自2014年以来,谷歌文档允许人们在编辑或与他人协作工作时跟踪更改。跟踪更改的能力以两种方式为您提供了更多的编辑能力。首先，您可以在不提交更改的情况下编辑自己的工作，以防您或其他人想要检查它们。其次，您可以创建一个文档并与其他人共享，他们可以建议对文件的更改，您或其他人可以查看并接受、拒绝或进一步更改。它使协作过程更加透明，更易于管理。
虽然很多人把这个功能称为“跟踪变化”(Track changes)——这是它在微软Word中的叫法，而且已经存在了很长时间——但谷歌称之为“建议”(suggest)。它的工作原理类似于微软办公软件．事实上，如果您将谷歌文档导入Microsoft Word，或者反之亦然，则所有跟踪的更改或建议都将保存并可见。
下面是如何在谷歌文档中使用建议。
如何启用建议模式
如果你一个人写作和编辑，或者你对别人的作品提出修改建议，首先启用建议模式。在桌面上，查看屏幕右上角的钢笔图标和“编辑”字样。单击，选择“建议”。在移动设备上，查看“设置”菜单，它被称为“建议更改”。打开它。
启用“建议”后，您的新编辑将以编辑而不是提交文本的形式显示在页面上。例如，每次删除都显示为带删除线的文本。输入的新单词以新颜色显示(在本例中为绿色)。
对于您建议的每一项更改，谷歌Docs都会在右侧空白处创建一个小总结框，显示谁建议了更改以及更改内容。这些摘要框还赋予您和其他编辑器接受或拒绝更改的权力，我将在后面详细介绍。
如何共享文档
如果希望从其他人那里接收建议的更改，必须首先共享文档并启用编辑。在桌面右上角，单击蓝色的“共享”按钮。在移动设备上，该选项在共享和导出的设置下。您可以只与您选择的人共享文档，或者生成一个链接，使文档对具有该链接的任何人可见。
这是最重要的部分:你必须给你的合作者编辑权限。从适用的选项中选择“可以编辑”。
当你的合作者收到文档时，他们应该检查他们是在建议，而不是在编辑，这样每个人都能看到修改。当团队经常以这种方式工作时，每个人都将习惯于在屏幕上看到他们的编辑，并立即知道建议是否未启用。如果人们不熟悉跟踪变化，你可能需要提醒他们。
如何使用评论
编辑的一个常见规则(每个人都经常违反)是永远不要在文档中写入您不想发布的内容。例如，永远不要放一个笑话作为占位符文本(在新窗口打开)，而且从来没有内联编写注释(在新窗口打开)．供讨论的问题和更长的想法属于评论。
要添加评论，请在工具栏中寻找看起来像中间有加号的语音框的图标。或者，您可以突出显示一些文本，并在右侧空白处出现一个评论按钮。点击它，你可以添加你的评论。
注释出现在右侧空白处，与所有其他跟踪的更改一起。协作者可以回复评论，这让您可以在文档中讨论您可能做出的更改。
如何接受，拒绝和解决评论
一旦所有的建议都提出了，对工作有最终决定权的人可以通读文档并接受或拒绝修改。
对于注释，您可以选择“解析”每个注释。删除评论会永久删除所有人的对话记录，所以在按下按钮之前确保问题已经真正解决了。
别人看到了什么?
当您对文档提出更改建议和评论时，需要记住的一点是，如果其他人访问了同一文件，他们会看到什么。例如，除非他们选择退出，否则原作者或作者会收到关于每一个你的建议和评论，你添加在接近实时。这意味着，如果有人建议编辑，然后又改变了主意，作者仍然可以通过电子邮件看到最初的建议。这是令人厌恶的。
我强烈建议禁用这些通知，特别是如果你发现编辑过程很困难的话。与其让编辑们的每一个小想法都折磨你自己，不如去谷歌Drive，点击齿轮图标，然后选择设置。在“通知”下，确保两个框都未选中。
如何使用版本历史记录
另一个不是严格意义上的建议，但对协同写作和编辑很有帮助的工具是版本历史记录。
查看文件>版本历史。出现两个选项:名称当前版本和查看版本历史。
在将文件打开给其他人编辑之前，可以使用“名称当前版本”保存文件的副本。这样，如果出现了问题，比如合作者忘记打开“建议”，你可以快速轻松地恢复到之前的草稿。
另一个选项“查看版本历史记录”，显示了按日期和时间标记的文件以前保存的版本。如果有帮助，您可以将名称更改为更具描述性的名称。在查看文件的过去版本时，您会看到以不同颜色高亮显示的更改。这是一个有用的工具，当您可能接受或拒绝更改，现在希望您没有接受更改时，可以将时钟倒转。
如何比较文档
最后一个值得一提的工具是一个名为Compare Documents的新工具。它在工具菜单下(工具>比较文档)。使用这个工具，您可以比较两个文档，看看它们之间有什么不同。查找由您或其他人(有意或无意)添加到文档中的更改非常方便。这个视图还可以提取文件上的注释。
如果你和一群不习惯集体编辑的人合作，你总是可以保存一份工作草案，并将其与编辑后的版本进行比较，以确保没有任何更改不小心漏掉。
更多谷歌文档提示
如果你经常使用谷歌文档，还有一些其他的技巧值得了解。首先，确保你知道怎么做离线保存谷歌文档．这样，网络中断和其他意外事件就不会影响你的工作。你也可以加密谷歌文档存储在Drive中，这是另一个方便的技巧。一定要看看我们列出的最好的谷歌文档技巧,太。
