(插图:René Ramos。)
2005年，一家名为Upstartle的四人公司成立了写(在一个新窗口中打开)这是一款只支持在线的文字处理器，它利用了一种当时新出现的浏览器技术AJAX．Writely允许您在浏览器中创建、保存和检索存储在服务器上的文档。效果非常好谷歌收购了up惊吓不到一年之后。
当时，这一收购被认为是一场赌博。如今，在线网页应用已经成为常态。谷歌的办公套件现在不仅包括Docs(成熟版的Writely)，还包括Sheets(电子表格)、Slides(演示文稿)、Drawing和Forms。它们都是如此优秀，推动了微软的创新在线版本使用OneDrive存储/同步服务的Word、Excel和PowerPoint。
最棒的是，任何拥有谷歌账户的人都可以免费访问该办公套件。付费业务用户得到的版本几乎和微软365被称为谷歌的工作空间．它与Gmail、Calendar、Chat、Meet等功能有更好的集成，每个用户每月只需支付6美元，非营利组织和学校也可以免费使用。这一切都是全面的谷歌驱动它还可以用来同步计算机和其他设备之间的数据。
你可能一整天都在使用文档、表格、幻灯片或工作区，而且还过得去——事实上，这是完全有可能的。但了解基础知识之外的知识是有好处的。我们已经列出了八种简单的方法来帮助你从Microsoft Word切换到谷歌Docs，包括如何离线编辑和使用模板。在这里，我们将进一步深入了解所有工具，向您展示如何最大限度地利用谷歌的办公套件。
1.不带页面查看文档
谷歌文档的默认视图显示在纸上打印文档的样子。这与文字处理器几十年来所见即所得(WYSIWYG)视图相同。但你真的多久打印一次谷歌Doc?如果答案是“几乎没有”，那就换个方式。去文件>页面设置从页面(所有设置的页边距，方向，纸张大小等)单击到Pageless。分页消失，视图切换到全屏宽度、连续的外观—这对于查看谷歌Doc中的图像、表格等都更好。
2.注意紫色线
谷歌一直在谷歌文档中构建新的智能。最新的技术是，除了在拼写错误的地方用红色下划线、语法错误的地方用蓝色下划线外，它还会用紫色下划线建议更好的单词，帮助你避免被动语态、使短语简洁、使用包容性语言。
3.用Markdown标记页面
如果您选择自动检测降价下工具>首选项，它允许您使用Markdown语法。你会问，那是什么?这是一组轻量级代码，您可以使用它来应用格式，而无需使用鼠标。所以你会输入大胆的才能得到大胆的，或使用一个*开始项目列表，以及其他快捷方式。(阅读更多关于Markdown的信息在这里．)
4.全屏-两次
需要一些不受干扰的写作时间?选择查看“>全屏”去掉谷歌文档顶部的菜单和工具栏(按Esc键可以恢复它们)。如果您只是想隐藏菜单栏，请单击Doc或Sheet主菜单最右边的向上插入符号(^)。
更进一步:按F11(或某些键盘上的Fn+F11)将浏览器视图扩展到全屏模式，以隐藏所有菜单、标题栏和其他杂乱的内容。在Chrome中，你可以打开Chrome的三个点菜单，点击Zoom旁边的方形图标。这是一个很大的不受干扰的空间!再次点击F11让它们返回。
5.与朋友合作
多达100人可以同时在一个谷歌文档、Sheet或Slide上工作。不管你们使用的是不同的笔记本电脑、平板电脑还是智能手机。然而，要编辑或评论，他们需要编辑特权;否则，合作者只能查看该文件。
要密切关注你的朋友、家人和/或同事更改了什么，请查看修改历史文件>版本历史>见版本历史．右边的列表会告诉你谁更新了文档，什么时候更新的;点击一个名字，看看他们做了什么。为不同的版本提供不同的名称，以使它们更容易跟踪—单击右上角的按钮，只查看已命名的版本。您甚至可以将文档或工作表恢复到以前的版本。要了解完整的纲要，请阅读如何使用谷歌文档中的修订历史．
6.使用建议来跟踪更改
如果您希望修改看起来与Microsoft Word文档中的跟踪更改类似，该怎么办?谷歌Docs支持一个叫做建议编辑．点击右上角的编辑按钮(带有铅笔图标)。你会看到一个菜单，分别是编辑，建议(带有你或其他人可以接受或拒绝的可见跟踪更改)，或查看最终文档。它和Word不完全一样，但它是你能得到的最接近的。更多信息，请阅读如何跟踪谷歌文档中的更改．
7.寻找丢失的共享文档或表
