在你面前开始一个新项目在美国，有一个路线图是有帮助的，它是对所有必要步骤的某种清晰概述，以及这些步骤需要发生的顺序。这就是甘特图的本质。不管这个项目是个人的，比如在你的房子后面加一个露台，还是商业的，比如建一个新网站。你需要知道
- 何时何地开始，
- 一路上的所有步骤，以及它们需要多长时间，
- 谁负责每一步，
- 步骤需要发生的顺序和
- 项目何时完成。
甘特图以工程师兼顾问亨利·甘特(Henry Gantt)的名字命名，他在1910年代开发并使用了甘特图，是一个项目从开始到结束的可视化过程。它们是一种非常常见的生产力工具,它们是许多项目管理服务的关键部分。其实是极好的TeamGantt(访问TeamGantt网站)(在一个新窗口中打开)服务的名字甚至来自于排行榜。在本文中，我将解释什么是甘特图、它们的作用以及人们如何使用它们，并提供开始使用甘特图的五个步骤。
什么是甘特图?
“甘特图是一个可视化的步骤，为你的项目完成，”Kayvon Ghaffari解释道LiquidPlanner(在Liquid Planner上开始免费试用)(在一个新窗口中打开)最近，我请他分享了一些如何开始使用甘特图的心得。LiquidPlanner是一个编辑选择获奖的项目管理和工作场所协作应用程序，强调甘特图。
Ghaffari提醒我，一个项目不同于其他类型的工作。“一个项目是一组有开始有结束的工作，完成这个项目是一组任务，”他说。甘特图特别适用于项目，而不适用于正在进行的工作。他们帮助你从开始到结束，所以很重要的是是结束。
甘特
甘特图从左到右，从上到下。(见上图来自TeamGantt。)x轴是时间。图表在项目启动时开始，在项目交付时结束。沿着y轴的长度是任务，尽管它们只是在列表中。它们在y轴上的确切位置无关紧要，尽管它们往往按时间顺序排列。
“一项任务有三个组成部分:它是什么，它需要多长时间，谁来做，”Ghaffari说。在甘特图上，每个任务都用柱状图表示。条的长度显示了任务将花费多少时间。任务栏通常以不同的颜色进行协调，以指示负责完成任务的人员或部门。至于“what”，任务名称通常出现在工具条上，或者在单击它时显示出来。
甘特图除了显示一个项目的所有任务及其所需时间外，还显示了顺序和依赖性。换句话说，它们显示了任务需要发生的顺序，以及一件事是否必须先于另一件事发生。为什么这一点如此重要?
甘特图的作用是什么?
“甘特图清楚地表明，你不能同时做所有的事情，”克里斯·萨沃伊说，Workfront的产品策略的指导。他举了一个建树屋的例子。你可以同时买钉子和木头，但你必须在把木头钉进树之前把它砍下来。
甘特图显示了任务之间的依赖关系，通常用一条线将它们连接起来。
依赖关系
在加入Workfront(和LiquidPlanner一样，Workfront是一个工作场所协作和项目管理的工具)之前，Savoie曾与联合空间联盟(United Space Alliance)和NASA的约翰逊航天中心(Johnson Space Center)合作过一些高度复杂的项目。他提到，虽然排序和依赖性对于像建造树屋这样的简单项目都很重要，但对于像建造国际空间站这样耗时数年的大型项目也至关重要。
甘特图的另一个作用是帮助组织或项目负责人管理资源。Ghaffari说:“任务的存在并不意味着有人可以自由地去做。”
通过甘特图，您可以很容易地看到人们或部门何时被安排完成任务，何时有空。他补充说:“你需要能够解释人们的日程安排，以及一天有多少小时。”甘特图创建了查看时间、任务和资源的有效方法。
开始使用甘特图
一旦您对甘特图是什么以及为什么它们有用有了一个高度的理解，您就可以开始为自己的项目制作甘特图了。这五个步骤将帮助你开始。
