电子邮件会让我们觉得我们在挣扎着摆脱困境。你的收件箱很长吗?你是不是每天都在看电子邮件，以为自己会回复最重要的邮件，结果一抬头就发现一个小时过去了，你什么都没做?你是不是每隔几天就没地方收邮件了?你觉得电子邮件是一种生产力倍增器，还是一种生产力的杀手?
只需要一些简单的技巧，你就可以更有效地处理电子邮件，这样你就不会觉得被它压垮了。其中一些技巧依赖于大多数电子邮件程序中的功能，但其他的是改变你自己习惯的方法，这样你每天与电子邮件的小互动就能帮助你跟踪管理它。
把它想象成刷牙。日常牙齿卫生和去看牙医是有区别的，但你必须两者都做。你应该每天刷牙两次，每天用牙线剔一次牙，这些习惯对拥有健康的牙齿非常重要。每六个月，你也应该去牙医那里做一次更彻底的清洁、x光和其他预防性护理。日常卫生可以防止更大的问题形成。去看牙医可以帮助你在问题失控之前发现并纠正。
当然，即使有牙齿，事情也可能出错。一场意外可能会让他们崩溃，或者你的基因可能最终会影响他们，就像一个新项目或工作职位的变化可能会突然导致电子邮件的爆炸。不管是哪种情况，这并不意味着你应该停止使用牙线或定期看牙医，或者每天清理你的电子邮件。如果你有一个意想不到的问题，你仍然需要遵循良好的习惯来控制一切。
当你在短期内改变你与电子邮件的互动方式时——你何时、如何查看它，你多久删除一次信息，等等——从长远来看，它会让你的生活更容易。
下面是一些让电子邮件不再成为负担的小贴士。让我提醒你，这些建议都是基于常识，并不是灵丹妙药，这意味着它们不会让你大吃一惊或一夜成名。但用牙线也不行。
1.删除第一个
打开收件箱要做的第一件事就是查看哪些内容可以删除。看看主题行和发件人。是垃圾吗?这是一封你永远不会读的促销邮件吗?这是一封来自你同事的通知，在邮件的主题栏上写着他们今天下班，而邮件正文中的任何附加信息几乎都不可能与你有关?如果是的话，扔掉它。
应该选择所有您认为不重要的邮件，并将其批量转移到垃圾邮件中。如果你在某一天早上不赶时间，你甚至可以试着确定一两个常规时间要取消订阅的电子邮件．
为什么先做这一步很重要?当您立即删除不相关的消息时，您可以更容易地查看剩余的消息。当您可以看到剩余的消息时，您可以更快地对重要的消息进行分类。如果你能在每天收到的邮件中找出5%或10%的“很可能不需要处理”的邮件，然后立即删除它们，你就能以更好的状态高效地开始你的一天。
2.使用多个电子邮件地址
我无法忍受营销邮件或发货确认，更不用说银行提醒我支付信用卡账单，而它已经设置为自动支付了。(嗯……)。所有这些信息会使我的收件箱变得混乱，使我更难发现重要的邮件，除非我有一个处理它们的策略。
我使用独立电邮地址因为所有这些不重要的信息。
有几种方法可以做到。你可以完全为此目的建立一个新的电子邮件帐户，这就是我所做的，或者你可以使用你当前的帐户创建一个别名地址。大多数电子邮件提供商都允许你这样做。然后，在您的电子邮件帐户中创建规则或过滤器，以便所有发送到别名的邮件跳过收件箱，进入不同的文件夹。叫它Inbox 2或者Low Importance或者其他你想叫的名字。
为此使用单独的电子邮件地址的一个好处是，你可以将这些不太垃圾的邮件(有时被称为灰色邮件)与重要邮件分开。此外，如果一家公司将你的电子邮件地址出售给另一个分发列表，任何新的和不需要的营销信息也不会出现在你的主收件箱中。第三个好处是你不会被这些邮件分散注意力，因为你必须登录到另一个电子邮件程序或浏览到不同的收件箱才能看到它们。
3.写短
写电子邮件时，要表达你的意思，要清晰，要简洁。为什么?简短的写作可以帮助阅读你的信息的人更有效地处理他们的邮件。他们可能会注意到你的语气，并以同样的语气回答你，这会让你的生活更轻松。
有些情况需要完整的句子和正式的语言，但片段在电子邮件中非常有效。在有意义的时候使用它们。语法警察不会来找你的。当然，有时你需要非常详细，并利用电子邮件的书面记录方面——所有事情都有记录。然而，一般来说，默认使用简洁、清晰和直接的语言。
不是每个人都擅长简洁，它可能会显得很草率。为了避免听起来不友好，你可以加上表情符号或感叹号。或者只是让别人知道你在邮件中尽量简洁，他们不应该把它当成针对你个人的。
4.使用组或分发列表
如果你反复向同一组人发送消息，请设置一个组或电子邮件别名。在Outlook中，它被称为“分发列表”。在Gmail中，转到联系人(contacts.google.com)，选择要添加到组中的人员，然后单击标签图标。给你的小组起一个名字。保存后，您可以输入该名称自动向该组中的每个人发送消息。