如果你不记得你想要的文件的名字，但你可以记住是谁和你分享的，点击与我分享在谷歌的左侧菜单中开车．你会得到一份人们与你分享过的所有文件的清单。如果列表太长而无法解析，则在顶部的搜索字段中键入合作者的名称。
8.发布和嵌入一个文件
如果你想与超过100人分享你的谷歌文档，最简单的事情就是发布它，这样它就可以得到一个你可以分享的URL。去文件>共享>发布到Web．如果它是一个表格，你可以选择单个选项卡或整个电子表格;演讲中的幻灯片也是如此。谷歌生成文件的副本并将其放到网上，创建一个链接供您复制和共享。
您也可以将谷歌文件嵌入到您自己的网站与提供的代码。这对于谷歌表单尤其有效，尽管如果您有谷歌工作区帐户，发布可能会受到管理员的限制。您可以选中一个框，以便如果对文档进行了更改，它们将重新发布以在线显示。(要结束这种情况，请选择停止出版．)
9.设置共享级别
当您共享文档时，您可能认为每个人都是平等的。不是这样的。有四个文档访问级别，在共享文档时为人们设置。主人可以对文件做任何事情——甚至删除它——并邀请更多的合作者。编辑器当然可以编辑，但只有在所有者允许的情况下才会邀请更多的合作者。观众去看看发生了什么。评论者可以看到它，并在上面留下评论。查看者和评论者可以复制文档，所以不要认为这些文档是“安全的”。
10.所有权变更
有时你有一个谷歌文档/表格/幻灯片，你需要转移给别人。例如，也许你要离开一家公司。你只能做一个所有权转移搬去和你已经分享过的人住。单击蓝色分享按钮在“有权限的人”列表中，找到你选择的新主人的名字，然后点击名字旁边的菜单。您将看到查看器、评论器、编辑器、添加过期(如果您正在使用谷歌工作区)、转移所有权和删除访问作为选项。
11.边编辑边聊天
谷歌Docs在右上角显示其他文档合作者。您可以在工作时为特定的人留下在线评论或问题，但您也可以向他们发送即时消息。单击聊天泡沫旁边的合作者聊天头和键入您的消息。然而，这不是一条私人信息。文档中的其他所有人都可以看到你们的讨论。
12.添加一些插件
一个大量的插件可以扩展你在Docs和Sheets中已经免费获得的功能。通过单击找到或激活它们扩展>插件>获取插件在文档内部。如果您安装了一个插件，则会收到来自谷歌的电子邮件，以验证该插件已被授予对您的帐户的访问权限。(如果您使用谷歌Workspace，您的访问权限可能会受到帐户管理员的限制。)
13.了解你的手机应用
谷歌为Docs提供独立的移动应用程序(iOS(在一个新窗口中打开)，安卓(在一个新窗口中打开))、床单(iOS(在一个新窗口中打开)，安卓(在一个新窗口中打开))及幻灯片(iOS(在一个新窗口中打开)，安卓(在一个新窗口中打开))．的驱动程序(在一个新窗口中打开)继续提供对存储文件的访问和查看;当你需要编辑时，如果你安装了，它会把你转到其他一个应用程序。
14.和医生说话
您可以使用谷歌Docs内置的语音到文本的“语音输入”在文档中口述文本。它还支持语音命令，所以你可以通过说“新行”或“新段落”来开始一个新的部分。你甚至可以边走边编辑和设置格式，或者通过说“转到”来移动文档，然后在段落/行/文档中结束/开始/下一步连击是无止境的(在一个新窗口中打开)．
当然，你需要一个工作的麦克风。点击工具>语音输入(或按Ctrl + Shift + S)。当你看到红色的麦克风图标时，开始说话;点击图标或说“停止收听”暂停。语音输入也适用于幻灯片的发言者笔记，它工作在一个巨大的语言数量(在一个新窗口中打开)．然而，它将审查带有星号的诅咒-你需要稍后重新键入****。欲知详情，请阅读休息你的手指，尝试谷歌Docs语音打字．
15.“转换”到文档
您可以将任何文件存储到谷歌驱动器，但如果它是用不同的产品(如Microsoft Word)制作的文件，那么在它们被上传后如何处理它们?如今，将文件转换为谷歌Docs、Sheets或Slides格式是不可见的。上传文件后，谷歌将默认以编辑模式打开兼容的Microsoft文件，除非它们有密码保护。不需要实际的转换步骤。
的办公室编辑文件，表和幻灯片(在一个新窗口中打开)Chrome扩展可以让你从Word, Excel或PowerPoint中编辑任何Office文档，你拖到Chrome浏览器。等你做完了，你可以去>文件下载将文件保存回原来的微软格式。
16.比较你的文档