1.选择一个模板或从头开始构建一个模板
一般来说，当您开始一个新的甘特图时，您可以选择使用模板或从头开始。模板可能来自外部来源，在项目管理软件提供的情况下，它们也可能来自您自己过去的一个项目。
使用自己以前的工作创建模板的好处之一是，您通常可以从过去发生的事情中学到很多东西。该模板将不仅提供关于任务和顺序的信息，还将提供是否有任务花费的时间超过预期的信息。
2.马克你的里程碑
大多数用于创建甘特图的软件都具有添加里程碑的功能。里程碑是指示项目的一个阶段已经完成的标记。例如，在建立一个网站时，锁定线框是一个典型的里程碑。
从零开始构建甘特图时，在添加任何任务之前绘制所有的里程碑通常是有帮助的。列出所有的里程碑有助于将项目分解成更小的部分，而那些更小的部分比整个项目一次更容易概念化。
3.添加任务，排序事件，并创建依赖
下一步是添加任务、排序事件和创建依赖项。在添加任务时，一定要查看历史报告或与将完成任务的人交谈，以准确估计任务所需的时间。
在对事件进行排序时，请记住有可能同时执行多个任务，但不可能由同一个人执行。在网站构建过程中，一个人可以负责线框图，而另一个人则为原型收集样本内容。但线框设计师不能同时创建情绪板。
只有在列出所有任务并将它们按正确的顺序排列之后，才能添加依赖项，并小心使用它们。Savoie说:“如果你在甘特图上走到一半，发现任务12不再依赖于任务5，那就会把你弄得一团糟。”他补充说，初学者应该非常小心，除非他们确定这样做是正确的，否则不要删除依赖项，因为如果它们创建了一个很长的事件链，将它们收回是非常困难的。
4.看你的资源
Ghaffari解释说:“任务需要按正确的顺序排列，然后你需要控制谁可以完成这些任务。”如上所述，有任务要做并不意味着有人可以自由地去做。
加法里指出，他的公司的甘特图软件不允许超额预定，这意味着如果某人已经被分配到另一项任务，LiquidPlanner就不会让你给他分配任务。
甘特图不仅可以帮助您了解资源是否被超额预定，还可以帮助您了解在资源被纠正后，对项目进度的其余部分会产生什么影响。
5.合作
Ghaffari说:“让人们明白甘特图并不是魔法，这真的很重要。”“仅仅因为你计划了一些事情，并不意味着它与现实有任何关系。”
确保甘特图与现实一致的方法是通过合作。通常，甘特图软件是更大的项目管理或工作场所协作包的一部分。团队中的每个人都应该至少能够看到图表，如果不能更新任务和输入到图表中的其他信息的话。这样一来，如果一个受让人提前完成了一项任务，她就可以更新自己的进度来标记任务的完成，并修正估计的时间，通过这样做，她也可以帮助其他受让人提前完成任务。或者，她也可能把自己标记为一个可用资源，在她下一次安排的任务之前帮助完成其他任务。
Ghaffari这样总结合作的力量:“如果甘特图是在真空中，谁知道它是否准确?如果它是协作的，那么就会有内部的检查，它更可能反映现实。这就是甘特图的价值所在。”
不要过分依赖甘特图
Ghaffari和Savoie都告诉我，他们在计划和检查项目时使用甘特图，但他们不喜欢管理项目中的日常工作。“这是一个计划，通常不是执行时间表，”Savoie说。
Savoie还指出，初学者可能没有意识到，人们很少一次浏览整个甘特图，因为甘特图通常都很大。“你需要一块广告牌来打印它，”他说。
Ghaffari说:“建立甘特图并不是最终目标。这是任务计划和顺序的可视化。甘特图帮助人们理解计划是如何运作的。”
如果您对甘特图感兴趣，那么您可能也对一般的项目管理感兴趣。关于保持项目正常进行的一些极好的附加提示，请查看我的开始项目管理的4个建议还有我的建议如何提高沟通以更好地管理项目．
