对文档进行分类或标记的功能。这不仅提高了文档背后数据的可靠性，还提高了用户查找所需文档的可能性。

我们回顾的许多DM系统都包含一定数量的在线云存储，例如Adobe Document cloud Standard、Ascensio System OnlyOffice和Microsoft SharePoint online。然而，你不应该把这看作一个关键的购买标准，因为存储是简单的部分。对于大多数组织来说，这不是评估DM系统时最重要的因素。协作工作，比如共享文档、查看更改(比如在一个有组织的修订历史中)，或者与另一个用户同时处理文档(在Ascensio System OnlyOffice和Microsoft SharePoint Online中都可用)，都是那种可以提高团队效率的功能。

另一个常见场景是将DM系统与其他业务应用程序集成。由于DM系统处理文档，而文档通常是许多业务流程的中心，因此DM系统可以通过将数据和功能提供给其他应用程序，从而充当其他业务流程的关键。Web内容可以在其中一些系统中创建、编辑和处理，然后通过一个监控甚至发布营销自动化系统．

另一个常见的场景是将前端DM解决方案与不同的或定制的后端集成，业务文件共享和存储解决方案；例子包括Egnyte或微软企业OneDrive这可能仅仅是因为其他公司数据位于该存储库中，或者是因为专用服务提供了更好的安全特性，特别是在访问控制和文件加密方面。

如果这对您可能很重要，那么您的评估阶段将需要关注潜在供应商提供的任何预构建集成以及其应用程序编程接口(API)的实用程序—或者它是否有API。和往常一样，如果你能在购买前尝试，那么这是最好的方式。这些供应商大多提供至少14天的免费试用，而许多则提供整整30天的试用期。一些供应商甚至提供免费层，尽管这通常伴随着较低的用户数量和有限的功能，这可能会破坏评估系统的目的。

批准、共享和签名

在某些情况下，企业会创建一个文档来拥有它。但是，在大多数情况下，文档是用来共享的，而且通常是经常共享的。因此，DM系统的一个重点领域应该是它提供的处理这些文件的工具。至少，从效率或客户的角度来看，这些功能的存在可以简化沟通并提高回报。在某些情况下，这些通信工具还支持跟踪通信并随着时间的推移报告它们;对于具有遵从性或法律影响的文档来说，这是一个特别关键的特性。

从工作流的角度来看，能够将特定类型的文档路由给需要完成或批准它们的人员是一个基本的功能级别。以一种可编辑的格式呈现文档，这种格式将成为不可编辑的文件类型(如PDF)的最终格式，这是另一个好特性。最后，电子签名在许多业务场景中已经成为一种更常见的需求，不仅用于敲定与合作伙伴或客户的约定，还用于验证内部员工之间的工作流程。一些DM系统(如Adobe Document Cloud Standard)内置了电子签名功能，而其他系统则需要从外部源集成该功能。无论采用何种方法，评估DM系统通常需要您确定实现和功能，所以一定要在产品演示期间询问销售代表。

协作功能也很重要。有一个签入和签出选项，当用户下载文件时锁定访问，防止编辑重叠，这可能被证明是一个明智的节省。版本历史记录是跟踪谁在何时编辑了文件的一种很好的方法，如果文件损坏或出现错误，可以恢复到较早的版本。一些程序需要集成Microsoft Office 365或谷歌Drive for Work来在线编辑文档，而另一些程序则提供自己的字处理和文档发布工具包来实现同样的目的。

遵从性和安全性

对于任何企业来说，安全性都是需要考虑的问题，在寻求和评估新的业务解决方案时，安全性通常是最重要的。中小企业和初创企业可能不会马上看到合规或法律问题的需要，但未雨绸缪是值得的。能够满足公司需求的具有基本权限和版本控制功能的系统将具有优势。考虑一个能够适应遵从性需求的解决方案。投资于先进和冗余的安全和备份功能只会帮助您的业务未来证明。

有合规性或法律问题的公司，包括金融公司、政府实体、医疗实践和学校，将非常希望将安全性作为主要标准。更高级的安全特性，如审计跟踪、高级权限功能或企业身份验证工具，如多因素身份验证(MFA)或与设备管理系统的集成，不是一个“值得拥有的”功能，甚至在某些情况下应该被视为强制性的。

文件保留是我们所讨论的大多数DM系统都支持的另一个与安全相关的领域，尽管与文件保留相关的工具和特性在不同的平台之间有所不同。许多公司必须合法地在预先确定的一段时间内保留记录。你的DM系统应该提供防止永久文件删除的工具。理想情况下，它将为您提供一个存档解决方案，以方便正确识别过时的文件，而不会在法律上损害您的利益。

在评估DM系统的各个方面时，应考虑遵从性问题。在处理包含患者或其他客户信息的文档或涉及其他遵从性因素的情况下，应该非常仔细地管理协作特性。许多DM系统可以阻止用户与外部用户共享文件(Ascensio System OnlyOffice和Microsoft SharePoint Online)或将文件保存到移动设备。微软SharePoint Online在这方面迈出了超越竞争对手的一步，它提供了针对合规性量身定制的规则集，以及基于地理位置的具体法律法规。