有几个类似的谷歌文档，但不是相当完全一样，你却看不出区别?进入一个你想要检查的文档，然后选择工具>比较文档．在出现的对话框中，选择第二个文档。比较将以一个名为“[doc 1] & [doc 2]的比较”的新文档的形式出现，并通过建议的编辑显示差异。
17.做一些链接
在谷歌文档中插入链接很容易:选择文本，单击链图标或打Ctrl-K，然后弹出一个对话框，您可以在其中粘贴URL。但如果你还没有链接的URL，谷歌会建议你链接到其他文档，或者为你找到一个网页，因为谷歌搜索已经集成了。它将搜索您高亮显示的术语，并在底部的对话框中显示结果。如果你找到一个你喜欢的链接，点击它立即插入。
18.不要碰鼠标
键盘快捷键很好，但如何找到它们呢?无论你使用的是什么谷歌web应用程序，都可以键入Ctrl + /快捷菜单将显示所有可用的键盘选项。遗憾的是，您不能更改任何预设的击键。
19.在飞行中翻译
有一份外语文件?上传到谷歌驱动器，作为谷歌文档打开，然后单击工具>翻译文档．您将得到一个新的首选语言的文档副本。如果您只想翻译文档的一部分，请获取文档段落翻译(在一个新窗口中打开)附加组件。
20.保护你的电子表格
你可以保护工作表内部的谷歌表通过数据>保护表和范围．选择谁拥有访问权限，谁可以编辑，或者选择在有人试图编辑时显示警告。更细粒度和更有用的是保护工作表中离散数据部分的能力。选择你想要保护的东西这样除了你和你选择的少数人外没人能碰它，去数据>保护表和范围，并确认单元格范围。如果您已经保护了工作表的一部分，您可能必须单击+添加一个表或范围．
21.面对字体
如果您觉得谷歌文档中的字体选择限制了您的创造力，可以添加更多的字体。在工具栏上的字体框中，最上面的选项是更多的字体．弹出的对话框允许按类型显示字体，如手写字体、单空格字体、衬线字体或无衬线字体。然后你可以根据流行程度、添加日期或趋势进行排序，或者只搜索特定的字体名称。然后在任何你想从文档中快速访问的字体旁边打勾。
字体不是特定于文档的——如果你选择了一个新的字体，那么它就可以在你所有的谷歌文档、表格和幻灯片上使用。谷歌的所有字体都可以在fonts.google.com(在一个新窗口中打开)，但并不是所有都可以在谷歌Docs/Slides中使用。查看所有字体的更好方法是使用扩展字体插件(在一个新窗口中打开)．
22.深入研究定义
右键单击一个单词并选择定义(或按Ctrl + Shift + Y)去拿字典。该信息来自谷歌，但通常包括同义词，您可以单击它来定义类似的术语，这是同义词词典式的。(得到权力的同义词典(在一个新窗口中打开)如果你真的喜欢查找新的单词选项，可以添加这个插件)。
23.电子邮件评论
如果你在你的Doc/Sheet/Slide上留下了一个非常可操作的评论，并希望有人马上注意到它。你可以很快地将它交给正确的人——即使你还没有与他们共享源文件。只要在评论中输入@或+，你就会得到一个最经常合作的邮箱地址列表。如果没有列出合适的人，就输入他们的电子邮件。点击“Assign to…”框使之显式。评论将直接进入他们的收件箱。如果你之前没有和这个人分享过，你会被要求在评论发送之前分享。
24.探索窗格
当你对一个项目有了初步了解，而屏幕空间有限时，你最不想做的就是离开页面去搜索。的探索Pane绕过了这个。你可以通过右下角的图标访问它，它看起来像一个方块中的钻石(如果你运行某些Chrome扩展，它可能会被遮住，比如语法)，或点击Ctrl + Alt + Shift +我．它会在文档右侧弹出一个信息窗格，您可以点击进入进一步研究。
无论你找到什么，甚至是图像，你都可以很容易地插入到你的文档中。如果你要插入一个网络链接，点击出现的引号图标，它甚至会插入到页面底部的源引用脚注中(如果你使用的是无页视图，则会插入到文档底部)。
25.在文档中插入图表
文档上的Insert菜单可以让你在文档中放入各种项目，比如特殊字符、表格、图画和图像。在谷歌sheet中制作图表也很容易——您可以使用这里的Insert菜单根据创建的数据制作图表。一旦完成，回到文档，然后使用从表格中插入>图表>把同样的图表合并起来。只要找到带有图表(或多个图表)的Sheet，它就会让你选择你想要的一个。
26.轻松创建下拉菜单