使用分组不仅可以在发送邮件时不需要输入每个人的姓名，从而节省时间，而且还可以轻松地使用删除策略，稍后我将对此进行解释。
5.创建模板或预先准备好的回复
如果有一条信息你要反复发送，不要每次都从头开始写。重用您已经编写的内容制作模板或Gmail所称的“罐装反应”。
下面是一些人们经常发送的信息:
- 谢谢你联系我，但我没兴趣，
- 确认收据。谢谢，如果你还需要我做什么，请告诉我，还有
- 这听起来像是我们法律部门的工作。最好的联系方式是……
一旦你设置了一些模板，你就可以回复那些通常会花费不必要时间的消息，甚至不需要想太多，让你继续更重要的工作。
6.重复使用主题行
通过模板和罐装响应重用已发送的消息，通过最小化写入来提高效率。重用主题行可以让您更轻松、更快速地删除或归档旧邮件。接下来我将解释怎么做。
7.排序删除
数据限制可能会悄悄发生在任何人身上，甚至是非常有条理的人。释放空间的方法是批量删除你不需要的邮件。这是一种你可以认为类似于看牙医的琐事。你不需要每天都这样做，但是定期地做会有助于防止更大的问题。我发现有三种删除方法特别有用。
首先，排序发送按文件大小或附件发送邮件，扔掉你不需要的最大的邮件。我专注于发送邮件的原因是，如果我发送了一个附件，我很有可能拥有这个文件，因此我有另一个副本保存在其他地方。
第二种方法是按主题行对发送的邮件进行排序，并查找您定期发送的邮件。如果你每周发送一封标题为“今天下午4点清洗冰箱”的邮件，你可以一次快速查看、选择和删除它们。
第三，根据收件人对邮件进行排序。你可能有一些经常给你发邮件的同事、朋友或一群人。很可能你和他们之间发送的很多信息都不是很重要。如果你再也不需要它们了，一次选择多条邮件，然后全部删除。
8.关闭通知，关闭邮件以集中注意力
在屏幕上收到每条新消息的提醒是非常干扰和分散注意力的。我猜绝大多数员工如果完全禁用电子邮件提醒会过得更好。它只在极少数情况下有用。所以，关掉你的通知吧。
同样，当你需要高度集中精力工作至少30分钟时，关闭你的电子邮件应用程序或其浏览器选项卡。写这条建议让我很痛苦，因为我知道几乎没有人会遵循它。很少有人真的这么做，但我希望我能说服更多人去尝试。想象一下，当你不被电子邮件分心时，找到你的心流是多么容易。
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回想一下你上一次离线工作的情况，无论是在没有Wi-Fi的飞机上，还是在没有网络的情况下。或者也许你在一个没有太多同事的时区工作，因此一天中很长一段时间都没有邮件干扰。通过关闭电子邮件，你可以接近于复制那种不被打扰的体验，同时仍然能够根据需要访问其他在线信息。
9.增选自动回复
与前面的技巧相关，假设你不会关闭电子邮件窗口，因为你担心有人会试图与你联系有紧急事情，而你会错过它。解决方法?设置一条不在办公室或自动回复的信息，上面写着:“如果事情非常紧急，请发短信/打电话/发信息给我……”，并留下你的电话号码、Slack的提法或首选的沟通方式。
10.删除!或将邮件放入文件夹
一封未删除的电子邮件通常是一个没有实现的良好意图。知道什么时候放手。如果你可能永远都不会使用这些信息，那就不要死守它们。在你的收件箱里留下不重要的信息是非常没有效率的，分散注意力，只会提醒你在一个完美的世界里你想做什么，但不能做。
它们出现在你的收件箱里对你没有任何好处。
如果删除邮件看起来很严重，那就把它们移到一个新文件夹中。将该文件夹命名为Pending或Good Intentions。重要的是把它们从你的收件箱里清除出去。等几个月。看看你挖出了多少或回复了多少。如果答案是零，也许你应该重新考虑删除它们。
11.定期清空垃圾
定期清理垃圾。删除垃圾会清除空间。大多数电子邮件程序，包括Outlook，都有一个设置自动转储垃圾时，你退出应用程序．如果你从来不记得倒垃圾，我建议你打开这个功能。
大多数人可能只需要一个月或一个季度倒一次垃圾。太频繁地删除垃圾邮件是有危险的，因为垃圾邮件是你去拯救那些你认为你不需要的邮件的地方，但事实证明你需要。我从垃圾桶里捡了很多信息，通常是在我把它放进去的当天。
如何拉动应急绳
现在，如果你迫切想要清理你的收件箱，你可以试试最后一个小技巧:
1.创建一个新文件夹。将其命名为2019年7月(或当月或当年)之前的旧收件箱或邮件。
2.选择收件箱中的所有内容。将其全部移动到新文件夹中。
瞧。你的收件箱是零，你甚至不需要抛出一条消息。
没人会指望你在一夜之间清理杂乱的收件箱。慢慢地养成一些积极的习惯。做一些定期的动作，比如清空垃圾或批量删除发送的邮件，可以帮助你感觉自己在进步。