微软的优势还在于能够提供操作系统级别的数据保护功能，例如在个人和群体级别设置的访问控制，特别是数据加密。但是，虽然微软能够提供这些功能主要是因为它的Windows操作系统，但这并不是该公司提供这些好处的唯一方式;这也不是它的竞争对手提供这些服务的唯一途径。

与此同时，像Adobe文档云标准这样的解决方案提供了对法规的遵从《健康保险携带与责任法案(在一个新窗口中打开)(HIPAA)和家庭教育权利和隐私法案(在一个新窗口中打开)该法案保护学生教育记录。

一定要询问未来的DM系统如何交付高级安全特性，您会发现有些系统将通过它们支持的任何操作系统交付这些特性，而另一些系统将与其他后端业务平台集成以获得相同的功能。一旦你确定了方法，一定要评估这些方法在你的特定商业环境中的工作效果。

效率和集成

没有人真正喜欢一个工具，如果它的唯一目的只是维护遵从性和为管理提供监督。因此，理想情况下，您的DM系统还将使DM相关的任务更容易、更高效。自动化工具是DM系统可以使您的生活更容易的一个领域。在某些情况下，这些工具与工作流相关，尽管每个系统实现工作流的方式不同。

与其他业务系统集成，无论是财务系统、数据库还是云存储提供商，都可以通过多种方式提高效率和准确性。我们回顾的一个DM系统甚至可以获取扫描的文档，自动将它们划分为单独的记录，对文档执行光学字符识别(OCR)，然后根据文档内容生成输出文件。然后可以将这些数据导入其他系统，以消除重复输入。

这些服务中的大多数也有移动应用程序，提供有限或几乎全部的功能。理想情况下，应该有安卓和iOS的应用程序，这样你的员工无论使用什么设备都可以使用移动设备。在应用程序中寻找文档编辑、创建和文件共享等功能。Ascensio System OnlyOffice和Microsoft SharePoint Online不仅提供iOS应用程序，还提供Android和Windows Mobile版本。微软的SharePoint在线也有一个移动用户界面(UI)，在我们的测试中运行良好，甚至包括一个在桌面和移动视图之间切换的选项。在那里，您可以打开文档、上传文件和添加文件夹。Adobe Document Cloud Standard为Android、iOS和Windows平板电脑和手机提供了移动应用程序。你可以查看和签署文件，甚至可以拍下表格的照片，然后在你的设备上填写。在文档云标准中，Adobe现在增加了从iOS和Android平板电脑编辑pdf的能力。触控功能使此功能变得简单。 Within a PDF, users can change text, format and edit as well as rotate and resize images.

管理控制在DM系统中也很重要。虽然大多数文件共享服务允许您设置特定文件或文件夹的权限，但管理员可能还希望为用户设置全局权限。例如，管理员可能想要限制某些用户删除文件的能力。其他管理控制包括删除用户对部分或所有文件的访问权限(例如当员工离开公司或转移部门时)以及出于相同原因更改文件所有权的能力。

兼容性和客户服务

客户服务和支持是一个非常重要的因素，即使DM系统很容易使用。最好的系统以电话或网络聊天的形式提供实时帮助;对于非紧急的问题，电子邮件也是一个很好的资源。你甚至可以安排客服人员给你打电话，这样你就不用等了。对于小问题或者当你还在学习如何使用功能时，访问完整的在线文档是必要的，视频演示甚至更好。其他重要功能包括高级搜索和有组织的常见问题解答。

如果您正在投资一个DM系统来管理您的大部分业务，那么只有通过评估该系统的支持选项来保护这笔投资才有意义。在大多数情况下，主要基于云的DM系统会自动提供某种级别的支持。为在企业数据中心内实现而设计的系统通常需要一份支持协议，通常需要额外的年度费用。在任何情况下，您都应该在评估您的选择时考虑支持成本。

最后，兼容性也很重要。我们在这里处理的是web应用程序，所以，除非你将它们与桌面软件配对，否则与使用其他类型的软件相比，没有太多需要担心的问题。然而，即使在今天，浏览器兼容性、API支持和文件格式仍然是重要的考虑因素。检查软件是否在你喜欢的网页浏览器上运行良好，特别是如果你的业务依赖于多个网页应用程序运行。此外，只支持一种浏览器可以帮助您的IT人员保持理智。此外，进行文档审计，以找出您的员工每天使用的文件格式，并特别注意由您的组织可能使用的任何定制软件生成的文件。

一旦你有了一个列表，看看你是否可以放弃任何深奥的格式，而是合并为更标准的文件格式，如微软Office的DOCX和Adobe的PDF。这些格式实际上是标准，依靠它们可以为您节省一些麻烦。如果你一直在使用一种专有格式，那就不要轻视它。绝对要确保任何未来的系统都可以处理这些文件，不仅是在存储或路由方面，而且作为高级功能的一部分，如电子签名和特别安全．