图片:在上面/ Nattakorn_Maneerat
会议的成本很高，不仅体现在人们的工资上，还体现在认知负荷、精力和士气上。会议是打断性的，分散了人们对核心工作的注意力，而核心工作往往需要高度集中注意力。几十年来，除了电子邮件，会议一直被员工评为最令人头疼的事情。
在远程工作在大流行期间，当许多人的压力和焦虑已经很高时，积极减少我们花在会议上的时间是有意义的。
根据你的工作角色，你可能可以简单地摆脱一些会议，无论是取消会议还是放弃会议。还有一个问题是“这次会议应该通过电子邮件进行吗?”我重复一遍，如果会议的内容可以用另一种方式更有效地传达，那就不要这样做不，召开会议。
那些你不能缺席的会议怎么办?毕竟，有些会议确实是有价值和重要的。会议可以让人们互相了解，从而产生友谊。特别是在远程工作中，会议有助于建立信任(在新窗口打开)．当手头有紧急的事情，速度是一个问题时，会议通常是人们发现问题和做出决定的最快方式。有些会议能提供其他沟通方式无法提供的清晰度。
大多数人都知道，当你必须要开会的时候会议应该有一个议程有了目标，议程应该提前分发，或者你可以使用帮助你更好地召开会议的应用程序等等，等等。很少有人为这些步骤而烦恼。为什么不寻找其他方法来提高会议效率，减少你花在会议上的时间呢?这里有四个策略教你如何做到这一点。
1.在会议前进行一半的会议
与其开一个小时的会议，不如安排一个30分钟(最好是20分钟)的会议，并让所有与会者都能参与到会议的内容或目的中来之前真正的会议。这个策略不仅有助于减少会议时间，还能让内向者和其他人以一种比在会议上发言更容易、更舒服的方式参与进来
你是怎么做到的?使用异步协作工具例如共享文件或在线白板，人们可以阅读议程，写下问题，头脑风暴，或做任何你想让他们“参与”会议的事情。当你给人们一个阅读、消化、评论、头脑风暴的地方认为异步情况下，当他们没有被置于现场时，他们可以慢慢来。他们也可以在对自己最有利的时间做这件事，而且不会打断他们的核心工作。
你可能会考虑使用一些应用程序米罗，壁画，Conceptboard(如图所示),谷歌的工作空间谷歌Docs等应用程序，甚至还有协作笔记应用程序，比如微软电子记事本．
在真正的会议之前，给人们一个地方来记录他们的想法，你会让那些可能不会发言的人更好地参与进来。更重要的是，你应该能够大幅缩短实际会议时间，可能是一半，因为很多工作已经提前完成了。
这一策略并不适用于所有类型的会议，但对于所有参与者都应该做出贡献的会议来说是理想的，比如头脑风暴会议或新产品的启动会议。
2.指定一个计时员
指定一个计时员，并且一定要介绍这个人作为会议计时员。计时员负责确保会议按时开始和结束，并确保任何应该在时间限制内进行的部分。
为了准时开始，简单地介绍计时员是一个很好的方法。“菲尔将在今天的会议上计时。让我们让菲尔的工作变得简单，马上开始吧。”
为了准时结束，计时员可以根据会议的气氛和重要性宣布还剩5分钟、2分钟或1分钟。
对于管理分段，给出一个例子是最简单的。假设你正在计划一个会议，人们需要自我介绍。你可以说:“请在15秒内介绍你自己，并解释你为什么来参加这次会议。吉尔是我们今天的计时员。吉尔，请把你的计时器调到15秒后报时，这样我们就可以按计划行事了。”这样，吉尔就不会因为打断别人并让他们结束而感到难过。编钟起作用了。
当你在会议中让不同的人表达他们的想法或信息时，你可以使用类似的措辞。
计时器应用程序、网站和插件随处可见。使用手机上的股票应用程序或免费网站，如vclock.com(如图)。
3.询问反复会议的反馈
这里有一个策略来帮助你减少的持续时间反复出现的会议:询问与会者的反馈。这种方法对于经常召开的会议是最有效的，比如常设团队会议和每周或每月的检查，因为每次会议的形式和一些主题通常都是相同的。
会议结束后，询问具体的反馈，例如:
会议时间是不是长了?是不是太短了?我们不是说了你想说的事吗?
我们不需要花那么多时间在什么事情上?
如果我们用另一种方式，比如在共享文档中进行头脑风暴，会议的哪些部分会更好?
参加会议的人可能对如何改进会议有很好的想法，无论是缩短会议时间，还是改变会议形式，或者两者兼而有之。
4.定制你的一对一
您的组织可能有一对一会议的规范，这意味着员工和经理之间的反复会议。他们通常每周举行一次，通常时间从半小时到45分钟不等。但谁说这个时间表对你来说是理想的呢?
在一对一的情况下，双方可以也应该就会面的频率和持续时间是否有帮助和有效进行公开对话。每隔一周半小时的会议可能就是你所需要的。每周15分钟的检查可能对你更好。
一对一的会面没有理由比任何一方都需要的时间更长或更频繁。试着在下次一对一的时候提出这个话题，看看你和对方是否能就相处的理想时间达成一致。
更短、更有效的会议
不是所有的会议都可以取消。也不是每一次会议都应该比你最初预期的要短，这取决于会议的目的和预期的结果。但可以肯定的是，大多数知识工作者参加的会议可以花更少的时间，提高效率。通过积极地专注于减少会议所花费的时间，你将在很大程度上减轻会议带来的痛苦。更重要的是，你的同事会感谢你的。
