(在上面/ Poi Natthaya)
实现无纸化办公这并不难，特别是如果你有合适的工具。如果你正试图完全放弃纸张，有五个应用程序或服务可以帮助你简单、有效、永久地改变。
首先，盘点一下。在你的生活中，你还在什么地方用纸?也许你把任务清单记在笔记本上，或者你有一堆用墨水签过字的文件，现在无处可去了。而不是被你应该废除的想法压垮所有从你的生活中找到纸张，通过确定纸张仍然多产的关键领域来考虑更小的地方，这样你就可以首先关注这些地方。
一旦你知道你要处理的是什么，你就需要这五个工具:
待办事项列表应用程序，
一个扫描应用程序，
电子签名工具，
云存储和文件共享服务，以及
一个记笔记的应用。
让我们仔细看看每一个工具以及它们的作用。下面你会找到一些特定应用的推荐，帮助你入门。
1.待办事项列表应用程序
如果你想实现无纸化，你必须找到一个待办事项列表应用这对你很有效，坚持几个星期。
最好的待办事项清单应用程序比纸质清单要高效得多。有了应用程序，你永远不会把你写的东西划掉或乱涂乱画。当优先级或截止日期发生变化时，你可以轻松地编辑和重新安排任务。您可以将任务分配给其他人，获得即将到来的截止日期提醒，为您的任务添加链接和一键拨号电话号码，等等。
我最喜欢的两个待办事项应用程序是Todoist溢价和体式。其他一些应用程序非常适合特定类型的人。它们包括OmniFocus(对于遵循“做事”方法的苹果用户来说)，TickTick(适用于番茄工作法的使用者)，以及Workflowy(对于那些喜欢非常简单和精简的应用程序体验的人来说)。
一旦你选择了一个待办事项列表应用程序，首先创建三个类别的列表:工作、个人和家庭。beplay3体育app手机版如果它们不太适合您的需要，您可以稍后更改它们。
在“工作”部分，写下你本周必须完成的任务。然后停止。不要野心太大，也不要想得太远。在你的个人清单上，写下一些个人要做的事情——想到什么就做什么，比如寄张感谢卡或安排理发。用你的“家庭”部分开始一个购物清单，写下其他想到的任务，不管你需要多快完成它们。你也可以创建一个名为“有朝一日”的杂项清单。
这就足够开始了。当你使用你的待办事项应用程序时，你会发现在组织列表、设置提醒和向其他人分配任务时，哪种策略最有效。
在最初的几周，保持你的清单简短明了。第一次使用待办事项应用程序就像养成任何其他新习惯一样;如果它太复杂，你可能不会坚持下去。一旦你改掉了这个习惯，你就可以开始完善你的任务清单策略了。
2.扫描应用
扫描应用程序对于将重要的纸质文件转换为数字文件是无价的。当你将文件数字化时，你可以将原件归档，如果是重要的文件，也可以将其粉碎或回收。
你可能数字化的文件包括税务申报、身份证明文件、证书(出生、死亡、婚姻、文凭)、保证书和收据、食谱，甚至是非纸质文件，比如打印在路由器背面的详细信息和说明。
我更喜欢用手机扫描应用程序，它能把你手机的摄像头变成扫描仪。虽然你可以使用任何带有扫描仪的打印机来数字化文档，但移动扫描应用程序更加方便和便携。你可以在任何地方拍下任何东西。
最好的扫描应用程序不仅能检测到你正在扫描的物品的边缘，还能检测到它是哪种物品，是一页书还是一张名片。一个好的扫描应用程序还应该能够将多个页面编译成一个文件。顶级的扫描应用还包括光学字符识别(OCR)技术，以便在扫描文档的一分钟左右的时间内，您可以从中复制和粘贴文本。
两款扫描应用满足所有这些要求，安卓和苹果移动设备都可以使用:
ABBYY的移动应用程序(在新窗口中打开)它有几个不同的名字和不同的价格
SwiftScan(在新窗口中打开)(前身为Scanbot Pro;免费下载，每月花几美元就能获得一个带有OCR和电子签名工具的版本)。
3.电子签名工具
如果你要实现无纸化，你需要能够在没有打印的情况下签署文件。除了极少数例外，您应该能够对大多数文档进行数字签名。要做到这一点，你需要一个应用程序，让你创建一个数字签名，并将其应用到文件。
包含电子签名工具的软件示例如下:
Adobe阅读器,
Adobe Acrobat,
macOS预览版(如上所示)，
DocuSign,
HelloSign,
SwiftScan(前面提到过)。
首先，您必须创建一个签名。这一步通常是最难的部分，因为用鼠标、手指、触摸屏或触控笔制作的签名往往看起来很潦草。通常，你也可以选择用墨水在纸上签名，然后扫描一下。好消息是，一旦你制作了你喜欢的签名，你可以保存它并重复使用。
如果您需要更多细节，请参见如何使用acrobatreader签署PDF文件和如何在macOS预览版中签署PDF。
4.云存储和共享服务
一个云存储服务使你所有的文件，无论你有什么设备在手。它们还包括共享文档的功能，这样你就不必通过电子邮件发送大文件，也不必担心它们会因为大小而被拒绝。
一些最著名的文件存储服务是Dropbox，谷歌驱动，微软OneDrive，盒子,Apple iCloud Drive。
许多文件同步程序也允许你将文档的离线副本保存到你的设备上，这对于你在半紧急情况下可能需要的任何东西来说都是非常方便的，比如保险证书、身份证或电话树中的姓名和电话号码。
一些最好的文件同步服务也有文档共享工具。通常情况下，你可以将想要共享的文件放入同步或云存储应用程序的文件夹中，然后右键单击获得可以共享的链接。从该链接，收件人可以下载文件。根据您使用的服务，您可能可以选择查看用户下载文件的时间或频率。一些服务，包括Dropbox(反正是付费版)，允许你设置访问的截止日期。
5.一个笔记应用程序
记笔记软件在存储和分类各种各样的想法、建议、笔记、食谱、新闻文章和其他可能曾经在纸上找到出路的内容时，它会派上用场。有了笔记应用程序，你可以跳过纸，直接用电子方式捕捉这些想法。
我最常推荐的三款笔记应用是Evernote，微软电子记事本,乔普林。
如果你倾向于打印网页，无论是阅读文章还是保存食谱，a带网页裁剪器的笔记应用程序将帮助你实现无纸化。这个功能可以让你将网页上的所有内容(除了广告和其他垃圾内容)复制到你的笔记应用程序的新笔记中。我个人使用笔记应用程序中的网页剪贴器来保存和组织食谱。
笔记应用程序还可以很好地记下人们给你的餐馆、电影、电视节目、音乐、商业等方面的建议。它们还能很好地记录各种信息，比如一家企业的营业时间——只需用这款应用拍张照片，然后保存为笔记。
展望未来，从今天开始
关于无纸化的最后一条建议是从今天开始，向前看而不是向后看。我的意思是，不要纠结于把你手头积压的文件数字化。相反，从现在开始，采用一些可以帮助你无纸化的应用程序，你就可以朝着你的新习惯前进了。你可以以后再处理积压的工作……或者把你的旧文件塞进盒子里，贴在壁橱的后面，然后忘记它们。