谷歌在Docs和Sheets中集成了“芯片”，以增加一些额外的协作功能。例如，在文档中，你可以使用插入>下拉框放入下拉芯片，它创建一个菜单，可以在文档中用于指示状态或获得反馈。一些默认值涵盖了“项目状态”和“评审状态”，但您可以创建自己的下拉列表。
如果您希望在sheets中有一个下拉菜单——这样就可以验证数据只包含预置列表中的项目——这就有点不同了。单击菜单的单元格，单击数据>数据验证，选择一个单元格范围或输入以逗号分隔的项目(没有空格)，该单元格就是一个菜单。根据需要将该单元格复制到其他单元格，以便菜单在多个位置工作。
27.满满一包薯片
对于谷歌Docs and Sheets，“智能芯片”不仅仅是制作一些菜单。谷歌指的是几乎所有可以插入到文档或电子表格中的额外数据。在文档的任何新行上，键入@，你就会看到一个菜单，里面有联系人的各种选项，还有日历条目，用于做会议记录或撰写电子邮件草稿的“构建模块”(完成后可以轻松切换到Gmail)。@本质上是插入菜单中更多业务内容的快捷方式。
28.亮出你的数据
有一列或一行的数字值得快速趋势线?进入一个单元格并键入= (SPARKLINE它会要求一系列单元格。选择它们，按回车键，你就会得到一个随时间变化的高低的快速图表。
29.快速学习公式
当您在谷歌Sheet的单元格中键入等号时，您将开始一个几乎可以计算任何东西的公式。但学习不同类型的公式并不容易，特别是如果你是电子表格的新手。床单让它更容易;它在下拉菜单中对公式的功能进行了总结，并显示了公式的属性应该是什么以及它们应该从哪里来。如果您没有看到它，请单击?图标，以运行公式帮助。
30.把表格寄往表格
使用谷歌Forms是从组中获取一些基本信息的好方法。但是你把它储存在哪里呢?表单保存所有内容，但您可以将其发送到Sheets。在forms.google.com，单击有关表单的Responses选项卡。你会看到绿色的方块表图标;点击它，你就可以选择将响应放入一个新的或现有的Sheet中，当你点击它时，它将打开所有的数据。将来的响应将继续过滤到工作表中，直到返回到responses并使用三个点菜单取消表单链接。
31.遮罩幻灯片图像
如果你正在为一场演讲制作出色的幻灯片，你就在使用图形。给图片添加一些趣味，这意味着给它们一个矩形以外的形状。单击图像，然后单击“裁剪”图标旁边的下拉箭头查看掩码图像．该菜单不仅包括形状，还包括像单词气球一样的尖箭头标注，甚至还有等式符号(将图像变成加号)。如果蒙版不合适，就撤销，并继续尝试。
32.幻灯片链接
通常情况下，你一次看一张幻灯片。但一张幻灯片可能涉及多个内容，跳过这些内容很方便——特别是使用谷歌幻灯片，因为您可能是在与人分享，而不是真正地展示给他们。
所以在幻灯片上放一个链接，让大家点击。打击Ctrl + K当你选择合适的图片或文本时，点击链接框，你就会得到演示文稿中所有幻灯片的列表。如果你点击“查找更多”，你可以在网上找到你可以直接链接到的网站和图片的链接。
对于您自己，书签功能可能就是您所需要的一切。您还可以收藏选定的文本。它将帮助你跳到preso的特定点，而没有滚动的语气。
33.制作幻灯片母版
如果你的演示文稿超过10张幻灯片，制作一个主幻灯片，这是演示文稿中所有幻灯片使用的模板。Master的一个改动(通过滑动>编辑Master)意味着它会出现在每张幻灯片上。它非常适合在所有幻灯片中添加logo、配色方案或可点击的文本，这样以后就可以很容易地进行更改。
34.尝试主讲人视图
如上所述，您可能与观看您的幻灯片演示的人不在同一间屋子里，特别是现在。要同时与多人分享，请转到呈现>主讲人视图．如果合适的话，你甚至可以让它显示你的演讲笔记。单击“观众工具”和“开始新”以获得可以发送给观众的链接。他们可以按照自己的节奏来听演示，但他们也可以向你发送问题，当他们进来时，你可以实时解决这些问题。
35.让你的幻灯片唱歌(或说话)
导入音频为您进行演讲是许多演示程序的主要内容，但谷歌Slides的做法与大多数演示程序不同。这是因为文件必须在您的谷歌驱动器存储器中，以便容易嵌入。的插入>音频命令可以方便地查找驱动器中的音频文件，或查找已与您共享的音频。(这些文件通常是MP3或WAV格式的，也可以是MP4的音频部分。)一旦音频在幻灯片上，演示者或观看者可以单击它来播放音频。
