在紧急情况下，你最不想做的事情就是找文件。这句话同样适用于高度紧张或悲伤的时刻。理想情况下，你需要的所有重要文件都很容易找到和获取。你是怎么做到的?
把重要文件放在你指尖的最好方法是去无纸化通过将它们数字化，然后将这些电子文件保存到一个你可以从电脑、平板电脑或智能手机上检索它们的地方。在许多情况下，你也应该保存论文的物理副本，但这并不意味着你不能制作数字副本。这样做有很多好处。
首先，你会得到一份备份，如果原件发生了什么事，这是非常有用的。第二，只要你有安全的互联网连接，你可以随时随地检索文件。第三，当信息数字化时，你可以使用关键字进行搜索，而不是在成堆的纸张中费力地搜索。最后，与律师、财务顾问或需要电子文件的家庭成员共享电子文件要容易得多，而不是发送传真或复印件。
有哪些重要的家庭文件需要数字化处理?扫描和存储它们的最佳方法是什么?这样才能保证它们的安全性、易于查找，并在需要时随时可用?
数字化文档的例子
你不需要把所有东西都数字化。虽然保存每一张水电费账单或信用卡账单可能有一些潜在的价值，但你需要它们，却无法从网上银行账户或公用事业提供商那里获得它们的可能性有多大?
相反，你应该关注那些你可能在某个时候不得不引用的文件(例如纳税申报单)，或者那些你真的会从备份中受益的文件。一些例子是:
与重大生活变化有关的文件:出生证明;采用文件;结婚、离婚、同居证明;入境证明书及表格
护照、驾照和身份证
健康报告，包括疫苗和免疫记录
宠物记录
正式学历成绩单和毕业证书
财产的所有权和契约
租赁及贷款协议
纳税申报表
你可能也会想到全家福，但需要完全不同的思路扫描和保存的过程．对于文档，你不需要高分辨率的图像，但对于照片，你需要。此外，对于照片，你还必须考虑颜色、暗色调或灰度，而这些在标准文档中通常不是问题。
如果你有一些类似于家庭照片的历史文件，也许是因为它们是古董或有情感价值，那么你最好把它们当作照片来处理。对于任何非常微妙或价值很高的文件，考虑向档案保管员寻求帮助，或阅读一些文件来自美国国家档案馆的提示(在新窗口打开)．
如何将重要文件数字化
让我们首先看看如何扫描文档并将其转换为电子文件。
你不需要桌面扫描仪来获得专业的结果。你只需要一部智能手机手机扫描app一个高对比度的表面(即，如果你的纸是白色的，表面应该是深色的)，和适当的照明。
扫描文件:
把纸放在对比度高的表面上。确保有充足的照明。白天靠近窗户会有很大帮助。
把文件平放。大多数扫描应用程序都能校正微小的瑕疵，比如折痕和上角，但如果你能让文件平放，那就很理想了。
打开扫描应用程序，将手机与文件平行放置。大多数扫描应用程序都有自动边缘检测功能，只要你在屏幕引导框内合理地设置页面。
大多数应用程序会自动扫描页面，但在某些情况下，你可能需要点击完成扫描。如果你想在同一个文件中添加更多页面，应用程序会提示你重复这个过程。
许多优秀的扫描应用程序都是免费的，或者提供免费的服务。ABBYY FineScanner和Microsoft Office Lens就是两个很好的例子。在云存储和笔记应用程序(你可能已经有了)中，包括文档扫描。这对Dropbox比如移动应用，还有Evernote手机应用程序。
如果您希望能够编辑扫描的文档，例如，将一张纸转换为Microsoft Word文档，那么您需要一个扫描应用程序，包括OCR以及转换为可编辑文本。
在哪里安全存放文件
你已经在使用a了吗云存储服务或文件同步服务，如谷歌Drive或微软OneDrive，用来储存和备份重要文件?那么，使用相同的服务来存储家庭文件可能是有意义的。
云存储解决方案并不缺乏。目前提到的dropbox、Evernote、谷歌Drive、onedrive都是不错的选择。最重要的是，由于扫描应用程序非常流行，它们通常可以让你选择直接将数字化文件导出到它们;或者他们提供自己的集成扫描功能。
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无论你选择什么服务，确保它加密你的数据，并确保你使用唯一且长密码为了账户。一个密码管理器在这方面是你最好的朋友。
如何组织数字家庭文件
根据家庭文件的大小，您可以在存储服务中创建一系列文件夹和子文件夹来组织它们。然而，这可能是耗时的，人们通常开始沿着一条路径进行分类和组织，但在中途意识到这是行不通的。
所以，一个快速简单的方法是按年计算。从制作10个文件夹开始，并为过去10年命名。例如，您将拥有名为2020、2019、2018等的文件夹。一旦你回到11年前，在文件夹名称中添加“及更早”(或类似的内容)。换句话说，您最老的文件夹将被称为“2010及更老”。
现在，你可以将数字文件分类到一个文件夹中，并大致了解它们的位置。如属身分证，请填写签发年份。对于成绩单，请使用该学校最后一年的出勤率。如果文件夹里的文件太多，可以根据主题做一个子文件夹，比如“2020年税务文件”或“2019年医疗记录”。
文件的名字呢?当我第一次扫描文件时，我发现给它一个好名字是有意义的，通常因为我扫描文档是有原因的。如果医生要求我提交一份疫苗接种记录的副本，我会在提交之前给该文件一个明确的名称。
如果你一次要扫描大量的文件，那就把它们按年归类到正确的文件夹中，并且一定要创建子文件夹来帮助你了解你拥有的文件。这样，您就不必花费太多时间重命名文件，但是当您需要查找某些内容时，您的文档仍然处于合理的顺序。
牢记你的目标
始终牢记将文档数字化的目的。对于非常重要的文件，这样做的目的可能是为了有一份备份，以防原件出现问题。对于其他类型的文件，其目的可能是使文件在下次必须将其发送给其他人时易于访问。记住您的目的，特别是在命名和排序文件时，它可以指导您。只要你记住这一点，你就可以很容易地完成这个项目，并获得很好的结果。
